專票電子化帶來的數(shù)智化趨勢

?隨著專票電子化的加速落地，對于企業(yè)會計憑證電子化入賬、報銷、歸檔工作提出了更高的要求，企業(yè)發(fā)票電子化系統(tǒng)建設也亟需提上日程。那么，發(fā)票電子化對企業(yè)有何影響？如何用技術加速企業(yè)財務數(shù)智化轉(zhuǎn)型，用友現(xiàn)身說法說明電子化發(fā)票的實際效用。

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新政策帶來新挑戰(zhàn)

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?? ???隨著技術手段的不斷提高，政府對企業(yè)智能化、電子化的要求也越來越嚴格。財政部、國家稅務總局、國家檔案局頻繁出臺專票電子化、電子檔案的政策調(diào)整，涉及到發(fā)票開據(jù)、抵扣、電子檔案等調(diào)整。

?? ???2020年3月31日，財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）（以下簡稱“6號”），第一次明確了會計檔案管理電子化規(guī)范，以及具體操作辦法。其中，明確來源合法、真實的電子會計憑證與紙質(zhì)會計憑證具有同等法律效力，符合檔案管理要求的電子會計檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。

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?? ???2020年9月28日，國家稅務總局聯(lián)合13個部門共同發(fā)布《關于推進納稅繳費便利化改革優(yōu)化稅收營商環(huán)境若干措施的通知》（稅總發(fā)〔2020〕48號），要求財政、稅務及檔案等相關部門要積極推進會計憑證電子化入賬、報銷、歸檔工作，推動電子發(fā)票與財政支付、單位財務核算等系統(tǒng)銜接，引導市場主體和社會中介服務機構提升財務管理和會計檔案管理電子化水平。

?? ???2020年12月20日，國家稅務總局發(fā)布《關于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關事項的公告》：12月21日起，全國新增11個地區(qū)的新辦納稅人實行專票電子化，1月21日起專票電子化范圍繼續(xù)擴大25省市。

?? ???2021年2月22日，財政部辦公廳、國家檔案局辦公室、國家稅務總局辦公廳、商務部辦公廳四部門聯(lián)合發(fā)布《關于進一步擴大增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔十點工作的通知》（檔辦發(fā)〔2021〕1號）。國家稅務總局擬再選定一批單位開展增值稅電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，形成示范效應，進一步完善數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展所需的制度和標準規(guī)范。

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?? ???一系列的政策出臺表明了國家推行專票電子化的決心和力度。事實上，一直以來，稅務主管部門不斷推進稅收的數(shù)字化、智能化，特別是金稅三期的全面上線，以人管稅變?yōu)橐詳?shù)據(jù)管稅，稅務稽查力度增大，對大型企業(yè)重點稅源進行監(jiān)控、對多維度數(shù)據(jù)進行比對，風險控制指標不斷細化并智能預警，這對企業(yè)稅務電子化、合規(guī)性提出越來越高的要求。

?? ???增值稅電子專用發(fā)票是數(shù)字時代的產(chǎn)物，是優(yōu)化稅務執(zhí)法方式、健全稅務監(jiān)管體系、改善稅收營商環(huán)境的重要改革。為了應對全面開啟的財務、稅務、檔案管理改革，企業(yè)需要面對開、收、存等復雜的新流程，如果操作不規(guī)范將會滋生新的風險點。

?? ???建立電子化會計檔案管理是企業(yè)的新任務。電子化檔案將涉及多個系統(tǒng)，包括業(yè)務系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、核心系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)處理方面，包括數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的規(guī)則控制及數(shù)據(jù)整合。財務部門掌握了大量的數(shù)據(jù)，財務人員往往熟悉財務管理，缺乏軟件技能，這也對財務人員提出新挑戰(zhàn)。

?? ???越來越多的企業(yè)已經(jīng)意識到電子化對企業(yè)未來戰(zhàn)略發(fā)展的重要性，并開始著手實踐搭建電子化信息框架，但是企業(yè)在建立信息化過程中遇到種種困難。新形勢給企業(yè)帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)，也帶來了發(fā)展機遇。用友認為，面對不斷更新的技術變革，企業(yè)應建立適配自身的數(shù)智化業(yè)財稅檔一體化體系，以應對未來的變革趨勢。

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牽一發(fā)而動全身

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?? ???專票電子化為企業(yè)帶來最直觀的改革是縮短了時間和空間的距離，“實現(xiàn)了數(shù)據(jù)多跑路，人員少跑腿”和稅務人員零距離。某地稅務局人員表示，之前開發(fā)票必須由納稅人開專票，需要登錄綜合服務平臺才能開票，僅這一環(huán)節(jié)財務的工作量就不可小覷，會出現(xiàn)虛開發(fā)票、重復報賬等行為。有些企業(yè)，特別是一些小企業(yè)財務人員不能分辨，將出現(xiàn)一系列風險問題。單位、代理銀行需要跑單送單，配對等待，無論在稅務局還是在銀行，企業(yè)財務人員需要面對排隊的沉重負擔。

?? ???用友表示，與企業(yè)傳統(tǒng)的開發(fā)票方式相比，電子發(fā)票免去了紙質(zhì)憑證打印、簽章、保管等工作，實現(xiàn)了企業(yè)發(fā)票全流程電子化，提高了效率、安全系數(shù)和信息化水平，打破了執(zhí)行的時間和空間限制，有效降低了成本。

?? ???以差旅費為例，一次差旅費用的報銷，財務在審核時，需要對十幾項內(nèi)容進行核驗。但基于財務電子化的智能審核，不再依賴人工審批，現(xiàn)在項目80%的報銷工作可以通過系統(tǒng)實現(xiàn)自動化審核。比如：發(fā)票查驗，包括發(fā)票的真?zhèn)悟炞C，發(fā)票內(nèi)容、發(fā)票印章的驗證；增值稅是否有抵扣聯(lián)；是否有不正常的連號等。

?? ???從全面推行專票電子化和無紙化進程的層面來說，電子會計檔案成為關鍵節(jié)點，起到了樞紐的作用。企業(yè)在推行無紙化的過程中，業(yè)務系統(tǒng)包括：OA系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、共享系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、財務系統(tǒng)等的建設，主要解決了線上業(yè)務處理的問題，并沒有實質(zhì)性地解決紙質(zhì)文件存儲的問題。“電子專票”開啟了無紙化時代及企業(yè)信息化系統(tǒng)的升級優(yōu)化，通過電子會計檔案平臺的建設實現(xiàn)了信息資源的最佳使用效益，實現(xiàn)了業(yè)務系統(tǒng)全程無紙化。

?? ???企業(yè)全流程的電子化處理，解決的不僅僅是合規(guī)的問題，更是企業(yè)內(nèi)部管理的問題，是一個量變到質(zhì)變的過程。目前，用友電子會計檔案管理系統(tǒng)可以為企業(yè)檔案管理生命周期全過程提供信息化支撐，構建一體化的會計檔案管理系統(tǒng)：一體化影像和數(shù)據(jù)歸檔簡化實體檔案歸檔操作；規(guī)范化會計檔案管理；完善會計檔案利用服務。通過“采、制、存、查”四個要點步驟，實現(xiàn)檔案的全生命周期管理，真正讓檔案成為企業(yè)可以用起來的數(shù)據(jù)。

?? ???對企業(yè)而言，電子化管理不僅是技術上的改革，更是一場管理改革。更有人將其形容為“一次生產(chǎn)力的變革”。從已經(jīng)上線用友電子檔案的企業(yè)來看，年憑證量十萬級的企業(yè)每年可節(jié)省綜合成本達百萬級，而千萬級年憑證量的集團型企業(yè)、大型企業(yè)每年節(jié)省綜合成本達數(shù)千萬。

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找準企業(yè)切入口

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?? ???每個企業(yè)所處環(huán)境、產(chǎn)業(yè)鏈環(huán)節(jié)各不相同，各自擅長的資源整合方式，以及核心資源優(yōu)勢的千差萬別，這就決定了不同的企業(yè)要采取不同的切入路徑。用友根據(jù)不同企業(yè)的特點，量身打造電子化方案。

?? ???以美的為例。美的置業(yè)控股有限公司（股份代號：3990.HK）（下稱美的置業(yè)）是一家以房地產(chǎn)為主的企業(yè)，是中國上市房地產(chǎn)企業(yè)26強、廣東省百強民營企業(yè)、領先的智慧地產(chǎn)制造商。現(xiàn)已進駐上海、廣州、武漢、天津、鄭州、重慶、成都等國家中心城市。2019年，美的置業(yè)全年合同銷售金額突破人民幣千億元，發(fā)展駛入新賽道。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大、工程項目井噴式增長和多業(yè)態(tài)發(fā)展，美的置業(yè)遇到了困擾：集團下屬公司多、合同和檔案數(shù)量大，檔案的管理缺乏系統(tǒng)化的分類過程，檔案信息共享不及時；檔案管理是以傳統(tǒng)的紙質(zhì)為媒介及儲存方式，現(xiàn)有檔案原件易損壞，存在系統(tǒng)的安全性的問題；檔案借閱過程無法及時跟蹤。大量工作造成財務人員工作負荷大，重復工作多。美的置業(yè)迫切需要建立一套高效的內(nèi)部標準化體系。根據(jù)美的置業(yè)的現(xiàn)實困難，用友認為，美的置業(yè)應建立財務標準化體系，倒逼業(yè)務規(guī)范，系統(tǒng)的改造應從全鏈條進行線上化、電子化、數(shù)字化入手，最終打造業(yè)財稅資票檔全集團統(tǒng)一的電子檔案管理平臺。

?? ???經(jīng)過美的置業(yè)和用友共同的努力，美的置業(yè)電子檔案管理平臺成功實行。用友表示，本次項目的核心內(nèi)容是幫助美的梳理成本、費用等業(yè)務流程及附件要求，協(xié)助財務部門建立財務實物會計檔案管理業(yè)務規(guī)范，因此用友將在前期與各版塊關鍵用戶溝通整體需求，與關鍵用戶及合作方現(xiàn)場調(diào)研及訪談，并進行業(yè)務系統(tǒng)詳細資料收集，最后形成業(yè)務到單據(jù)的梳理，分辨其映射關系，并在此基礎上進行優(yōu)化。

?? ???用友認為，美的置業(yè)項目成功的關鍵有以下3點：

?? ???1.梳理現(xiàn)狀流程及輸出管理規(guī)范

?? ???企業(yè)需要同時更新配套的會計檔案管理制度，以適應從傳統(tǒng)會計檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訒嫏n案管理方式。

?? ???根據(jù)電子檔案的相關規(guī)定，根據(jù)企業(yè)業(yè)務特點和內(nèi)控要求，建立企業(yè)自身的企業(yè)檔案管理辦法和內(nèi)部管理制度。最終，用友將輸出業(yè)務單據(jù)附件指引，按照業(yè)務類型，追蹤來源系統(tǒng)，明確業(yè)務場景及明細內(nèi)容，提出對應的附件填寫要求。

?? ???2.明確電檔管理范圍并梳理分類管理策略

?? ???根據(jù)6號的規(guī)定，根據(jù)企業(yè)自身特點和一套合理的評估方法分析梳理各類會計檔案的管理方式。以業(yè)務單據(jù)為例，從業(yè)務系統(tǒng)發(fā)起，傳遞至資金支付系統(tǒng)，最后流轉(zhuǎn)至核算系統(tǒng)，可以形成完整的單據(jù)流，可以按照電子文件形式進行存儲；以銀行回單附件為例，大多數(shù)銀行回單仍是紙質(zhì)形式，因此從歸檔的角度，建議采用紙質(zhì)+電子文件的形式進行歸檔。

?? ???3.從管理標準化角度倒逼業(yè)務系統(tǒng)改造

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?? ???電子會計檔案的高效、規(guī)范應用不僅需要與前端財務系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)分層集成，同時還需要對相關系統(tǒng)進行相應改造，以滿足電子會計檔案的統(tǒng)一標準的收集和管理要求。

? ?更多數(shù)字化相關信息，可以關注數(shù)字化人才學習認證社區(qū) imotian.com

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總結

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