【项目管理】认识沟通管理
一個(gè)合格的項(xiàng)目經(jīng)理必定是善于溝通的管理者，并且會(huì)將大多數(shù)的時(shí)間和精力花在溝通上面。雖然要求項(xiàng)目經(jīng)理需要具備一定的技術(shù)知識(shí)與能力，但并不需要是技術(shù)上專家，但必須是高效推進(jìn)協(xié)同解決問(wèn)題溝通負(fù)責(zé)人，能夠組織相關(guān)專家做事的人。通過(guò)閱讀本文可以了解到從項(xiàng)目管理專業(yè)角度如何更科學(xué)和精準(zhǔn)做好項(xiàng)目的溝通管理工作。
目錄
基本概念
三大溝通過(guò)程
1. 規(guī)劃溝通
2. 管理溝通
3. 監(jiān)督溝通
總結(jié)
基本概念
項(xiàng)目溝通管理
通過(guò)溝通工具或技術(shù)并執(zhí)行用于有效交換信息的各種活動(dòng)，確保項(xiàng)目及其相關(guān)方的信息需求得以滿足的各個(gè)過(guò)程（三大過(guò)程：規(guī)劃溝通，管理溝通，控制溝通）。
溝通形式
1. 書(shū)面形式：適用復(fù)雜，重要的事情。如發(fā)布合同，項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告等。
2. 口頭形式：面對(duì)面或遠(yuǎn)程形式。 適用立即需要得到反饋的重要事情。比如合同談判，一些沖突處理場(chǎng)景等。
3. 正式：用正式書(shū)面公開(kāi)發(fā)布。如通知，信函，公告等。適于需要日后存檔，查詢。
4. 非正式：一般是口頭溝通或非公開(kāi)發(fā)布的文件交流。適用不需要日后存檔查詢或不太重要的場(chǎng)景。比如非工作談話。
溝通維度
1. 內(nèi)部/外部：基于項(xiàng)目層面，內(nèi)部是指團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通，之外則是外部溝通。【溝通原則之一是內(nèi)外有別】。
2. 正式/非正式： 正式溝通一般是在項(xiàng)目規(guī)章制度中有明確要求，必須要做的。之外則是不強(qiáng)制，可自由選擇，可做或不做的非正式過(guò)溝通。
3. 縱向/非縱向： 主要按照上下級(jí)別區(qū)分。
4. 官方/非官方：官方是指代表的組織的的正式意見(jiàn)，一定是正式發(fā)布的溝通。
5. 口頭/非口頭
【項(xiàng)目實(shí)踐】
在實(shí)際項(xiàng)目中，以上維度在不同場(chǎng)合均能用到，一般對(duì)項(xiàng)目管理過(guò)程中用得最多的是口頭，非正式的溝通，并且頻率是最大的。
溝通過(guò)程
三大過(guò)程：規(guī)劃溝通，管理溝通，控制溝通；相互銜接，影響，交疊，作用，互為條件。
溝通的網(wǎng)絡(luò)
1. 鏈?zhǔn)?#xff1a;只有上下級(jí)之間縱向溝通，嚴(yán)格遵守正式的命令系統(tǒng)，一個(gè)人只有一個(gè)上級(jí)，多用于軍隊(duì)式的管理。
2. 全通道式：允許相關(guān)方自由溝通，兩兩之間存在溝通，其溝通渠道隨著團(tuán)隊(duì)成員的人數(shù)增加會(huì)呈現(xiàn)幾何級(jí)數(shù)量增加，溝通管理難度也會(huì)增大。溝通渠道數(shù) = N (N -1) / 2?
【項(xiàng)目實(shí)踐】
實(shí)際項(xiàng)目中我們項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部信息基本采用全通道式，采用這樣的方式主要帶來(lái)的【好處】：?1. 成員平等自由發(fā)表意見(jiàn)，營(yíng)造信息公開(kāi)透明氛圍，使得成員士氣高，有利于發(fā)揮創(chuàng)新精神。 同時(shí)也有【不足】：1. 溝通渠道太多容易造成混亂 2. 信息傳遞費(fèi)時(shí)，影響工作效率 3.不適用較大的組織。【建議】在實(shí)際項(xiàng)目中團(tuán)隊(duì)規(guī)模不宜過(guò)大，適合敏捷團(tuán)隊(duì)5-12人左右（兩個(gè)披薩分量）
三大溝通過(guò)程
1. 規(guī)劃溝通
定義： 識(shí)別項(xiàng)目及其可交付成果的溝通要求和標(biāo)準(zhǔn)，并書(shū)面描述項(xiàng)目將如何證明它是符合溝通要求和標(biāo)準(zhǔn)的。【規(guī)定】項(xiàng)目溝通管理工作必須【遵守】的程序和方法，整個(gè)項(xiàng)目溝通管理的指南針。
項(xiàng)目溝通計(jì)劃
規(guī)定與項(xiàng)目相關(guān)的溝通標(biāo)準(zhǔn)，如何滿足這些標(biāo)準(zhǔn)，由誰(shuí)何時(shí)使用哪些程序和相關(guān)資源。
項(xiàng)目溝通管理
確定溝通政策，溝通目標(biāo)與溝通職責(zé)的各種過(guò)程和活動(dòng)。
分析溝通需求
確定相關(guān)方的信息需求，信息的類型和格式，信息對(duì)相關(guān)方的價(jià)值。
影響溝通技術(shù)選擇因素
信息需求的緊迫性，信息本身的保密性，項(xiàng)目環(huán)境的敏感性，技術(shù)可用性，可靠性，應(yīng)用性等
互動(dòng)性溝通模型
編碼，傳遞信息，解碼。
溝通方式
1. 互動(dòng)溝通： 信息交換互動(dòng)，如會(huì)議討論，電話，即時(shí)信息。 需要集中時(shí)間溝通。
2. 推式溝通： 向特定接收方發(fā)送或發(fā)布信息。如信件，備忘錄，報(bào)告等。確保信息的發(fā)送，但不能確保信息送達(dá)或被目標(biāo)受眾理解。
3. 拉式溝通：適用大量受眾復(fù)雜信息或大量信息受眾。 門(mén)戶網(wǎng)站，內(nèi)網(wǎng)，在線知識(shí)庫(kù)等。要求接收方在遵守有關(guān)安全規(guī)定的前提下自行訪問(wèn)相關(guān)內(nèi)容。
溝通風(fēng)格評(píng)估
評(píng)估溝通風(fēng)格并識(shí)別偏好的溝通方法，形式和內(nèi)容。尤其針對(duì)那些不支持項(xiàng)目的相關(guān)方。
【項(xiàng)目實(shí)踐】
實(shí)際項(xiàng)目中上述規(guī)劃過(guò)程涉及的活動(dòng)和分析，往往根據(jù)項(xiàng)目自身特點(diǎn)來(lái)制定，規(guī)劃溝通管理過(guò)程需要定期迭代，作為溝通的指南需要全體項(xiàng)目成員嚴(yán)格遵守。在項(xiàng)目啟動(dòng)組建團(tuán)隊(duì)時(shí)需要將溝通的規(guī)劃相關(guān)內(nèi)容作出明確的規(guī)定。
最有效 3 種簡(jiǎn)單溝通方法：
1. 優(yōu)先處理，不走捷徑，尊重項(xiàng)目干系人。
2. 展現(xiàn)風(fēng)度： 講禮貌，將欣賞和感激表現(xiàn)出來(lái)。
3.言出必行： 說(shuō)到做到，及時(shí)反饋。
溝通的 5 個(gè)C：
1. Clear- 清楚： 緊扣主題
2. Concise-整潔：抓住重點(diǎn)
3. Courteous-禮貌：講禮貌，注意表情，語(yǔ)調(diào)
4. Consistent-一貫：使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)和媒介，傳遞信息要素要一樣
5. Complling-令人信服： 讓接收者有理由去關(guān)注
2. 管理溝通
定義：按照溝通管理計(jì)劃和過(guò)程改進(jìn)計(jì)劃，確保項(xiàng)目信息及時(shí)恰當(dāng)?shù)厥占?#xff0c;生成，發(fā)布，存儲(chǔ)，檢索，管理，監(jiān)督和最終處置的過(guò)程。
風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告
提供關(guān)于項(xiàng)目整體風(fēng)險(xiǎn)來(lái)源的信息，以及關(guān)于已識(shí)別的單個(gè)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)信息，將這些信息傳達(dá)給風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任人以及其它受影響的相關(guān)方。
相關(guān)方登記冊(cè)
確定需要溝通的相關(guān)方，組織，年齡，需求，期望等。
反饋
互動(dòng)溝通，強(qiáng)調(diào)有效溝通，往往有問(wèn)必有答。
人際交往
與他人互動(dòng)而建立聯(lián)系，有力通過(guò)非正式組織解決問(wèn)題，影響相關(guān)方的行動(dòng)并提高相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目工作和成果的支持，提高團(tuán)隊(duì)績(jī)效。
【項(xiàng)目實(shí)踐】
將溝通規(guī)劃有效落地，才保證達(dá)到預(yù)期效果。反饋是溝通過(guò)程及其重要的一環(huán)，需要引起高度重視。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部溝通更加要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)溝通規(guī)劃，作為項(xiàng)目經(jīng)理必須時(shí)刻傳達(dá)溝通反饋的重要性，督促團(tuán)隊(duì)成員養(yǎng)成有效溝通的習(xí)慣。溝通中相關(guān)輸出必須及時(shí)發(fā)布和存檔，確保溝通的順暢和及時(shí)，閉環(huán)。會(huì)議紀(jì)要，備忘錄等需要嚴(yán)格按照相關(guān)模板整理輸出，存檔。另外對(duì)于一些非正式的即時(shí)溝通，尤其是群發(fā)的時(shí)候，幾乎很難保證所有人能夠接收，主動(dòng)解讀并且做出反饋，所以，千萬(wàn)不要想當(dāng)然。個(gè)人經(jīng)驗(yàn)是，重要事情必須當(dāng)面交代清楚，同時(shí)在事情落地過(guò)程定期提醒相關(guān)干系人。
如何保證理解：
1. 投入精力，耐心和決心，確保被人清楚理解你的意思。
2. 有效的聆聽(tīng)技巧，確保自己清楚理解別人要傳達(dá)的意思。
3. 最適合的溝通媒介，學(xué)會(huì)變通。
4. 調(diào)整溝通內(nèi)容，最大限度滿足不同聽(tīng)眾目標(biāo)的信息需求。
5. 重視反饋，所做的事沒(méi)有效果，樂(lè)于調(diào)整。
6. 不要想當(dāng)然假設(shè)別人明白了，要不斷地講清楚，提問(wèn)題，確認(rèn)，注重從他人角度來(lái)看問(wèn)題。
建立各方的關(guān)系：
高效溝通意味著人與人之間的橋梁建立在信任，親善的基礎(chǔ)之上，樂(lè)于花時(shí)間去和關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人建立一對(duì)一的關(guān)系，特別是在項(xiàng)目早期的時(shí)候，有助于建立開(kāi)放，誠(chéng)信的環(huán)境，更有利于處理項(xiàng)目難題。
人際信任：
信息傳遞不是單方面的，對(duì)來(lái)源不同信息，人們往往相信他們認(rèn)為最值得信任的那個(gè)來(lái)源信息。注意溝通雙方的特征，性別，年齡，智力，種族，社會(huì)地位，興趣，價(jià)值觀，能力等方面的相似性越大，相互信任的程度也越大，溝通效果也會(huì)越好。
積極溝通：
主動(dòng)溝通，積極反饋，和當(dāng)事人溝通，誰(shuí)的問(wèn)題和誰(shuí)溝通，和誰(shuí)有沖突與誰(shuí)溝通。
利于團(tuán)隊(duì)：
溝通出發(fā)點(diǎn)為了項(xiàng)目部的利益，公司的利益。溝通的內(nèi)容，時(shí)機(jī)，交流的程度等都必須利于項(xiàng)目的發(fā)展。對(duì)于溝通信息是灰色消極，只會(huì)使人心渙散，削弱組織向心力，這樣的溝通必須消除和禁止。
理解政治
有人就有“政治”，理解和領(lǐng)悟項(xiàng)目環(huán)境的“政治性”，“政治意味”，在傳遞信息之前先從政治的角度來(lái)看待問(wèn)題。
逐級(jí)溝通
一般而言，上下級(jí)之間的溝通比同級(jí)的個(gè)體之間，部門(mén)之間的溝通更有效。指揮鏈制度要求分清楚層級(jí)，否則會(huì)導(dǎo)致指揮系統(tǒng)的混亂，突發(fā)事件和特殊情況除外。
3. 監(jiān)督溝通
定義：通過(guò)對(duì)項(xiàng)目溝通的影響和結(jié)果進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)督，確保在正確的時(shí)間，通過(guò)正確的渠道，將正確的內(nèi)容傳遞給正確的受眾。
總結(jié)
從定義溝通管理是什么，由哪些過(guò)程組成和作用，以及相關(guān)過(guò)程涉及重要的活動(dòng)和工具，方法。由于在實(shí)際工作中并沒(méi)有過(guò)細(xì)或十分清晰的邊界去做好溝通過(guò)程的工作，因?yàn)闇贤ǖ膶?duì)象是人，在本土的項(xiàng)目中，結(jié)合環(huán)境，政治，信仰，以及溝通對(duì)象的偏好等對(duì)溝通的策略是有十分重要的影響。既然作為通用的指南，在大多數(shù)情況下，只要遵循并且有效落地，項(xiàng)目溝通績(jī)效基本都能取得良好的結(jié)果。我們需要方法，工具，同時(shí)更需要事實(shí)，坦誠(chéng)，負(fù)責(zé)的態(tài)度，這樣才能使溝通的工作更富有成效。
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附：
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總結(jié)
以上是生活随笔為你收集整理的【项目管理】认识沟通管理的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。
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