從紙質文件和凌亂的文件共享中解放出來。使用 DocuWare，重新控制您的文檔和團隊的流程。不再有共享驅動器，不再有紙質文件，不再有挫敗感。管理您“文檔智能之家”重要的事項。

一、不僅僅是放置文件的地方，更是使用文件的地方。

DocuWare 為小型企業提供了兩項關鍵功能：世界一流的云文檔管理以安全地捕獲和組織您每天使用的信息，以及流程自動化以簡單、即時的數字工作流程取代繁瑣的手動方法。所有這些都在一個基于云的、高度可用的界面中，專為臨時用戶和要求苛刻的高級用戶而設計。

組織和保護文檔

• 放入文件并觀察關鍵索引數據被自動提取和組織；
• 歸檔任何具有超精細訪問權限和最先進加密技術的文檔；
• 立即檢索任何文檔以供共享、編輯或注釋。

自動化工作流程和任務

• 通過即時電子郵件通知分配任務并提醒團隊成員；
• 自動發送關鍵利益相關者文件進行審查和批準；
• 設計與您現有流程保持一致的工作流程。

自動化工作流程（左）和分配用戶任務（右）

連接分布式團隊

• 在家工作或出差的團隊成員可以立即從一個中央存儲庫檢索文檔以共享、編輯和注釋
• 使用基于瀏覽器的客戶端和移動應用程序隨時隨地從任何設備訪問信息

通過簡單的文檔管理和工作流程連接移動和遠程工作人員

二、中小企業如何使用 DocuWare

DocuWare 被 100 多個國家的 15000 多名客戶使用。客戶通常在驅動其業務核心的以文檔為中心的流程中部署 DocuWare，其中速度、可靠性和安全性是最重要的。使用 DocuWare 文檔管理解決方案的客戶，有的團隊只有兩個人，有些則擁有數千名員工。

應付賬款和其他財務流程

盡管 DocuWare 以我們一流的發票處理解決方案而聞名，該解決方案可簡化和加快收據發票的整個流程，但它也常用于應收賬款、費用管理、稅務、運營和預算編制。

相關案例

On Point Custom Homes 建造定制房屋，是休斯頓屢獲殊榮的建筑商之一。他們每年完成 20 套房屋（從設計建造到改建）。 該公司需要一種基于云的解決方案，該解決方案支持移動設備，允許員工從工作地點遠程訪問數據并審查和批準發票。 選擇 DocuWare Cloud 是因為它在會計流程中提供的安全性、靈活性和移動就緒性。

銷售合同和建議書

當您能夠立即將產品信息、估算和合同發送給您的客戶而無需進行繁瑣的搜索時，仔細組織和協作處理重要的銷售文件可以釋放強大的競爭優勢。

相關案例

Criterion Tool & Die Inc. 是第三代家族企業。他們為醫療、航空航天和光子學行業制造精確的無故障組件。政府法規要求他們在產品的整個生命周期內保留為數百名客戶制造的所有零件的所有記錄。這些信息現在存檔在 DocuWare 中，并且對于響應銷售查詢的車間主管來說，就像在會計部門審計中一樣容易獲得。

員工記錄和其他人力資源流程

集中和保護您公司的雇傭記錄使您的人力資源團隊能夠擺脫陳舊的紙質文件，并開始自動化那些占用他們寶貴時間的手動流程，例如績效評估、休假管理等。

相關案例

蒂拉穆克灣社區學院 (TBCC) 是一所小型學院，為多元化的學生群體提供學位課程。TBCC 需要一個負擔得起的文檔管理系統，以便教師快速訪問學生檔案以提供建議，并讓人力資源人員快速訪問人事檔案和培訓記錄。一個關鍵因素是找到與他們的 ERP 和學生信息系統 (Jenzabar) 集成并適應其他人力資源相關任務（如工資單）的解決方案。

安全文檔歸檔

共享驅動器和紙質文件不適合存放敏感文檔。 許多客戶使用 DocuWare 安全地歸檔大量數字信息，以防止未經授權的訪問或自然災害——并安全地擺脫箱子、文件柜和其他紙張費用。

相關案例

Henrietta 鎮實施了 DocuWare 來對他們古老的文件系統進行數字化改造。部門流程曾是紙張密集型的——城鎮會議記錄、規劃和分區案例文件、登記表、合同、索賠和訴訟只是需要永久存檔的部分文件。通過實施 DocuWare 并以電子方式掃描和存儲新舊文件，該鎮的 500,000 多份文件可以在部門之間安全、快速地檢索和共享。

三、為成長中的企業設計和搭建

用戶友好的界面

使用專為日常使用而構建的界面，縮短學習曲線。

真正的云可用性

僅使用瀏覽器從任何操作系統、任何設備、任何時間訪問任何文檔。

原生移動靈活性

從您的智能手機或平板電腦捕獲、檢索和存儲文檔。

超級安全

通過一流的加密、用戶訪問權限和多層備份確保安全。

四、使用預配置的基于云的解決方案更快地啟動文檔管理

DocuWare 小型企業文檔管理和工作流程自動化可以在您業務的任何領域表現出色，但我們提供兩種預配置的解決方案，旨在讓您在短短幾天內從零開始到全速優化。每個解決方案都包含示例文檔、用戶配置文件、預配置的工作流程等等——所有這些都是根據我們成功部署數千名客戶的經驗而設計的。

發票處理——擺脫紙張和數據輸入的束縛

使用智能索引將每張發票數字化，以安全存儲以便即時檢索。 自動化批準通知以加快付款速度并讓您的團隊保持正軌。

員工管理——每個員工的記錄觸手可及

將您的紙質記錄數字化，擺脫雜亂無章的共享驅動器。 集中、有序和保護所有員工記錄，并在幾秒鐘內獲取關鍵信息。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的中小型企业文档管理和工作流程解决方案中小型企业文档管理和工作流程解决方案设计的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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