在一次畢業生入職培訓中，有人問我：參加工作后，首先要養成的第一個習慣是什么？

我當時不假思索地回答：保持電腦桌面整潔。

多年后，當我再次被問到同樣的問題，回答依然不變。

有的人，電腦開機后，滿屏的圖標和文件，密密麻麻。

有的人，電腦桌面爽心悅目、干干凈凈，還未開工，便迎來好心情。

誰好誰不好，答案不言自明。

此前，我們分享了整理實體空間以及清理手機的方法，對于以電腦為代表的虛擬空間，我們也有方法科學整理。

一、文檔的處理

1、是去是留

對于電腦中成千上萬的文檔，首先要判斷的是去留問題。

文檔是去是留，按照使用頻率，可以分為三種：刪、用、留。

對于自己不需要、不符合當前身份、用起來不舒服的資料或信息，我們要果斷刪除。

對于半年內用不上的資料，大概率一輩子都用不上，建議同樣刪除。

那些暫時用不上，但半年內會使用的，則可以予以暫時保留。

剩下的10%，則是我們隨時用得上，也就是常用的，予以留用。

2、處理順序

對于留存使用的信息，我們按照“先分類、再打標”的順序進行處理，以便能夠井然有序、隨時取用。

廚房物品分類舉例

商旅物品分類填裝后打標

3、培養習慣

對物品和信息養成“及時打標”的習慣很重要——這不僅僅是一種習慣，更是一種意識，同時，它還具備方便查找，同時防丟失的功能。

日用品單獨打標

二、電腦文檔處理

在此前文章《事件安排：讓工作有條不紊的秘訣》里，我們分享了收件箱的使用。

工作中，各類文檔的處理，同樣可以借用收件箱的概念。

電腦不能成為文件資料的堆集點，對于其中的文檔，我們一般可以分為四類：

第一類叫工作流，可以分為項目資料和非項目資料，是當前正在處理的文檔，尚未輸出成品（終稿）；

第二類叫參考資料，是為了完成某一項目或課題，收集匯總的相關參考信息，屬于“打輔助”角色，這類資料也可以分為專用資料和一般資料；

第三類稱之為歷史歸檔，屬于已經完整封裝并輸出的終稿，可以按照年份和類別進行編碼并歸檔；

除此之外的文檔，基本屬于臨時文檔，一律扔進垃圾箱。

三、文檔存放

1、桌面

工作中，很多同學在下載或接收文檔后，為了圖方便，習慣于直接扔到桌面，于是，桌面很快就被鋪滿。

為了讓每天都要見面的桌面保持清爽整潔，我們具體建議如下：

1) 桌面不放置文檔

只允許設置一個“暫存文件夾”（收件箱）用于臨時存放——其停留時長，一般不超過一個番茄鐘（25分鐘）。

當我們接收文件后，要進行快速預覽，如果不是馬上要處理或刪除的，則要立刻分類放置。

2) 只保留最高頻軟件的快捷方式

為了方便調用，桌面上只保留超高頻軟件的快捷方式，且軟件的數量不超過屏幕的1/3；

什么是超高頻？——工作日內，最長不超過兩天就會打開使用的應用，比如微信、幕布、堅果云。

3) 增加桌面輔助工具

對于windows系統，可以安裝桌面助理等軟件幫助管理桌面，在實現一鍵整理桌面的同時還能方便搜索、截圖……

2、硬盤

對于windows電腦，我們一般習慣把文檔放到不同的硬盤。經過多年的使用，大家基本都有了約定俗成的分區習慣：

C盤：對應系統盤

D盤：應用程序

E盤：工作臺

F盤：個人學習、娛樂等等

蘋果系統和windows系統不一樣，不再依賴硬盤的C、D、E分區，在使用上更加方便。

3、萬物入云

按照最新的工作和協作思路，伴隨著5G等基礎設施的普及完善，我們逐漸可以擺脫對傳統物理硬盤儲存的依賴。

在網速有保證的情況下，通過堅果云、百度網盤、微盤等工具，文檔能夠及時如入云，以便獲得更大容量、更持久的存儲空間，同時方便在不同的移動終端中隨時切換調用。

文檔儲存場所一旦選定，就要及時放入對應的文件夾。在這之前，我們要對文件夾提前做好分類。

四、文件夾分類

對于文件夾，一般而言我們可以將使用頻率和自身類別相結合進行分類。

比如，對于印象筆記，下載之后就可以進行初始分類：

這是典型的結合了使用頻率、用途和使用對象進行的文件夾分類方式。

此外，對于手機相冊這種超高頻的應用，我們不建議使用原生態的相冊進行管理和瀏覽查詢，而是推薦第三方軟件進行高效操作。

這里，我們分享一個理念：iPad和手機只用于瀏覽和查詢圖片，而非管理和操作圖片。圖片的操作分類，需要通過筆記本進行。

對于蘋果生態的用戶，我們強烈推薦在手機上用HashPhotos來瀏覽圖片，而對于windows電腦+安卓手機的用戶，則推薦用百度開發的“一刻相冊”來管理和瀏覽圖片。

此外，強烈建議選擇同一品牌生態下的配套設備，俗稱“全家桶”，以實現多端同步。

五、文檔命名

文件夾做好分類后，接下來就要對放入里面的文檔進行及時編碼命名。

1、常規文檔命名

以電腦為例：對于桌面快捷方式的編碼，我們可以按照數字順序簡單進行，方便一鍵整理排序。

對于其他文檔的編碼，比如工作中高頻使用的Office三件套文檔（word、ppt、excel），則可以按如下方式命名：

序號+類別+加文件名+加日期+加修改人+（地點、如有需要）+版本

每一個版本如有迭代，就增加0.1代，如果有大迭代那就增加1代，如：

01-匯報2022年Q1工作總結220304@王大錘@廣州V2.1

12-培訓2019年集團新干部領導力培訓190302@王大錘V3.0

這樣的編碼格式，看著復雜，然而一旦熟悉，查找和管理上會非常方便，俗稱：一次操作，終生躺贏。

2、爺孫套娃式命名

在國外某些國家，就會使用這種姓名沿襲制。

簡單描述，就是孫子的名字包含了爺爺和爸爸的名字，爸爸的名字包含了爺爺的名字。

這種命名方式常用于印象筆記和各類相冊應用，會非常方便文檔搜索，實現“一搜全有、一覽無遺”。具體格式為：

最上級文件夾：爺爺名

次級文件夾：爺爺名父親名

具體文檔：爺爺名父親名自己名

比如，印象筆記里建立一個爺文件夾，命名為“2019年克羅地亞出差”，然后依次層級結構為：

這種“連根拔起”式的文件夾和文件命名方式，以方便在搜索時候快速找出所有同級相關，以及上級根目錄文檔。

同理，如果一個文件夾里有不同類型文件，也可以用套娃式命名法：

先取舍、后分類，再打標命名，你的無形資料也將和有型物品一樣井然有序，清爽怡人！

接下來，我們將開始解鎖打標技巧和信息、人脈整理術，繼續筆耕不輟，家底和盤托出。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的让你的桌面清爽怡人让你的桌面清爽怡人吧的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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