• 非托管文件 通常 .pst 文件由用戶創(chuàng)建，并駐留在用戶計算機或網絡共享中。它們不由組織管理。因此，用戶可以創(chuàng)建若干包含相同或不同郵件的 .pst 文件，并將其存儲在不同位置，而不受組織控制。
• 發(fā)現(xiàn)成本增加 訴訟以及某些業(yè)務或法規(guī)要求有時會產生發(fā)現(xiàn)請求。查找駐留在用戶計算機上的 .pst 文件中的郵件數(shù)據可能會非常消耗人力。因為跟蹤非托管 .pst 文件可能很困難，所以在很多情況下可能無法發(fā)現(xiàn) .pst 數(shù)據。這可能會使組織面臨法律和財務風險。
• 無法應用郵件保留策略 郵件保留策略無法應用于 .pst 文件中的郵件。因此，組織可能不符合業(yè)務規(guī)定或適用法規(guī)。
• 數(shù)據失竊風險 存儲在 .pst 文件中的郵件數(shù)據容易受到數(shù)據竊賊的***。例如，.pst 文件通常存儲在便攜式設備（例如便攜式計算機、可移動硬盤驅動器）和便攜式媒體（例如 USB 驅動器、CD 和 DVD）中。
• 郵件數(shù)據的分段視圖 將信息存儲在 .pst 文件中的用戶不會獲得其數(shù)據的統(tǒng)一視圖。存儲在 .pst 文件中的郵件通常僅在 .pst 文件所在的計算機上可用。因此，如果用戶使用其他計算機上的 Outlook Web App 或 Outlook 訪問其郵箱，無法訪問存儲在其 .pst 文件中的郵件。

在 Microsoft Exchange Server 2010 中，個人存檔向用戶提供了一個存儲歷史郵件數(shù)據的備用存儲位置。個人存檔是對郵箱用戶啟用的其他郵箱（稱為存檔郵箱）。Outlook 2010、Outlook 2007 和 Outlook Web App 用戶可以無縫訪問其存檔郵箱。通過使用其中任意一個客戶端應用程序，用戶可以查看存檔郵箱，并在其主郵箱和存檔郵箱之間移動或復制郵件。個人存檔向用戶提供一致的郵件數(shù)據視圖，省去了管理 .pst 文件所需的用戶開銷。不使用 .pst 文件可大大降低組織對前面部分中概述的風險的暴露程度。

在 Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1) 中，您可以在某用戶的主郵箱所處的郵箱數(shù)據庫、相同郵箱服務器上的其他郵箱數(shù)據庫或相同 Active Directory 站點的其他郵箱服務器上的郵箱數(shù)據庫上設置該用戶的個人存檔。這為使用分層存儲體系結構以及在不同的存儲子系統(tǒng)（如近線存儲）上存儲存檔郵箱提供了很大的靈活性。在跨界 Exchange 2010 部署中，還可以為位于內部部署郵箱服務器上的郵箱設置基于云的存檔。