Word文檔使用方法與教程：

使用正確的部分和章節標題

我們在前面的章節中介紹了預設樣式，但是這些樣式可用于快速創建章節，子標題和標題頁。在“主頁”功能區選項卡中找到樣式，可以在其中找到許多文本格式設置選項。當您需要一種格式化文本和內容的方法時，首先要查找要查找的內容的地方是“主頁”功能區選項卡。

創建新的空白Word文檔時，請單擊“主頁”選項卡以查看預設樣式的列表。

（字體格式的樣式類別）

在上圖中，選擇了“普通”樣式。這是默認樣式，向Word指示您要輸入選擇為空白模板默認樣式的字體和樣式。請注意，有三種樣式分別命名為“標題1”，“標題2”和“標題”。對于較長的技術文檔，這三種樣式最重要。這些樣式用于創建目錄（在下一節中介紹）。

“標題”文本指示目錄生成器的新章節。創建新章節或主要部分時，請使用此樣式。大多數文檔使用分頁符來分隔章節或主要部分。我們還將在后面的部分中介紹分頁符。

“標題1”文本格式向目錄生成器指示應該在清單中顯示一個新的子節。子標題顯示為新章節下的子部分。更進一步，“標題2”選項將文本設置為子節的子節。這使您可以在冗長的技術文檔中創建細化的部分，這些內容可以在目錄中注明。對于長文檔，您應該始終有一個目錄，以使讀者更容易找到他們想要的內容。

您會注意到，“樣式”類別具有更多可用的選項和預設樣式。您還可以自定義文檔的樣式，這在前面的章節中已經介紹過。

創建目錄

我們沒有在“參考”功能區選項卡中涵蓋任何Word功能。此選項卡包含創建引文，查找研究鏈接，腳注和目錄的幾個功能。目錄功能是冗長的技術文檔中使用最多的功能。單擊“參考”功能區選項卡，然后在“目錄”部分的選項卡右側找到“目錄”按鈕。

（目錄按鈕）

單擊該按鈕將打開一個帶有選項列表的下拉列表。

（目錄下拉選項）

請注意，每個選項都有其自己的樣式，但是“手動表”選項使您可以創建手動表。通常不需要這樣做，因為自動創建目錄可以選擇在更改頁碼和標題時自動更新它們。例如，假設您創建了一個目錄，但是稍后在前一章中添加了一些內容。這可以將所有后續章節的頁碼向下移動。使用手冊表，您需要返回目錄并更改每個章節的頁碼。如果您對技術文檔進行幾處更改，這可能會很乏味。您可以使用自動表格跳過此繁瑣的步驟。

單擊“自動表1”，然后注意上一節中說明的包含預設樣式的每個頁面都有其自己的列表及其后繼頁碼。這是在長文檔中創建目錄的最簡單，最快和最方便的更新方式。

如果要創建一個表，以后再對文檔進行更改，則可以通過單擊目錄，然后單擊“更新表”選項來完成。這將更新對章節標題，標題和頁碼的任何更改。除非您決定自定義表格中的任何文本，否則無需添加任何手動文本。

添加分頁符

創建冗長的技術文檔時，需要分頁符將各章分開。您可以只創建沒有章節的章節，但是分頁符使您的讀者更容易理解文檔的不同部分。它們還為目錄生成器提供了一種基于章節文本使用的樣式來分隔頁碼的方法。專業文檔使用分頁符，因此對于較長的文檔，最好知道如何使用它們。

分頁符控件位于“插入”功能區選項卡中。單擊選項卡，您將在選項卡左側的“頁面”部分中找到控件。

（“插入”功能區選項卡中的頁面控件）

分頁符使您可以控制何時創建新頁面，而不管光標的位置和在頁面上輸入的文本量如何。通常，只有在您創建更多文本或添加跨越頁面高度的圖像時，才會創建一個新頁面。當您的內容超出基于打印邊距的頁面高度時，將創建一個新頁面，并將任何新內容推送到該新頁面。使用分頁符，您可以控制何時創建新的分頁符。

單擊要停止文本并創建新頁面的頁面位置的“頁面”部分中的按鈕。分頁符之前的所有內容仍將保留在前一頁上，并創建一個新頁面。分頁后創建的內容將顯示在下一頁上。

自定義邊框和背景色

Microsoft Word頁面的標準背景是白色，并且頁面沒有可見的邊框，但是可以更改這些默認設置。在“設計”功能區選項卡中，有兩個控件可以處理這些首選項：頁面顏色和頁面邊框。

（頁面背景控件）

我們在“桌面發布”一章中介紹了“水印”選項。此設計選項在文檔上創建文本以保護您的版權。“頁面顏色”和“頁面邊框”選項創建圍繞您的內容的自定義顏色和邊框。這可以用于桌面發布內容，但也可以用于定制技術文檔的背景。例如，某些白皮書具有自定義的背景和邊框，以使其更具吸引力并使它們與網站品牌顏色匹配。

單擊“頁面顏色”按鈕，將出現一個下拉菜單，其中列出了可供選擇的顏色。

（頁面顏色選項）

您可以從列出的任何預設顏色中進行選擇，但是如果您不喜歡列出的顏色，也可以自定義顏色。單擊“更多顏色”選項，然后將打開一個較大的調色板。您可以使用選擇器選擇一種自定義顏色，也可以輸入頁面背景所需顏色的十六進制值。

對于頁面邊框，請單擊“頁面邊框”按鈕，然后會打開一個配置窗口。

（頁面邊框配置窗口）

這些選項類似于您在Word和Excel表格中看到的邊框。您會注意到邊框樣式，顏色，寬度和插圖與所有Microsoft Office軟件的邊框相似。Word還提供了此窗口左側顯示的預設設置。“陰影”選項可讓您設置漸變的不透明度首選項和顏色。創建頁面邊框時，除非更改下拉菜單中的“應用于”設置，否則線條將顯示在整個頁面周圍。使用頁面邊框，您可以創建一種樣式，使頁面與眾不同。

冗長的技術文檔需要花時間來進行樣式化，但是結果提供了一個已發布的文檔，該文檔與標準已發布的內容脫穎而出。這些樣式和設置對于要發布的內容（例如小冊子和白皮書）很有用。

行號

默認情況下，Microsoft Word為文檔中的每一行編號，表格，腳注，尾注，文本框，框架以及頁眉和頁腳中的行除外。但是，它不顯示這些行號。您必須指定是否要讓Word顯示行號以及要顯示的行號。這在創建參考點的技術論文中特別有用。您可以在文檔的全部或部分中顯示行號，也可以以一定的間隔（例如每十行）顯示行號。

要顯示行號，請轉到“布局”選項卡。單擊頁面設置組中的行號，如下所示。行號在“中斷”下方。

如果單擊“行號”按鈕，您將看到以下下拉菜單：

如您所見，默認情況下未選擇任何選項。您還可以選擇：

連續顯示文檔中的每個行號。Microsoft Word將在整個文檔中將第一行標記為“ 1”，第二行標記為“ 2”，依此類推。

在每個頁面上重新啟動意味著每個頁面的第一行將被編號為“ 1”。

重新啟動每個部分意味著行號將從每個部分重新開始。您必須使用Microsoft Word標頭才能執行此操作。

禁止顯示當前段落意味著您可以選擇一個段落，然后選擇此選項以使該段落的行沒有編號。

如果您需要更精確的規格（例如，按特定間隔進行行編號），請單擊“行編號選項”。

單擊“確定”按鈕上方顯示的“行號”按鈕。

您可以使用此窗口設置時間間隔。選中添加行編號框，然后指定要在其中開始編號行的頁面。設置其余選項，然后單擊“確定”。

參考和引用

如果您曾經寫過學期論文，那么您會知道撰寫書目和引文來源有多重要（而且很耗時）。但猜猜怎么了？Microsoft Word可幫助您快速輕松地完成所有這些操作。

在Microsoft Word中創建書目或引用源時，您需要做的第一件事就是選擇您要設置其格式的樣式。為此：

單擊功能區中的“引用”選項卡。

單擊“引文和書目”組下的“樣式”下拉菜單，然后選擇要應用的樣式。

添加書目

要將書目添加到文檔中，請轉到功能區中的“參考”選項卡。在“引文和書目”組中，選擇“書目”。您可以從列出的書目布局中選擇一種。

創建索引

索引只是您在文檔中使用的術語列表以及這些術語出現的頁碼。這有點像詞匯表，只是沒有定義。您可以標記單詞，短語，符號等，以使其包含在索引中。您在文檔中標記它們，然后創建索引。讓我們學習如何做。

要將索引插入Microsoft Word文檔，必須首先標記將要建立索引的條目。

標記條目

首先選擇要索引的單詞或短語。轉到“引用”選項卡，然后在“索引”組中單擊“標記條目”。

然后，您將看到以下窗口：

您選擇的文本是將出現在索引中的文本。如果您希望其他內容出現在索引中，請在“主要條目”框中鍵入該內容。例如：如果您在文檔中選擇了“牛”一詞，它將在上方的“主條目”框中顯示為“牛”。如果要讓“牛”顯示為“牛”，請在“主條目”框中鍵入“牛”。您也可以輸入一個子條目。這可能是“長角牛”。

您還可以創建對另一個索引條目的交叉引用。如果要執行此操作，請在選項組中選擇“交叉引用”。也許您想將牛與奶牛場交叉引用。

現在，您可以指定索引頁碼的顯示方式。您可以使用上方窗口底部的復選框將它們設置為粗體或斜體。

如果要格式化索引的文本，請右鍵單擊“主條目”或“子條目”框中的文本。然后，您將看到以下下拉菜單：

選擇字體，然后單擊它。然后，您將看到以下窗口：

現在，您可以更改字體類型，樣式，大小等。完成后，單擊“確定”。完成標記條目后，單擊標記。如果要標記所有條目，請單擊“全部標記”。

在多頁上標記文本

如果要標記較長的文本（例如，幾頁長），請按以下步驟操作。

首先，將文本添加為書簽。您可以通過選擇文本，然后單擊功能區上的“插入”選項卡來為文本添加書簽。在“鏈接”組中，選擇“書簽”。我們將在一分鐘內更深入地介紹這一點。

現在，輸入書簽的名稱，然后單擊添加。

現在，將光標放置在書簽文本之后，然后轉到“引用”選項卡并單擊“標記輸入”。命名。選擇頁面范圍時，可以從“書簽”下拉列表中選擇書簽。

格式化標記

格式標記是顯示段落結尾，單詞之間的空格，縮進等的標記。如果要查看文檔中的格式標記，請轉到“主頁”選項卡，然后單擊“顯示/隱藏”，如下所示。默認情況下，格式標記是隱藏的。

當顯示格式標記時，您的文檔現在如下所示：

在文檔中插入特殊字符

特殊字符是指標點符號，符號或鍵盤上通常不可用的其他項目，例如版權符號，商標符號等。

要插入特殊字符或符號：

添加腳注

如果需要在文檔中添加腳注，可以通過在功能區中的“引用”選項卡上進行。轉到“腳注”組。從那里，您可以插入腳注，查看和編輯腳注，還可以添加尾注。

添加書簽

您可以在Word中使用書簽，就像在書簽中標記書簽一樣，可以從上次停下來的地方繼續閱讀。通過選擇文本，然后單擊功能區上的“插入”選項卡，可以為文本添加書簽。在“鏈接”組中，選擇“書簽”。

現在，輸入書簽的名稱，然后單擊添加。

插入超鏈接

超鏈接是指向網站或Internet上的位置的鏈接–如果閱讀文檔的人可以訪問您的計算機文件，甚至是您的計算機。要將超鏈接插入文檔，請轉到“插入”選項卡，然后進入“鏈接”組。單擊超鏈接按鈕。

您將看到以下窗口：

在要顯示的文本字段中，輸入要在文檔中顯示的文本。這是人們可以單擊以將其帶到網頁的文本。它不必是URL。您可以根據需要輸入單詞“ cow”。

現在，讓Word知道要鏈接的內容。

轉到左側的列，然后選擇文件或網頁，文檔中的位置，新文檔或電子郵件鏈接的電子郵件地址。

然后在計算機上，最近訪問過的網頁等上讓Word知道要查找的位置。

您也可以在底部字段中輸入地址。

完成后，單擊“確定”。

總結

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