1、建立合理的驗(yàn)收體系
一旦進(jìn)貨之后，就不能把不合格的貨物再賣出去，因此餐飲管理人員應(yīng)首先建立一套合理、完整的驗(yàn)收體系，保證整個(gè)驗(yàn)收工作在機(jī)制、體系上完善。
（1）稱職的驗(yàn)收人員
驗(yàn)收員必須聰明、誠(chéng)實(shí)，對(duì)驗(yàn)收工作感興趣，食品原料知識(shí)豐富。
在招聘驗(yàn)收員時(shí)，企業(yè)的人事部門應(yīng)負(fù)責(zé)遴選應(yīng)聘人員，審查應(yīng)聘人員的資歷，留有然后會(huì)同財(cái)會(huì)部門和營(yíng)業(yè)部門主管人員決定人員的錄用。
挑選驗(yàn)收員的最好方法是從貯藏室職工、食品和飲料成本控制人員、財(cái)會(huì)人員和廚工中發(fā)現(xiàn)人才。這些人員有一定的食品知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，而且往往愿意通過(guò)從事驗(yàn)收工作積累管理工作經(jīng)驗(yàn)。
收貨時(shí)，驗(yàn)收員應(yīng)該對(duì)訂貨單進(jìn)行數(shù)量盤點(diǎn)和質(zhì)量檢驗(yàn)。他們的工作極為重要，因此在許多國(guó)外的飯店、餐館里，驗(yàn)收員的地位和工資級(jí)別與部門經(jīng)理相同。
企業(yè)制定培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)所有驗(yàn)收人員進(jìn)行培訓(xùn)。在某些大型企業(yè)里，職工定期輪換工作，培訓(xùn)就顯得更為重要。
驗(yàn)收員必須懂得：未經(jīng)經(jīng)管人員同意，任何人無(wú)權(quán)改變采購(gòu)規(guī)格。在工作中，驗(yàn)收員需和采購(gòu)人員、食品生產(chǎn)部門經(jīng)理、廚師、貯藏保管人員接觸，虛心向他們學(xué)習(xí)，豐富自己的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。
（2）實(shí)用的驗(yàn)收設(shè)備和器材
飯店一般設(shè)有驗(yàn)收處或驗(yàn)收辦公室。它的位置一般在飯店的后門或邊門，這樣送貨車開到飯店后門就可以看到驗(yàn)收處，以便于驗(yàn)收。此外要有足夠的空地便于卸貨。
為使驗(yàn)收工作更有效率，就要有適當(dāng)?shù)脑O(shè)備和工具。磅秤是驗(yàn)收部最重要的工具。驗(yàn)收部可配備重量等級(jí)不同的磅秤，各種磅秤都不得應(yīng)定期校準(zhǔn)，以保持精確度。
有一種有記錄的磅秤，可將貨物的準(zhǔn)確重量印在發(fā)票或收據(jù)上面，不僅可以節(jié)省人力，還可以減少手記數(shù)的錯(cuò)漏。驗(yàn)收辦公室還應(yīng)有直尺、溫度計(jì)、小起貨鉤、紙板箱切割工具、鐵榔頭、鐵皮條切割工具，一兩把尖刀以及足夠數(shù)量的公文柜。公文柜用以存放驗(yàn)收部的各種表格，如“驗(yàn)收單”、“驗(yàn)收日?qǐng)?bào)表”等。還有一種特殊設(shè)計(jì)的驗(yàn)收架，一些水果橙子等可放在上面，察看是否有腐爛或斑痕。若質(zhì)量沒(méi)有問(wèn)題，架子上的水果可漏下來(lái)，再裝入容器。
（3）科學(xué)的驗(yàn)收程序和良好的驗(yàn)收習(xí)慣
驗(yàn)收程序規(guī)定了驗(yàn)收工作的工作職責(zé)和工作方法，使驗(yàn)收工作規(guī)范化。同時(shí)，按照程序進(jìn)行驗(yàn)收，養(yǎng)良好的習(xí)慣，是驗(yàn)收高效率的保證。
（4） 經(jīng)常的監(jiān)督檢查
餐飲企業(yè)管理人員應(yīng)不定期檢查驗(yàn)收工作，復(fù)查貨物的重量、數(shù)量和質(zhì)量，并使驗(yàn)收員明白，經(jīng)管人員非常關(guān)心和重視他們的工作。
2、確定科學(xué)的驗(yàn)收操作程序
根據(jù)驗(yàn)收的目的，驗(yàn)收程序主要圍繞以下三個(gè)主要環(huán)節(jié)展開。即：①核對(duì)價(jià)格；②盤點(diǎn)數(shù)量；③檢查質(zhì)量。驗(yàn)收的程序分為以下12個(gè)步驟：
（1）當(dāng)供貨單位送來(lái)食品原料時(shí)，驗(yàn)收員首先將供貨單位的送貨發(fā)票與事先拿到的相應(yīng)的“訂購(gòu)單”核對(duì)。
驗(yàn)收員首先應(yīng)核對(duì)送貨發(fā)票上的供貨單位的名稱與地址，避免錯(cuò)收貨和接受本飯店未訂購(gòu)的貨物。其次是核對(duì)送貨發(fā)票上的價(jià)格。若發(fā)票上的價(jià)格高于“訂購(gòu)單”上的價(jià)格，驗(yàn)收員要底部送貨員提價(jià)的原因，并將情況反映給采購(gòu)部經(jīng)理、成本控制員或廚師長(zhǎng)，無(wú)論退貨還是不予退貨，都要有廚師長(zhǎng)和成本控制員在“貨物驗(yàn)收單”上簽字，表示責(zé)任。若供貨單位送貨時(shí)的價(jià)格低于“訂購(gòu)單”上的價(jià)格，驗(yàn)收員應(yīng)請(qǐng)廚師長(zhǎng)檢查食品原料的質(zhì)量，質(zhì)量合格，廚師長(zhǎng)在“驗(yàn)收單”上簽名，驗(yàn)收員可按此價(jià)接受這批原料。
（2）檢查食品原料質(zhì)量。食品原料技師檢驗(yàn)的依據(jù)是“食品原料采購(gòu)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)”和“請(qǐng)購(gòu)單”、“訂購(gòu)單”。因?yàn)樵谶@些表中均有對(duì)采購(gòu)的食品原料質(zhì)量要求的描述。一套完整的“采購(gòu)規(guī)格表”應(yīng)貼在墻上或特別的大塊批示牌上，以便到貨時(shí)核對(duì)參考。若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，如食品原料的腐爛、變色、氣味怪異、袋裝食品有效期過(guò)期、水果有明顯斑痕等現(xiàn)象，驗(yàn)收覘有權(quán)當(dāng)即退貨。
（3）檢驗(yàn)食品原料數(shù)量。驗(yàn)收員根據(jù)“訂購(gòu)單”對(duì)照送貨單，通過(guò)點(diǎn)數(shù)、稱量等方法，對(duì)所有到貨的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)。數(shù)量檢查核對(duì)應(yīng)注意下列事項(xiàng)：
① 若有外包裝，先拆掉外包裝再稱量。
② 對(duì)于密封的箱或其他容器的物品，應(yīng)打開一只作抽樣調(diào)查，查看里面的物品數(shù)量與重量是否與容器上標(biāo)明的一致，然后再計(jì)算總箱數(shù)。但對(duì)高規(guī)格的食品原料仍需全部打開逐箱點(diǎn)數(shù)。
③ 對(duì)于未密封的箱裝食品原料，仍應(yīng)按箱仔細(xì)點(diǎn)數(shù)或稱重。
④ 檢查單位重量。除了稱到貨的重量之外，還應(yīng)抽查單位重量，檢查單位重量是否在驗(yàn)收規(guī)格規(guī)定的范圍之內(nèi)。
（4）在發(fā)貨票上簽名。所有送貨應(yīng)有送貨發(fā)票。送貨員呈現(xiàn)給驗(yàn)收員的送貨發(fā)票有兩聯(lián)，送貨員要求驗(yàn)收員在送貨發(fā)票上簽名，將第二聯(lián)還給送貨員以示購(gòu)貨單位收到了貨物。上聯(lián)交給付款人員。
發(fā)票上面應(yīng)該有價(jià)格，驗(yàn)收員要檢查發(fā)票上的價(jià)格，避免產(chǎn)生錯(cuò)誤，無(wú)論是有意還是無(wú)意的。
（5）填寫驗(yàn)收單。驗(yàn)收員確定他所驗(yàn)收的這批食品原料的價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量全部符合“訂購(gòu)單”或“食品原料采購(gòu)規(guī)格書”后，可填寫“驗(yàn)收單”。
驗(yàn)收單一式四份：第一聯(lián)交驗(yàn)收處；第二聯(lián)交貯藏室；第三聯(lián)交成本控制室；第四聯(lián)交財(cái)會(huì)部。
（6）退貨處理。若送來(lái)的食品原料不符合采購(gòu)要求，應(yīng)請(qǐng)求餐飲部經(jīng)理或廚師長(zhǎng)；若因生產(chǎn)需要決定不退貨時(shí)，應(yīng)由廚師長(zhǎng)或有關(guān)決策人員在“驗(yàn)收單”上簽名；若決定退貨的話，應(yīng)填寫“退貨單”。
在退貨單上填寫所填寫所退貨物名稱、退貨原因及其他信息，要求送貨員簽名。“退貨單”一式三聯(lián)：一聯(lián)留驗(yàn)收部，一聯(lián)交送貨員帶回供貨單位；一聯(lián)交財(cái)會(huì)部。
設(shè)法通知供貨單位，本飯店已退貨，如果供貨單位補(bǔ)發(fā)或重發(fā)，新送來(lái)的貨物按常規(guī)處理。
交貨中有腐爛食品原料，退貨之后，應(yīng)向采購(gòu)部有關(guān)人員報(bào)告，以便盡快找到可替代的供應(yīng)來(lái)源或可能的生產(chǎn)辦法，以減少生產(chǎn)部門的不便。
（7）“驗(yàn)收章”。驗(yàn)收員檢查完食品原料的價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量及辦理完必要的退貨之后，可在獲準(zhǔn)接受的食品原料的送貨發(fā)票上蓋“驗(yàn)收章”，并把蓋了“驗(yàn)收章”的送貨發(fā)票貼在“驗(yàn)收單”上，以便送往會(huì)計(jì)部。
驗(yàn)收章內(nèi)容有：飯店名稱；驗(yàn)收員簽名；驗(yàn)收日期，成本入賬部門
使用驗(yàn)收章有以下幾種意義：①證實(shí)收到食品原料的日期；②驗(yàn)收員簽名可明確責(zé)任；③管理人員簽名已表明已知道收到訂購(gòu)的食品原料；④食品控制師核對(duì)發(fā)票金額的正確性。
（8）在貨物包裝上注明發(fā)票上的信息。注在貨物包裝上的信息主要有：①收貨日期，有助于判斷存貨流轉(zhuǎn)方法是否有效；②購(gòu)價(jià)，在存貨時(shí)就不必再查尋驗(yàn)收日?qǐng)?bào)表或發(fā)貨票。
（9）尋所收到的肉類和海產(chǎn)品加上存貨標(biāo)簽。所有冷藏室的肉類和海產(chǎn)品這些成本費(fèi)很高的食品原料，都必須系上“冷藏魚肉食品標(biāo)簽”。
肉類標(biāo)簽有正、副兩聯(lián)（也可上下或左右兩聯(lián)），正聯(lián)由驗(yàn)收員用繩子扎在食品外包裝或者直接拴在食品原料上。副聯(lián)與“驗(yàn)收單”一起交成本控制辦公室。
廚房領(lǐng)料之后，解下標(biāo)簽，加鎖保管。原料用完之后將標(biāo)簽送食品會(huì)計(jì)師，核算當(dāng)天魚肉成本。
食品成本控制師核對(duì)由其保管的下標(biāo)簽和和廚房送來(lái)的副標(biāo)簽，根據(jù)未使用的標(biāo)簽，盤點(diǎn)存貨。發(fā)現(xiàn)存貨短缺，應(yīng)分析是否存在偷盜，或者記錯(cuò)了金額。
（10）將到貨物品送到貯藏室、廚房。所收到的食品原料一部分被直接送到廚房或銷售地點(diǎn)，稱做“直拔原料”。另一部分被送到貯藏室，稱做“入庫(kù)原料”。出于質(zhì)量和安全方面的原因，驗(yàn)收員應(yīng)負(fù)責(zé)保證把貨物送到貯藏室。由供應(yīng)單位的送貨員直接把貨物送入倉(cāng)庫(kù)置放的做法是不可取的。當(dāng)送貨員離去后，驗(yàn)收人員或本單位其他工作人員應(yīng)把貨物迅速搬到安全可靠的貯藏室。驗(yàn)收員把“驗(yàn)收單”中規(guī)定的一聯(lián)交給貯藏室管理員，后者根據(jù)“驗(yàn)收單”再次驗(yàn)收，最后入庫(kù)貯存。
為了便于進(jìn)行食品成本核算，驗(yàn)收員在發(fā)票上明顯的地方逐項(xiàng)注明哪一項(xiàng)是直接送廚房的，哪一項(xiàng)是送倉(cāng)庫(kù)的；或者根據(jù)不同的送貨地點(diǎn)，使用不同顏色的發(fā)票，以方便送貨，并憑此編制“驗(yàn)收日?qǐng)?bào)表”。
（11）填寫“驗(yàn)收日?qǐng)?bào)表”和其他報(bào)表。驗(yàn)收完畢后，大多數(shù)大型企業(yè)要求驗(yàn)收員完成一張列明所有收貨項(xiàng)目的表格，這張表格通常以供貨商分類，以驗(yàn)收的順序排列。表格之一是“驗(yàn)收日?qǐng)?bào)表”。除了每種食品原料的價(jià)格欄目外，該表將成本分為三類；直拔、貯藏室和雜項(xiàng)；雜項(xiàng)指不是食品原料的項(xiàng)目，例如紙張和清潔用品，不屬于食品原料的成本。
（12）將各種驗(yàn)收記錄呈交給有關(guān)部門，并標(biāo)明過(guò)期到達(dá)的貨物。驗(yàn)收員在所有發(fā)票蓋章簽字，并把發(fā)票貼在“驗(yàn)收單”上，然后將貼著發(fā)票的“驗(yàn)收單”送至管理人員，管理員在發(fā)票上簽字后送至成本控制師，由成本控制師核對(duì)發(fā)票數(shù)字的正確性。成本控制員檢查完畢后，送交會(huì)計(jì)部，會(huì)計(jì)部會(huì)將有關(guān)數(shù)字填進(jìn)采購(gòu)日志內(nèi)。
當(dāng)“驗(yàn)收單”還在驗(yàn)收員手上時(shí)，就可看出每日直撥成本，因?yàn)橹睋艹杀臼窃谑称吩弦皇盏綍r(shí)就計(jì)入成本的，后面講到日銷售成本計(jì)算時(shí)，就可看出每日直撥成本是來(lái)自驗(yàn)收單的。
由此我們不難看出建立驗(yàn)收程序的目的，是為了保證企業(yè)收到的貨物是已訂購(gòu)的數(shù)量、已明確的質(zhì)量和已報(bào)過(guò)的價(jià)格。不論是對(duì)大型企業(yè)來(lái)說(shuō)還是對(duì)小企業(yè)來(lái)講，這些步驟是最基本的，也是通用的。控制體系越是完備，越需更多的人力的設(shè)備，當(dāng)然這樣做也會(huì)增加成本。但是，即使是小型的個(gè)人業(yè)主制的餐飲企業(yè)也必須采用基本的步驟以防止在驗(yàn)收過(guò)程中由于數(shù)量、質(zhì)量和價(jià)格方面的問(wèn)題而引起的成本過(guò)高。
3、驗(yàn)收控制
企業(yè)不僅要有良好的驗(yàn)收體系，而且更應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收體系的控制工作。
驗(yàn)收體系的控制工作應(yīng)該是財(cái)會(huì)部門和總會(huì)計(jì)師的責(zé)任。
驗(yàn)收員和食品成本會(huì)計(jì)師都是財(cái)務(wù)部門的成員。但是，為了防止他們串通，驗(yàn)收員不應(yīng)直接向食品成本會(huì)計(jì)師匯報(bào)工作。食品成本會(huì)計(jì)師監(jiān)督驗(yàn)收體系的工作。如果驗(yàn)收員的工作沒(méi)做好，食品成本會(huì)計(jì)師應(yīng)向驗(yàn)收員指出，并向總會(huì)計(jì)師匯報(bào)。
不負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，食品成本會(huì)計(jì)師才能真正做好本職工作。許多企業(yè)的總會(huì)計(jì)師因工作繁忙，或者不熟悉驗(yàn)收業(yè)務(wù)，往往要食品成本會(huì)計(jì)師負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，這樣做的結(jié)果是：食品成本會(huì)計(jì)師無(wú)法發(fā)揮監(jiān)督作用，而且容易與與驗(yàn)收員串通，使企業(yè)遭受損失。
在管理良好、餐飲經(jīng)理和餐廳經(jīng)理的工作非常繁忙，他們?nèi)匀粦?yīng)該每天或不定期檢查驗(yàn)收部的工作。
在大型企業(yè)里，除上述人員應(yīng)檢查驗(yàn)收部工作之外，還經(jīng)常請(qǐng)企業(yè)外部人員，如會(huì)計(jì)事務(wù)所，不定期抽查驗(yàn)收部工作。
許多企業(yè)的驗(yàn)收辦公室使用一本來(lái)訪登記簿。總經(jīng)理希望總會(huì)計(jì)師、廚師長(zhǎng)、采購(gòu)員、倉(cāng)庫(kù)主任、餐飲經(jīng)理和宴會(huì)經(jīng)理經(jīng)常到驗(yàn)收處走一走，一方面表示他們對(duì)驗(yàn)收員工作的重視，另一方面，也使驗(yàn)收員知道自己的每時(shí)每刻都會(huì)受到有關(guān)人員的檢查。驗(yàn)收員必須要求每一個(gè)來(lái)檢查工作的人在來(lái)訪登記簿上簽名，寫明來(lái)訪日期和時(shí)間。總經(jīng)理通過(guò)查閱來(lái)訪登記簿，可了解上述人員是否經(jīng)常到驗(yàn)收處檢查工作。在小型企 業(yè)里，可能只有一名職工負(fù)責(zé)采購(gòu)、驗(yàn)收、倉(cāng)儲(chǔ)、領(lǐng)發(fā)料工作，驗(yàn)收工作由總會(huì)計(jì)師或總經(jīng)理負(fù)責(zé)檢查。
在驗(yàn)收工作中，還應(yīng)做好防盜工作。防盜工作的基本原則如下：
指定專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，應(yīng)盡可能將交貨時(shí)間安排在驗(yàn)收員比較空的時(shí)候。
驗(yàn)收工作和采購(gòu)工作分別由專人負(fù)責(zé)。
如果驗(yàn)收兼管其他工作，而不能是誰(shuí)有空誰(shuí)驗(yàn)收。
商品應(yīng)運(yùn)送指定驗(yàn)收區(qū)域。
驗(yàn)收之后，忙將商品送入貯藏室，防止食品變質(zhì)和職工偷盜。
不允許推銷員、送貨員等進(jìn)入貯藏室或食品生產(chǎn)區(qū)域。驗(yàn)收、檢查區(qū)域靠近入口處。
入口處大門應(yīng)加鎖。大門外應(yīng)安裝門鈐。送貨人到達(dá)之后，應(yīng)先按門鈴。送貨人在驗(yàn)收處時(shí)，驗(yàn)收員應(yīng)始終在現(xiàn)場(chǎng)。

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總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的采购部管理--餐饮原料的验收管理的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。

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