職場中難免需要：與同事協同編輯一份文檔，與領導協同編輯一份文檔。

那么如何清晰不混亂地協同編輯呢？

如下圖所示，相信不少人在協同編輯文檔時都是這樣做的，用紅字和括號，寫明自己想編輯的內容及要修改的點。一旦編輯的內容過多，整篇文檔就像小學時代，被老師畫滿大紅叉的試卷，實在辣眼睛。

像Word這種專業的文檔編輯工具，肯定會考慮到多人協同操作滴。

與同事一起編輯文檔時，請使用【修訂】功能，此功能能清楚地顯示你對文檔進行的內容刪減等操作。

當你作為領導，調整下屬的文檔時，除了使用【修訂】功能，還可以使用【批注】功能，寫明你的疑問，指修改方向，再將文檔返回給下屬調整、修改。

1.使用修訂功能

Word的修訂功能使用方法如下面的動圖所示，單擊【修訂】按鈕，就進入修訂狀態了。此時你就可以放心大膽地對文檔進行修改、編輯了。在下圖中，刪除了標題5原來的內容，輸入了新的標題內容。

在修訂狀態下，還可以增加內容，如下圖的動圖所示，在文檔中間添加了文字。

在修訂狀態下，還可以刪除內容。完成修訂后，可以顯示修訂標記。細心的人肯定發現了，對文檔進行增加、刪除等操作時，文字標記是不相同的。

當你收到一份他人修訂過的文檔，你可以查看他人對文檔所作出的修訂內容。如果同意他的修改，可以接受每一條修訂。接受修訂過后，文檔的格式就統一了。是不是很方便呢？

如果使用紅字+括號的方式進行文檔修改，恐怕要費點功夫統一文檔內容了吧。

如果收到的文檔有太多的修訂，而進行修訂的人又是你的領導，只能無條件接受修訂，怎么辦呢？這時可以接受所有修訂，1秒鐘文檔就完成了編輯修改，好用得不要不要的。

2.使用批注功能

批注功能與修訂不同，修訂是直接在對原文內容進行修改。而批注，是對文特定的內容進行注釋、說明、提問、提出要求。一般來說，領導使用批注功能的頻率比較高。

畢竟領導位高事多，審閱下屬文檔時，只需要指出哪里修改就行，可不會逐字修改文檔。(如果你領導會逐字改文，當我沒說這句話。)

如下面的動圖所示，選中需要修改或有疑問的地方，插入一個批注，輸入批注內容就可以了。

作為下屬，收到領導的文檔后，最好不要直接刪除批注，否則你修改了文檔過后，領導怎么知道他之前注明了哪些修改意見呢？讓領導看到你對每一個批注的修改或答復，是下屬的基本素養。

如下面的動圖所示，保留領導的批注，有問題則修改。沒問題則在批注下面使用【答復】功能進行答復即可。完成批注解決后，再將文檔反饋給領導。這時，領導就可以對照每一個批注，看看下屬的修改是否到，這十分節約領導的時間。

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總結

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