論項目的溝通管理

【摘要】

2013年3月，我作為公司項目經理參加了XX市交通運輸局的道路交通智能監控抓拍系統項目的建設工作。該項目是通過在全市道路干線的重要路段架設智能監控抓拍設備，采集圖像和視頻并進行監控。系統建設中采用外國某供應商的雷達測速模塊，該項目具有專業性強、實施復雜、涉及的干系人眾多的特點。在這種情況下，通過制訂詳細的溝通計劃、及時全面的信息發布、統一發布績效報告、區分管理項目干系人，最后，我們按期保質保量地完成了項目任務。該項目于2014年3月通過客戶方驗收并成功上線，目前系統運行良好。

本文結合我在項目管理方面的一些經驗和體會，并就過程中所遇到的問題及采取的措施做了介紹，最后列舉了在溝通管理方面需要改進的一些不足之處。

【正文】

隨著國家公路網的擴大及管理要求的不斷提高，傳統的監控系統和管理模式已經遠遠不能滿足目前日益發展的市場要求。2013年，XX市交通運輸局決定啟動全市范圍內的道路交通智能監控抓拍系統的建設，涉及全市92個公路干線的850個重要路段。項目采取了公開招標的方式，我公司順利中標。項目于2013年3月14日正式啟動，要求在2014年3月31日前全面竣工并投入使用。

工程涉及包括主要公路干線重要路段上1050個視頻圖像采集點，采集結果通過編碼后傳輸到控制中心，利用解碼器對圖像進行監控分析。該系統要求能夠在所有公路干線重要路段，通過攝像機對超速車輛進行拍攝，采集到的圖像送到工控機進行圖像信號處理，從而得到違法目標的清晰圖像，同時可以生成違法圖像和速度信息數據庫。除此之外，系統還可以提供30幀/秒的數字錄像，保存10天左右的錄像資料，提供有效的執法依據。該項目具有專業性強、施工范圍廣、實施環境復雜以及與客戶密合度高等特點。

項目團隊的組織形式為項目型，所有項目成員直接歸屬項目經理領導，項目組成員包括：項目經理共12人。從項目啟動開始，共經歷了現場調研、計劃編制、軟件開發與工程實施、項目收尾共四個階段。

本項目實施點多而且范圍廣，項目干系人多，涉及交通管理局和美國雷達測速模塊供應商的相關人員。不同的項目干系人，對項目的影響程度不同，干系人的管理在不同階段側重點也不同，他們的需求信息也不相同。我們針對不同的干系人，使用不同的溝通方式，了解干系人的需求，協調與干系人的關系，保證項目的正常順利地執行。通過我們求真務實的工作態度和精心細致的施工組織，按期保質地完成了各項工程建設任務，順利通過了項目的驗收工作。

項目溝通管理是確保及時正確地產生、收集、分發、儲存和最終處理項目信息所需的過程。溝通管理貫穿項目管理的整個生命期，在項目管理中發揮著重要的作用。

具體來說，圍繞本項目的實施過程，我們主要進行了以下幾個方面的溝通管理活動：

溝通管理計劃

溝通管理計劃確定項目干系人的信息和溝通需求，何時需要以及應怎樣分發給他們。充分地識別項目干系人，編制全面詳細的溝通計劃，設置項目領導小組周例會制度。項目啟動時邀請相關干系人參加啟動大會，并盡早地識別干系人及分析其利益、期望和影響力，使用干系人分析、專家判斷的方式進行干系人識別，識別出關鍵的干系人，通過與關鍵干系人的溝通可以得到其他干系人的信息。根據干系人的影響力和利益期望制訂相應的管理策略，根據管理策略編制溝通計劃。

本項目根據項目的階段，調整識別不同階段內關鍵干系人，細化相應的管理策略，完善溝通計劃。在項目初期，進行系統的需求分析和道路監控點部署設計，關鍵干系人就是交通運輸局，通過可能的面對面的溝通，盡快獲得系統需求，以完成道路監控點的部署分布設計，同時項目需求和道路監控點部署設計方案必須得到客戶的簽字確認。在系統開發階段，涉及接口確定和范圍變更管理，主要的干系人為交通運輸局和雷達測速模塊供應商，在識別干系人后，確定了溝通的時間和方式。測試階段，需要客戶方進行驗收測試。

在項目的各里程碑節點邀請客戶方參加里程碑評審會議，評審項目的成果和進度情況，對領導的評審意見進行匯總和反饋，得到客戶的確認之后方可開展下一步的工作。在不同的階段，對項目成果進行階段性評審，項目組內部成員需要定期召開周例會，確保項目按質按進度正常開展。內部成員可以采用短信、電子郵件等方式進行非正式溝通，可以省掉一些可開可不開的碰頭會議，以節省時間提高效率。

信息發布

信息發布是按照溝通計劃向項目干系人及時提供相關信息的過程。根據溝通需求不同，設置的溝通方式也不同，每周正常工作進展報告采用電子郵件方式發布，項目試點階段出現的問題采用短信的方式發送。在每個月末將項目的進度情況、本月內產生的各會議評審報告，由我采用電話和電子郵件結合的方式匯報給客戶方和公司管理層。項目組內部，定期進行周例會報告、項目技術評審報告，這些報告和項目所有技術文檔一起，由配置文檔管理人員每周更新到團隊共享的項目管理數據庫中，項目成員可以隨時檢索和查看。

績效報告

績效報告過程是收集并發布績效信息的過程，包括狀態報告、進展報告和預測情況。由于外部、內部干系人的溝通需求不同，我們項目組設置了不同的績效報告模板，但要統一發布接口。內部報告要求詳細，外部報告更注重進度情況。結合項目管理計劃，每周項目施工隊隊長匯總項目的進展情況，上報給項目管理小組，統一整理出對內、外的績效報告，統一發布接口保證了發布信息的一致，同時根據需要更新項目管理計劃。

項目干系人管理

項目干系人管理就是對項目溝通進行管理，以滿足信息需求者的需求并解決項目干系人之間的問題。在本項目過程中，項目組專門指定一名與外部干系人進行溝通的接口人，開始通過電子郵件的方式進行溝通。初步溝通后進行面對面的會議溝通，最后簽字確認。對于項目組內部成員溝通，由于是集中辦公，為提高溝通效率，內部之間采用了面對面的溝通方式，以方面快速地解決問題。在項目組開發核心系統模塊的階段，我每天都會給項目組成員舉行十分鐘左右的站立會議，及時了解項目中存在的技術難點和問題，以便于及時提出相應的解決方案。

通過一年的努力，我帶領著項目組成功完成了本項目，并順利通過了交通運輸局的驗收，得到了客戶方的認可和好評。在本項目中，從溝通計劃編制、信息發布、績效報告，到項目干系人管理，溝通管理貫穿項目的整個過程，在項目管理中發揮著重要的作用。

盡管我們在項目前期進行了認真的計劃和準備，但是在項目實施過程中，還是存在著一些問題。下面列舉兩個典型的問題及解決方法：

問題一：外部溝通中，存在一些溝通不到位的情況

在項目的移交驗收過程中，用戶代表對非錯誤性的細節提出了挑剔性問題，給項目的交接帶來了諸多不便。

最后經過項目組成員的努力解釋、積極主動地溝通，在通過管理層批準之后修改完善了部分工作，最終和用戶代表達成一致意見，通過了驗收工作。

問題二：部分項目人員溝通管理意識不強，延誤信息整理和匯報

在項目實施過程中，一些項目組人員沒有及時匯報績效和進度信息，一定程度上延誤了績效報告的發布，表現出溝通管理意識不強的問題。

針對這種情況，我利用項目實施過程的間隙時間對相關項目組人員進行了溝通管理知識的培訓，使項目組成員認識到溝通管理的重要性。

以上是我在道路交通智能監控抓拍系統項目溝通管理中的一些體會和措施，通過本項目的溝通管理，使我在實戰中積累了更多的經驗，也使我深深體會到有效地溝通管理對項目的順利實施至關重要。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的信息系统项目管理师：论项目的沟通管理的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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