（本文是學(xué)習(xí)筆記，與大家分享） 4. 使用自頂向下的估算方法 自頂向下的估算方法是項目經(jīng)理使用類似項目的估算，同時使用一些經(jīng)濟(jì)數(shù)學(xué)的理論，來得到當(dāng)前項目的預(yù)算結(jié)果。當(dāng)企業(yè)為其他公司做項目時經(jīng)常采用自頂向下的估算方法。在公司內(nèi)部，IT項目經(jīng)理仍然會做一些類似于過去曾經(jīng)完成的項目，假設(shè)使用磁盤鏡像服務(wù)器安裝一個新操作系統(tǒng)的項目，如果項目經(jīng)理過去曾經(jīng)使用過磁盤鏡像服務(wù)器安裝過其他的操作系統(tǒng)，那么他對如何進(jìn)行當(dāng)前項目就會有很多比較好的想法，這些曾經(jīng)完成的項目中被證明的歷史星系可以讓項目經(jīng)理在采用自頂向下的估算方法節(jié)省更多的時間，因為他利用原來成功的經(jīng)驗。 ?????? 事實上，大多是IT項目以前沒有做過，這是采用自頂向下估算方法的問題，尤其是IT發(fā)展的如此迅速，一般情況下，每個環(huán)境都需要定制，所以采用自頂向下估算方法沒有自底向上的估算方法可靠和實用。 1.?實用模擬估算，如果你正在開發(fā)的項目與過去完成的項目類似，實用模擬估計是你最好的選擇，模擬估計方法實用歷史項目信息預(yù)測當(dāng)前項目的成本，他是自頂向下估算方法的一種類型，模擬估算是將歷史項目的實際成本作為當(dāng)前項目的基礎(chǔ)，實用歷史項目的成本，同時根據(jù)當(dāng)前項目的范圍，規(guī)模和其他已知的變量來估算當(dāng)前項目的成本。 這種估算方法比其他的估算方法節(jié)省時間，但是準(zhǔn)確性差，當(dāng)希望快速給出估算結(jié)果時，這是一個不錯的方法，它只給出項目成本的一個大致結(jié)果。 2.?實用參數(shù)估計 另外一種自頂向下的估算方式是參數(shù)估算，參數(shù)模型是基于一定的參數(shù)實用數(shù)據(jù)模型來預(yù)測項目的成本，模型中的參數(shù)因項目的復(fù)雜程度的不同而有所不同，這個參數(shù)可能是每立方碼的費用，每個單位的費用，一個復(fù)雜的參數(shù)可以使每單位的成本乘上一個調(diào)整因子，這個調(diào)整因子對其進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)使用參數(shù)魔性時，一般要使用參數(shù)，正是這些技術(shù)參數(shù)，IT項目經(jīng)常不適用這種方法。 5. 完成時估算 完成時的預(yù)算是項目各個階段的預(yù)算總和，這是整個項目的預(yù)算保障，如果項目經(jīng)理把項目分解成各個階段，那么每個階段都要反映出階段所需要的費用，這種方法的好處是公司不必要在一開始就把全部階段預(yù)算資金分配下去，而是先分配項目啟動資金，然后完成一個階段任務(wù)，分配一個階段資金就可以了。 這種方法的最大優(yōu)勢在于公司可以在項目的下一個階段開始前一直使用劃撥給項目的預(yù)算，另一個優(yōu)勢是在于它能夠使參與項目的人通過了解項目各個階段的成本來把握項目，并從而得到項目的總成本。 使用這種方法可以使得各個部門對每一個階段的成本，資金到位時間以及項目總成本都有一個清楚的認(rèn)識，即使有的階段沒有現(xiàn)金支出，項目經(jīng)理也應(yīng)該把它們包括進(jìn)來，在有的情況下，你需要把完成各個階段所需要的工作小時數(shù)量加起來乘以雇員時間成本或咨詢專家成本。 6. 零基運(yùn)算，你還可能遇到的概念是零基運(yùn)算，零基運(yùn)算意味著預(yù)算總是從零開始，而不是在其他類似的項目基礎(chǔ)上把支出一個個列出來。零基運(yùn)算要求開始時余額為零，也就是說，你不能把去年IT部門所有項目的預(yù)算費用，加上20%，就作為今年的升級預(yù)算，零基運(yùn)算迫使項目經(jīng)理計算出項目每個階段的實際成本。盡管這個方法類似自底向上的分析方法，但這個方法常常用在一系列項目，一個部門或者要持續(xù)幾年的長期項目，IT項目經(jīng)理對于零基預(yù)算的最大意見在于這使得他感覺好像在重復(fù)勞動，事實上，它迫使你確定物品或服務(wù)的價格沒有發(fā)生變化，如果改變了，零基預(yù)算就會反映出來，零基預(yù)算迫使項目經(jīng)理產(chǎn)生一種責(zé)任感，因為他們必須要得到服務(wù)以及要購買的硬件的準(zhǔn)確成本。 有些項目經(jīng)理可能根據(jù)類似預(yù)算而制造出一個新的預(yù)算，請你不要這么做，如果你這么做，公司可能再花冤枉錢，而你付出的代價則是你的項目和工作。如果你把去年的預(yù)算添加20%，作為今年的服務(wù)器升級的預(yù)算，到實際購買服務(wù)器的時候，價格可能上漲了30%，這個時候就得去和項目相關(guān)人員解釋。如果要求使用零基預(yù)算，那么就一定要使用他，即使目前的項目和原來的項目一模一樣，也要去進(jìn)行實際的調(diào)查，并準(zhǔn)確的報告他們。這個過程很枯燥，但也正是這個過程被稱為工作。 7.確定項目的支出，表面上看，項目的成本很容易預(yù)測，只要找出需要的硬件，把它們加起來，就是所需要的成本。其實沒有那么容易，預(yù)測項目成本還涉及其他方面的因素。預(yù)測項目支出時，項目經(jīng)理必須要考慮員工個人，員工的組織形式，硬件花費，項目已確立的范圍以及實施計劃必須的硬件等，所有這些變量對于項目支出的長期計劃的制定，計算，以及合理假設(shè)都很有幫助，要想創(chuàng)建準(zhǔn)確的預(yù)算，縝密的計劃和豐富的經(jīng)驗是最重要的兩個因素。 1.???????? 物品成本，自造或者購買產(chǎn)品的決定是管理的一個基本方面，一些情況，購買是劃算的，而另外的情況，自己制造是更為合適的，自造，購買分析是最初定義項目范圍時使用的決定自造還是購買的方法，在項目的進(jìn)展過程中，還需要自造購買分析方法，除了需要考慮自造或購買的初始成本，還要考慮后續(xù)的大量費用，比如維護(hù)費用。究竟是自造還是購買需要考慮諸多因素，比如 ?????????????????????????????????????? i.組裝需要多長時間，如果團(tuán)隊有組裝的經(jīng)驗，那么可以準(zhǔn)確預(yù)測組裝過程需要多長時間，從而計算出組裝過程的成本。 ???????????????????????????????????? ii.技術(shù)人員還有那些工作要做，考慮技術(shù)人員的時間，時間成本以及項目中技術(shù)人員要承擔(dān)的其他任務(wù)。 ??????????????????????????????????? iii.?供應(yīng)商是否保證他們的工作質(zhì)量,如果由供應(yīng)商來組裝，供應(yīng)商應(yīng)該對他們的服務(wù)有相應(yīng)的承諾。 ?????????????????????????????????? iv.?值得這么麻煩嗎？有時自己動手帶來的麻煩遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了節(jié)省的錢，在有些情況下，特別是當(dāng)自己動手節(jié)省不了多少錢，應(yīng)該讓供應(yīng)商來組裝更有效率。 2.? 估算工作小時數(shù) 在項目管理中最困難的因素是時間，也是最難預(yù)測和最容易失去控制的因素。作為項目經(jīng)理，你的時間是寶貴的，不能讓用戶，傳呼打擾，但是還有那么多的用戶要來找你，每天用在處理解決問題的時間和真正用來開展項目的時間相比，他們占了很高的百分比。作為項目經(jīng)理，可能并不參與項目的每一個實施步驟，但是你必須喝你的團(tuán)隊并肩作戰(zhàn)，耐心地解決和項目成功相關(guān)的問題，而且你還需要時間跟蹤報告項目的實施情況。在有的公司里，你可能身兼數(shù)職，一方面做用戶支持，另一方面還要從事項目的各個階段的工作，跟蹤項目的執(zhí)行情況，不管是怎樣的情況據(jù)誒管理你的以及其團(tuán)隊的時間的能力對于項目的成功與否至關(guān)重要。在做項目預(yù)算時，使用最壞和最好的情況來預(yù)測團(tuán)隊成員的時間，許多項目經(jīng)理，對人力成本有一個范圍，對每一個人的平均小時工資和預(yù)測的團(tuán)隊成員完成任務(wù)所需要的小時數(shù)來準(zhǔn)確得到最好，最壞和最平均情況下每個圖案對成員所需時間相關(guān)聯(lián)的成本情況。 在分配任務(wù)資源的時候，應(yīng)該考慮下面兩種情況 l?生產(chǎn)率，一個高成本的資源比一個低成本、工作經(jīng)驗少的資源在完成任務(wù)的時候更快更有效率嗎？ l?增加資源與回報的規(guī)律 給某些任務(wù)增加資源并不一定會按比例減少開發(fā)時間，比如安裝電話線時增加2個人可能會使得任務(wù)完成更快一些，但是如果同樣增加4個人并不一定更快。 3.使用pert ：通過最好和最壞的情況可以很快和很容易地獲取平均成本，你也可以采用稍微復(fù)雜的算法，就是工程評價技術(shù)，也稱為pert，是估算完成活動時間的理想方法，它采用加權(quán)平均來預(yù)測活動需要的時間，這個加權(quán)平均是最悲觀值加上最樂觀值再加上4被的最可能值最后除以6，之所以除以6是因為在計算加權(quán)時，最悲觀值的權(quán)重是1，最樂觀值的權(quán)重是1，最可能值的權(quán)重是4。所以要除以6。 8.?跟蹤預(yù)算支出 支出很容易超過預(yù)算，破壞預(yù)算的不是購買行為，而是缺乏計劃，隱藏成本以及缺乏整體的調(diào)查研究。 1. 失控項目 從名字就可以看出，開始進(jìn)行很好的項目，逐漸出現(xiàn)加速，力度增加，項目范圍也擴(kuò)大，最終導(dǎo)致在預(yù)算，時間甚至你的信譽(yù)或事業(yè)方面出現(xiàn)嚴(yán)重失控，項目失控的一個最大因素就是預(yù)算，項目經(jīng)理經(jīng)常把錢拋向問題，而不是尋找解決方案。失控項目可能出于以下幾種原因： ?????????????????????????????????????? i.?缺乏計劃，在項目的各個階段沒有做好計劃，在項目的開始而不是最后失敗了。 ???????????????????????????????????? ii.?缺乏項目視圖 沒能給項目確定一個清楚的目標(biāo) ??????????????????????????????????? iii.?項目范圍擴(kuò)展 管理層和各部門不斷給項目加入新的細(xì)節(jié)和要求。 ?????????????????????????????????? iv.缺乏領(lǐng)導(dǎo) 缺乏領(lǐng)導(dǎo)，項目注定要漫無目的的前進(jìn)，從而導(dǎo)致額外的費用。 ???????????????????????????????????? v.? 缺少變更控制，ccs是對變更和增加項目范圍進(jìn)行評估，批準(zhǔn)或者拒絕的正式過程。 2.?跟蹤支出，項目開始前，你需要了解企業(yè)有關(guān)項目支出跟蹤和控制的規(guī)定，有些企業(yè)預(yù)算由管理層控制，同時要聽項目經(jīng)理的匯報結(jié)果，而另外的一些企業(yè)，項目經(jīng)理負(fù)責(zé)每天跟蹤項目的支出情況，有很多工具可以幫助你跟蹤項目支出，不管使用那種工具，以下是你必須要包含的一些因素， ?????????????????????????????????????? i.?工作時間，對于任何項目來說，時間都是最昂貴的因素之一，所以應(yīng)該制定一個計劃讓團(tuán)隊成員報告他們投入給定項目的時間，如果供應(yīng)商或者咨詢專家按照小時收費，也應(yīng)該創(chuàng)建一種方法使得他們可以報告自己的工作時間，如果公司實行加班或者周末工資，也應(yīng)該創(chuàng)建一種方法，團(tuán)隊成員的職能經(jīng)理也希望了解這些員工花費在這個項目上的時間。 ???????????????????????????????????? ii. 購買物品 跟蹤所有為你的項目購買的硬件，工具，軟件，電線和其他的物品，包括用現(xiàn)金支付的小東西，比如比薩，晚餐以及其他一些位團(tuán)隊購買的物品。 ??????????????????????????????????? iii.? 軟件許可證，如果你的IT項目包括軟件許可證費用，那么一定要記錄這些費用。 ?????????????????????????????????? iv.??工作站和服務(wù)器，如果你的IT項目包括工作站和服務(wù)器，那么要記錄購買價格。 ???????????????????????????????????? v.實際的偏差，在項目進(jìn)行過程中，你估算的成本與項目實際的成本可能有一定的差距，這個差距也應(yīng)該被記錄。

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總結(jié)

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