這一講來說郵件寫作，因為郵件是職場中寫得最頻繁，也是最受忽略的，而它的質量提升空間非常大，我要幫你升級為高段位的郵件作者。用我的套路，你能在短短10分鐘內，寫出一封戰勝80%同行的郵件。
下面我把郵件拆解開，從標題、開頭、正文、訴求和結尾這幾方面，分別闡述。
用“呼喚你”和“愉悅你”的標題
首先是標題，好的標題要達到呼喚你，愉悅你的效果。
比如這個標題：
《12月3日的培訓課程》
這種框架式標題，無法呼喚到對方。他12月3日要是已經有別的工作安排了，根本不會看郵件。
不如改為：
《12月3日——學習成為有效溝通者》
這個標題更好，對方哪怕很忙，但凡他對這個話題感興趣，他也會仔細看郵件，時間都是可以擠出來的嘛。
再看這個例子，如果標題是：
《5月12日會議紀要》
這屬于領導可看可不看的郵件，不如改為：
《5月12日會后行動方案，請批示》
這樣寫的話，你不再是一個只會做記錄的秘書，你已經向前邁出一步，做出了行動方案。
看這個例子：
《Re:Re:Re:Re:部門會議的籌備》
這種前面有很多Re:Re:Re:的郵件標題你發過沒有？已經討論過很多輪的郵件，討論話題有進一步的聚焦。
所以，你可以保留最后一個Re:便于以后查找，然后在前面做個正標題，就是這一輪的話題，中間用分號隔開。
不如改為：
《年度明星員工；Re:部門會議的籌備》
分號前后兩個部分位置可以互調。
這就是標題的寫法。
開頭三句要有溫度、有重點
接下來，郵件要寫開頭了。
將寫作目的放在開篇的前三句話中，?因為郵件的那第四句話，已經不算開頭了。
根據我在不同企業收集到的郵件樣本，我發現，開篇的問題往往不在于沒有開門見山，而是千篇一律的機器語言風格。
溝通是需要暖場的，不要讓讀者每次都覺得他在和一臺機器溝通。尤其是那些今生和你只有郵件緣分，沒有見面緣分的讀者。?
請在開頭用一句話寫出你的個性，寫出你的感性智慧。
我記得休完產假回來上班后，收到的第一封郵件，是領導發的，第一句話寫的是：
“祝賀你升級為媽媽，照片上的小寶寶快樂而健康。歡迎你回到我們的隊伍。”
我心里暖融融的。
后來我每封郵件的開頭構思，花的時間最久。我提供一些版本供你參考：
嘿，剛剛的發言很精彩！
（這句話用在某次的電話會議之后的郵件開頭）
夏天的貴州很舒爽吧。
（這句話用在對方剛剛度假回來）
我上周的年會獲益匪淺，終于和你真人見到面啦。
（這句話用在參加完對方組織的年會后）
你看，都是短短的一句話。然后第二、三句馬上進入主題。
“我給你發郵件，是想核實一下……”
這就是有溫度、有重點的郵件開頭的寫法。
正文用“三個凡是”的格式呈現
開頭寫完后，正文如何展開呢？內容和格式分別有要求。
內容的要求，就是我們上一講里提到的，TCS三步構思法中的內容要求，還記得嗎？你要提供所有必需的信息。?
必需，不是你想寫的，是讀者需要知道的，而且是所有他需要知道的。
這是一個很高的要求，如果你真的做到了，讀者自然會產生“雙向溝通”的感覺——你真懂我，我要的，你都給了。
當你給領導提供某個商務餐會的信息時，如果你只說明時間、地點，那就不合格。他的所有必需信息，可能是：
他在上一個活動結束后，能否趕得上這個餐會；
如果要趕，什么方式過去最快；
餐會有沒有重要嘉賓，是否值得他趕過去。
你看，這就是考察你對他人需求的敏感度和洞察力。
格式上如何做呢？請遵守“三個凡是”：
第一個凡是：凡是能分段就分。
你的思考以段落為單位。沒有邏輯是分不出段的。同時，也不要一句話一段，這也是沒有邏輯。
第二個凡是：凡是能做小標題的，就做。
小標題是路標，降低了讀者的閱讀難度，同時防止他的閱讀思維不要脫軌。
做小標題時，記得結構平行。我來給你舉一組不合格的小標題：
現行的合同條款
協商新條款
誰簽署合同
這三個小標題結構不平行，第一個是名詞短語，第二個是動賓短語，第三個是句子。
怎樣改呢？改成結構平行的短語。同時，我給你兩個小竅門：
第一個竅門是，?小標題最好做成動賓短語，動賓結構是人類語言中最有影響力、最有號召力的結構。
歷史上留下印記的語言，都是動賓。比如同盟會的“驅除韃虜，恢復中華，創立民國，平均地權”，迪士尼的“制造奇跡”等。
所以剛剛那三個小標題可以改為：
回顧先行條款
協商新條款
確定簽署人
第二個小竅門是，?如果你要顯得很正式，那么遇到兩個字的動詞，可以只保留一個字，力透紙背，更有氣勢。
比如：
“調整結構”，寫成“調結構”；
“夯實基礎”，寫成“夯基礎”；
“振興集鎮”，寫成“興集鎮”。
第三個凡是，凡是能列清單圖表的，就列。
清單圖表不僅對方容易閱讀，還能幫作者隱藏掉啰嗦的詞。所謂“一圖勝千文”，就是這個意思。
三個凡是不僅為文字創造出“留白”，讀者的眼睛需要休息，給他喘口氣；而且，把你結構化的思維，視覺化給讀者看到，讀者表示很滿意。
擅于使用三個凡是的作者，不需要借助下劃線或粗黑體，就能將所要強調的內容得以強調，這就是優雅的寫作。
如果你一定要使用下劃線或粗黑體，也不要同時一起使用，否則顯得過于絕望，像是沖讀者大喊。
最后，給你參考一份美國政府的公文。這是1976年和1977年的美國聯邦稅表的填表說明。孰優孰劣，一看就知道了吧。

當讀者能輕輕松松找到他想讀到的內容時，他更容易按照你寫的去做。
這就是郵件正文的寫法：內容上，提供“所有必需信息”；格式上，做到“三個凡是”。
立場要清晰，語氣要尊重
接下來，是訴求部分。高質量的訴求，立場是清晰的，而語氣是尊重的。
對比一下：
第一種寫法：
請各位按時遞交表格，否則劉總會責備。
第二種寫法：
我期待在下午4點之前收到您的表格，尤其是王力和李譚譚二位。如果您實在忙不過來，請提前告知我。我會在3:00-3:30時段電話您，給予協助。
第一種寫法，不僅立場沒寫清楚，連具體幾點鐘要都沒標明，語氣還強硬——“我告訴你，你小子別害我?！?br /> 而第二種寫法，時間點寫得清清楚楚，還將其中的兩個重要人物一一點名。同時，在措詞上，采取了讀者樂于接受的語氣。
觀察出他是怎樣寫出尊重的語氣來的嗎？用了兩個技巧：
第一個技巧是，把句子拉長。?
句子越短，越有力。如果是下行文，讓下面的人無條件執行，那么可以用短句，比如“望參照執行”。
如果是給同級的人寫郵件，希望對方心甘情愿地配合你，請拉長句子，一句話甚至可以寫成兩句話。
過去有學員這么寫：“我明天之前需要你的回復”，我告訴他，語氣不對，他立刻在后面加了個“OK?”這也不行啊，OK太短。
你可能是在一個愉悅的早晨，給對方寫了一個商量式的“OK?”但你不知道對方過了一天什么日子，他可能正滿懷心事地看郵件。你的“OK”，在他看來，可能是個暴風驟雨式命令的“OK”。
請記住，訴求這個部分很敏感，我們前面提到的KISS原則，不適用這個部分。句子太短，本身就是一種簡單粗暴。
第二個技巧是，用問句把需求寫出去。
會用這種方式溝通的人，越顯得權力在握，越能影響到對方。比如，
不寫：“我周四下午需要和你約個電話會議”，
而寫：“請問周四下午你有時間做個電話會議嗎？”
溫和而堅定地表達訴求，是自尊度高的人群的特定習慣。他們會把它看成一種理所當然的職場禮儀，并對粗暴的表達方式產生發自內心的排斥。
積極開放的結尾，引發真正的行動
該寫結尾了。很多人郵件的結尾寫：
如果您有任何問題，請隨時和我聯系。
其實有更好的寫法。如果對方對你很重要，不是他來找你，而是你找他。你應該在結尾處用心，讓你積極主動的樣子，被他看見。
比如：
我會每周和您更新這個項目的進程。
周一我會和您聯系，看看您是否有其他問題我可以協助解決。
另外，開放式結尾人人都喜歡。
比如：
我期待能和您在電話里進一步討論。
歡迎您的建議。
盼探討。
郵件沒有“把他嘴堵上”這個功能，所以，積極而開放的結尾是好結尾，它能讓讀者再一次產生雙向溝通的幻覺，降低了你和他的信任成本。

【本講小結】
首先，?你學會了用標題來達到“呼喚你、愉悅你”的效果。
接下來，?你知道了怎樣用有溫度、有重點的開門三句話，來加深你和讀者的緣分。
寫正文時，?你意識到，要提供讀者所有必需信息，并用“三個凡是”來安排格式。
在訴求部分，你學會了兩個文字處理技巧，也就是用長句子和對話式，來寫出清晰的立場、尊重的語氣。
在結尾處，?你了解到，積極而開放的結尾，能引發讀者真正的行動。

總結

以上是生活随笔為你收集整理的【干货】工作邮件高段位写法的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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