【干货】工作邮件高段位写法
這一講來說郵件寫作,因為郵件是職場中寫得最頻繁,也是最受忽略的,而它的質量提升空間非常大,我要幫你升級為高段位的郵件作者。用我的套路,你能在短短10分鐘內,寫出一封戰勝80%同行的郵件。
下面我把郵件拆解開,從標題、開頭、正文、訴求和結尾這幾方面,分別闡述。
用“呼喚你”和“愉悅你”的標題
首先是標題,好的標題要達到呼喚你,愉悅你的效果。
比如這個標題:
《12月3日的培訓課程》
這種框架式標題,無法呼喚到對方。他12月3日要是已經有別的工作安排了,根本不會看郵件。
不如改為:
《12月3日——學習成為有效溝通者》
這個標題更好,對方哪怕很忙,但凡他對這個話題感興趣,他也會仔細看郵件,時間都是可以擠出來的嘛。
再看這個例子,如果標題是:
《5月12日會議紀要》
這屬于領導可看可不看的郵件,不如改為:
《5月12日會后行動方案,請批示》
這樣寫的話,你不再是一個只會做記錄的秘書,你已經向前邁出一步,做出了行動方案。
看這個例子:
《Re:Re:Re:Re:部門會議的籌備》
這種前面有很多Re:Re:Re:的郵件標題你發過沒有?已經討論過很多輪的郵件,討論話題有進一步的聚焦。
所以,你可以保留最后一個Re:便于以后查找,然后在前面做個正標題,就是這一輪的話題,中間用分號隔開。
不如改為:
《年度明星員工;Re:部門會議的籌備》
分號前后兩個部分位置可以互調。
這就是標題的寫法。
開頭三句要有溫度、有重點
接下來,郵件要寫開頭了。
將寫作目的放在開篇的前三句話中,?因為郵件的那第四句話,已經不算開頭了。
根據我在不同企業收集到的郵件樣本,我發現,開篇的問題往往不在于沒有開門見山,而是千篇一律的機器語言風格。
溝通是需要暖場的,不要讓讀者每次都覺得他在和一臺機器溝通。尤其是那些今生和你只有郵件緣分,沒有見面緣分的讀者。?
請在開頭用一句話寫出你的個性,寫出你的感性智慧。
我記得休完產假回來上班后,收到的第一封郵件,是領導發的,第一句話寫的是:
“祝賀你升級為媽媽,照片上的小寶寶快樂而健康。歡迎你回到我們的隊伍。”
我心里暖融融的。
后來我每封郵件的開頭構思,花的時間最久。我提供一些版本供你參考:
嘿,剛剛的發言很精彩!
(這句話用在某次的電話會議之后的郵件開頭)
夏天的貴州很舒爽吧。
(這句話用在對方剛剛度假回來)
我上周的年會獲益匪淺,終于和你真人見到面啦。
(這句話用在參加完對方組織的年會后)
你看,都是短短的一句話。然后第二、三句馬上進入主題。
“我給你發郵件,是想核實一下……”
這就是有溫度、有重點的郵件開頭的寫法。
正文用“三個凡是”的格式呈現
開頭寫完后,正文如何展開呢?內容和格式分別有要求。
內容的要求,就是我們上一講里提到的,TCS三步構思法中的內容要求,還記得嗎?你要提供所有必需的信息。?
必需,不是你想寫的,是讀者需要知道的,而且是所有他需要知道的。
這是一個很高的要求,如果你真的做到了,讀者自然會產生“雙向溝通”的感覺——你真懂我,我要的,你都給了。
當你給領導提供某個商務餐會的信息時,如果你只說明時間、地點,那就不合格。他的所有必需信息,可能是:
他在上一個活動結束后,能否趕得上這個餐會;
如果要趕,什么方式過去最快;
餐會有沒有重要嘉賓,是否值得他趕過去。
你看,這就是考察你對他人需求的敏感度和洞察力。
格式上如何做呢?請遵守“三個凡是”:
第一個凡是:凡是能分段就分。
你的思考以段落為單位。沒有邏輯是分不出段的。同時,也不要一句話一段,這也是沒有邏輯。
第二個凡是:凡是能做小標題的,就做。
小標題是路標,降低了讀者的閱讀難度,同時防止他的閱讀思維不要脫軌。
做小標題時,記得結構平行。我來給你舉一組不合格的小標題:
現行的合同條款
協商新條款
誰簽署合同
這三個小標題結構不平行,第一個是名詞短語,第二個是動賓短語,第三個是句子。
怎樣改呢?改成結構平行的短語。同時,我給你兩個小竅門:
第一個竅門是,?小標題最好做成動賓短語,動賓結構是人類語言中最有影響力、最有號召力的結構。
歷史上留下印記的語言,都是動賓。比如同盟會的“驅除韃虜,恢復中華,創立民國,平均地權”,迪士尼的“制造奇跡”等。
所以剛剛那三個小標題可以改為:
回顧先行條款
協商新條款
確定簽署人
第二個小竅門是,?如果你要顯得很正式,那么遇到兩個字的動詞,可以只保留一個字,力透紙背,更有氣勢。
比如:
“調整結構”,寫成“調結構”;
“夯實基礎”,寫成“夯基礎”;
“振興集鎮”,寫成“興集鎮”。
第三個凡是,凡是能列清單圖表的,就列。
清單圖表不僅對方容易閱讀,還能幫作者隱藏掉啰嗦的詞。所謂“一圖勝千文”,就是這個意思。
三個凡是不僅為文字創造出“留白”,讀者的眼睛需要休息,給他喘口氣;而且,把你結構化的思維,視覺化給讀者看到,讀者表示很滿意。
擅于使用三個凡是的作者,不需要借助下劃線或粗黑體,就能將所要強調的內容得以強調,這就是優雅的寫作。
如果你一定要使用下劃線或粗黑體,也不要同時一起使用,否則顯得過于絕望,像是沖讀者大喊。
最后,給你參考一份美國政府的公文。這是1976年和1977年的美國聯邦稅表的填表說明。孰優孰劣,一看就知道了吧。
當讀者能輕輕松松找到他想讀到的內容時,他更容易按照你寫的去做。
這就是郵件正文的寫法:內容上,提供“所有必需信息”;格式上,做到“三個凡是”。
立場要清晰,語氣要尊重
接下來,是訴求部分。高質量的訴求,立場是清晰的,而語氣是尊重的。
對比一下:
第一種寫法:
請各位按時遞交表格,否則劉總會責備。
第二種寫法:
我期待在下午4點之前收到您的表格,尤其是王力和李譚譚二位。如果您實在忙不過來,請提前告知我。我會在3:00-3:30時段電話您,給予協助。
第一種寫法,不僅立場沒寫清楚,連具體幾點鐘要都沒標明,語氣還強硬——“我告訴你,你小子別害我?!?br /> 而第二種寫法,時間點寫得清清楚楚,還將其中的兩個重要人物一一點名。同時,在措詞上,采取了讀者樂于接受的語氣。
觀察出他是怎樣寫出尊重的語氣來的嗎?用了兩個技巧:
第一個技巧是,把句子拉長。?
句子越短,越有力。如果是下行文,讓下面的人無條件執行,那么可以用短句,比如“望參照執行”。
如果是給同級的人寫郵件,希望對方心甘情愿地配合你,請拉長句子,一句話甚至可以寫成兩句話。
過去有學員這么寫:“我明天之前需要你的回復”,我告訴他,語氣不對,他立刻在后面加了個“OK?”這也不行啊,OK太短。
你可能是在一個愉悅的早晨,給對方寫了一個商量式的“OK?”但你不知道對方過了一天什么日子,他可能正滿懷心事地看郵件。你的“OK”,在他看來,可能是個暴風驟雨式命令的“OK”。
請記住,訴求這個部分很敏感,我們前面提到的KISS原則,不適用這個部分。句子太短,本身就是一種簡單粗暴。
第二個技巧是,用問句把需求寫出去。
會用這種方式溝通的人,越顯得權力在握,越能影響到對方。比如,
不寫:“我周四下午需要和你約個電話會議”,
而寫:“請問周四下午你有時間做個電話會議嗎?”
溫和而堅定地表達訴求,是自尊度高的人群的特定習慣。他們會把它看成一種理所當然的職場禮儀,并對粗暴的表達方式產生發自內心的排斥。
積極開放的結尾,引發真正的行動
該寫結尾了。很多人郵件的結尾寫:
如果您有任何問題,請隨時和我聯系。
其實有更好的寫法。如果對方對你很重要,不是他來找你,而是你找他。你應該在結尾處用心,讓你積極主動的樣子,被他看見。
比如:
我會每周和您更新這個項目的進程。
周一我會和您聯系,看看您是否有其他問題我可以協助解決。
另外,開放式結尾人人都喜歡。
比如:
我期待能和您在電話里進一步討論。
歡迎您的建議。
盼探討。
郵件沒有“把他嘴堵上”這個功能,所以,積極而開放的結尾是好結尾,它能讓讀者再一次產生雙向溝通的幻覺,降低了你和他的信任成本。
【本講小結】
首先,?你學會了用標題來達到“呼喚你、愉悅你”的效果。
接下來,?你知道了怎樣用有溫度、有重點的開門三句話,來加深你和讀者的緣分。
寫正文時,?你意識到,要提供讀者所有必需信息,并用“三個凡是”來安排格式。
在訴求部分,你學會了兩個文字處理技巧,也就是用長句子和對話式,來寫出清晰的立場、尊重的語氣。
在結尾處,?你了解到,積極而開放的結尾,能引發讀者真正的行動。
總結
以上是生活随笔為你收集整理的【干货】工作邮件高段位写法的全部內容,希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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