本報道根據QCon上海2015大會上Staffan N?teberg的主題演講內容整理而成。Staffan N?teberg是暢銷書《番茄工作法圖解》的作者，本次演講的主題為《Pixalut優先級方法——統籌安排，優化效率》，針對“如何排列任務優先級”這個話題進行了分享。

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Staffan出生在瑞典，常年生活在土耳其的伊斯坦布爾。無論是同樣來自瑞典的乒乓球選手Jan Ove Walder還是足球教練Sven-Goran Eriksson，還是諾貝爾獎得主屠呦呦乃至于諾貝爾本人，都有非常多的任務要完成。我們每個人每天也有很多任務要完成，可能是讀一本小說，可能是給兩周沒聯系的媽媽打電話，可能是汽車壞了要去修理，等等。再多的任務也可以去完成，但你在同一個時間段里無論如何也只能去做一件事。這就是為什么我們需要排列任務優先級——“排優”！

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番茄工作法中需要的工具只有一個廚房鐘和三張清單，三張清單分別列出“所有待辦事項”、“今日待辦事項”以及“已完成事項”。整個流程操作起來就像是“把時間裝進盒子里”的感覺：每天早晨，你從“所有待辦事項”的清單里面挑選出一些放入今天的“今日待辦事項”列表，然后從這個列表里面選一項，扭開時鐘，把25分鐘的專注時間放在這一項任務上，25分鐘結束后休息3分鐘。如果嚴格執行番茄工作法，則每一個選擇-專注-休息的循環都在半小時以內，可以快速迭代，類似小步快跑。列表清單最佳的選擇是寫在紙上、掛在白板上，因為有直接用手指操作移動的觸感，因此有更好的親和力（人們之所以喜歡用智能手機，很大一部分原因就是感受那種手指直接改變事物的過程），而且還可以作為公示之用。

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“排優”的過程會面臨很多挑戰，讓人難以挑選出唯一的一件任務，比如：

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• 任務太多\\t
• 任務背后來催的人太多，每個來催的人都著急想要你完成他們看重的那件事\\t
• 對不同任務完成之后實現的目標難以評估\\t
• 有些任務之間有依賴性，比如必須完成A之后才能做B\\t
• 對任務風險的擔憂，比如是否會造成經濟損失\\t
• 有些任務有確定的接受者，比如客戶；有些任務則沒有，比如寫作\

下面我會介紹一些“排優”過程中的最佳實踐。

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清單內容要精準，減少任何可能造成歧義的元素。比如，有人喜歡給清單分類，比如分成很重要的、不那么重要的、更加不重要的——這些分類完全沒有必要。只要給任務標注1、2、3、4，按順序排列即可。清單的順序一定程度上代表了任務內容的重要性，只需要時常去回顧、調整順序即可。

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不要先進先出。這個清單并不需要在意任務進入列表的時間，而僅僅在意他們的價值。

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對于大任務需要拆分的，只把立刻要做的拆分掉，以后要做的先不管它。

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大任務拆分之后變成的一些小任務，可以把不重要的部分移除。

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無論如何，保持“今日待辦清單”越短越好，而“正在做的任務”在任何時候只能有1個。

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如果有三個不同的任務，如果集中一周能做完A，再集中一周能做完B，再集中一周能做完C，則如果每周在三個任務之間切換著做，總共會需要四周的時間。

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隊列理論（Queue Theory）告訴我們，當前進行中的任務越短，則迭代的頻率越快。

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為不同的場景制定清單。比如，一個清單可以叫做“在電腦上做的任務”，另一個清單可以叫做“在公交車上做的任務”。

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有關重要+緊急、重要+不緊急、不重要+緊急、不重要+不緊急四象限的思考：人們都知道聰明的做法是優先做重要+不緊急的事情，但為什么人們往往做的事情都是不重要+不緊急的事情呢（比如刷微博微信）？因為除了這個四象限之外我們還可以畫出另一個四象限，叫做簡單+有趣、簡單+無聊、困難+有趣、困難+無聊的四象限。有一個單詞“prenaissance”專門用來形容這個情況，就是人們本能的會選擇簡單+有趣的組合，避開困難+無聊的組合。應對這個情況，我們可以多用一些其他的元素來協助我們的理性，比如這個象限：任務完成難易度 vs 任務完成后造成的影響大小。有人嘗試用積分榜，不過我覺得積分榜太抽象了，干擾了人類的直覺，不如圖形化的象限圖好用。

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如何評估任務完成后造成的影響大小呢？我有個朋友跟我介紹了一個“另一個我”的方法：

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這個圖的意思如下：最上面的這個“我”，做了一家軟件公司，為物流系統做軟件，以更好的調配卡車運輸。然后，卡車將物資運到了需要物資的場所，比如商店、超市等等。然后，右下角這個“另一個我”去超市買到了自己需要的物資。

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“另一個我”的理論是這樣說的：如果從“這個我”到“另一個我”之間的距離超過3步，那么你也許應該考慮換個工作，否則恐怕并不容易感到自己工作的重要性。

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人們常說工作要“有成效”（effect），但很多人都沒有準確理解“有成效”的意思。很多人把有成效當作了“有效率”（efficiency），就是“快、快、再快一些”，把快速做事當作了目標。這是最低級的。有些人則把有成效當作了“有產出”（productivity），把這個做完、再把那個做完，這是把“完成”作為目標。這個比單純的有效率要更好一些。而真正的“有成效”（effectiveness），是要造成影響，給事物帶來改變，帶來更多的價值。“第一個我”做的事情，有沒有給“另一個我”帶來價值？如果你的工作有成效，答案應該是肯定的。

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總結來說，在使用番茄工作法的過程中，迭代應該是敏捷的，操作應該是可視化的、有觸感的、可以方便的跟人共享的；在任務優先級排列的考量中，要多思考任務的成效。沒有兩件任務在同一個時間下是同等重要的，利用你的直覺和一些可視化的工具，決定那最重要的一個吧！

總結

以上是生活随笔為你收集整理的《番茄工作法图解》作者亲身讲解：这些最佳实践可以帮你筛选出那个最重要的任务...的全部內容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。

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