《设计团队协作权威指南》—第1章1.3节甘为螺丝钉
本節書摘來自異步社區《設計團隊協作權威指南》一書中的第1章1.3節甘為螺絲釘,作者【美】Dan M.Brown,更多章節內容可以訪問云棲社區“異步社區”公眾號查看。
1.3 甘為螺絲釘
我有一個理論。就算別的都不說,通過第1章的內容您也該發現,我比較喜歡命名事物,所以我又給我的理論起了一個名字——“職業妥協理論”。這個理論是這樣的。
當一個人決心成為一名設計師時,他有一種觀點,認為自己將花費大量時間在圖紙和原型上,不斷定義和完善產品的概念。在他的想象中,這本該占用他的大部分時間和精力。
實際上完全不是這樣。設計師充其量花費50%的時間來制訂和完善他們的想法。其余的50%甚至更多時間,設計師致力于同他人協作——管理預期、制訂項目時間表、收集需求、評估設計方向、商定設計決策等。
實習設計師可能得花費整個實習期,來嘗試轉變這種觀點。可是,他們寧愿相信,其他的設計師要么是得心應手,要么就是另辟蹊徑。他們以為這種“非設計”工作會阻礙他們憑借能力取得成功。他們甚至以為,只要改變一些做法,他們就能夠通過設計實現他們的理想。
“設計”本身并不是最重要的,現實中的設計不僅僅是玩概念的工作,對一個設計師而言,越早認識到這一點,對自己的將來越有好處。
事實上,產品、消費者、生產周期、市場營銷以及商業運作是非常復雜的,一個人絕對無法掌控全局。無論是面向建筑業,還是面向出版業,或是面向消費類電子產品,設計師們都得認識到,自己只是一個大工程中的一個角色。就算在某個項目中,設計師發揮著不可替代的重要作用,沒有他新產品就無法問世,他仍有必要堅持這種妥協性的認識。
本章開始時,我闡述了一個團隊應具備的因素。列舉了提高團隊效率的原則。引出了促使團隊運轉的重要部分:基本的品格——謙虛、互相尊重和包容。最后,是這些基本特征使一個團隊凝聚到一起。但是,想要團隊取得成功,光有這些還不夠。為了取得成功,設計師必須保持平和的心態。所謂平和的心態,就是作為一個設計師,承認自己僅僅是更大成就中的一個參與者而已。
獲取忠誠
Erika Hall
騾子設計工作室(Mule Design Studio)
創始人之一,策劃董事
“今天就要把文件交給我。”
“您就放心吧。”
——看出來了嗎,只有在默契的同事間才會有這種交流的語氣,他們彼此心里都很清楚,這一天就要結束了,而這份文件不可能再拖下去了。一個組織內,人們之間的交流仿佛是心靈相通的,這種交流是自然發生的、下意識的行為——也就是說,沒有多少客套話。拋去了偽善的客套(或措辭嚴謹的電子郵件)和錚錚誓言,也就避免了不必要的猜忌。而這些猜忌會浪費時間,導致工作效率低下以及溝通不暢。
有效的協作需要承諾,例如提出要求、履行諾言以及隨后而來的一系列動作。一個通力協作的團隊中,由于大家都知根知底而且彼此信任,因此每個人在說每句話的時候,都可以放寬心。
可以從兩個方面來看承諾中互為責任的雙方。
一方要求得到承諾并落實。在設計工作中,這通常是董事或項目經理,但這些人很容易變成團隊中的其他角色。
另一方則做出許諾。
建立可靠的互信,最大的障礙是對可信度的憂慮和對委托的過高期望。提出要求的一方也許不會提出明確的條款,那是因為他們擔心被拒絕。那些還沒聽清要求就一口答應下來的人,往往是因為他們迫切希望達成協議,有時候也許是希望拉攏對方,有時甚至僅僅只是為了擠掉其他競爭者。當交流想法了解了對方的需求之后,任何一方都有可能退出。也就是說,協議達成都是建立在對另一方的主觀預判之上的。
如何要求并做出承諾
每當您向同事(客戶、供應商)提要求時,請記住以下幾點。
提出要求必須明確具體。
一定要有一個時間框架。
最后把上面兩點解釋清楚,也就是“為什么要在特定時間做特定的事”。
這里舉個反例:
“您去查看一下我們的用戶反饋信息吧?”
如果您提出了這樣的要求,那么第二天您去問他的時候,可能會發現同事并沒有去做這項工作,到那時您往往會一肚子火,然后嚴厲地說道:
“今天下午六點前您必須完成對用戶反饋的搜集整理工作,完成后通過電子郵件告知我。我需要每個人都為明天的會議做好準備。”
如果您沒有充足的理由就這樣對同事高聲說話的話,無論是誰都不會服氣,甚至會拒絕您。
反過來,如果您的同事給您一個含糊不清的請求:
“您去查看一下我們的用戶反饋信息吧?”
在答應之前一定要問清楚截止時間和完成后的工作,就像這樣:
“您什么時候要?完成之后做什么?”
勇于承認錯誤
人非圣賢,孰能無過?有時候,我們沒有那個金剛鉆,卻不幸攬到了瓷器活兒。出現這種情況時,我們必須清醒地認識到這是自己造成的,我們必須坦白地道歉,并重新作出保證。對有的人來說,這很難做到。“自我保護”和“責任推諉”對于一個團隊會造成很嚴重的傷害。
當然,認錯也是有講究的,除非您能做到,否則不要因為犯了錯就不惜一切代價挽回,毫無原則地答應任何要求,這等于在原地栽跟頭。正確的做法是勇敢地承擔責任,并重新商定相關事宜,這有助于保持您的可信度。一旦意識到出了問題,第一時間舉手承認,千萬別假裝于己無關。如果您對待所說的每一句話,都表現出認真的態度,那么別人就會認為您是一個言而有信的人。
然后呢?當然是行動!
如果所有的想法離開了實際行動,那人類一定不可能取得今天的進步。行動是最好的承諾。如果您的團隊中每個人都能做到言而有信,那么團隊合作的力量將空前強大。如果面對的是很棘手的問題,而對方要您做出的承諾不是一朝一夕就能兌現的話,那么就從小處著手,一步一步去解決。您可以從受領并完成很多小的任務開始——比如在一小時內回復電子郵件或在一天結束前回訪客戶。請記得,每個單獨的請求,都要有具體的要求和明確的時限。
讓我們從慶祝每個小小的成功開始吧!■
設計機器時,設計師必須認識到,某個螺絲釘可能會失效,但為了不影響到整部機器的正常運轉,往往會有冗余設計。然而,當設計師作為一個參與者時則必須意識到,團隊沒有冗余,項目的成敗取決于每一個人的履職盡責。任何一個人的失誤都可能導致團隊的潰敗。為此,身為設計師必須更加積極努力地參與其中,這是為了鼓舞和帶動整個項目取得成功。這同時意味著,設計師必須要有主見,既能和他人和睦相處,又能在關鍵時刻大膽說:“不!”
1.3.1 主見
一個積極的參與者對于自己應有如下5個認識。
各自的角色:每個參與者都必須搞清各自的責任范圍,不只是分配到的任務,還有各自的影響力和控制力。
個體的價值:每個參與者必須知道自己獨特的視角,并清楚這種獨特的視角在團隊解決設計課題時能發揮怎樣的作用。
個人的弱點:參與者必須搞清楚自己有多大能耐,那些類型的任務是自己完成不了或完成不好的。
自身的喜好:參與者必須在同其他團隊成員進行交流溝通的過程中,發掘他們每個人自身的喜好。
自己的目標:一個好的參與者,每當他從事一個項目時,都能從中找到自己的目標,并通過項目讓自己得到提高。
1.3.2 與他人和睦相處
設計師當然要有主見,但是作為參與者,您得明白,您畢竟是同他人一起工作的。本章之前提到的“多樣構成原則”隱含了一個意思,那就是設計師必須對團隊及其成員做出一個預測,其中包括其他成員的個性、能力、偏好和行事風格。可以根據他們的優勢來開展工作。既然是一個團隊,就要培養出那種成員間各有所長,相互間取長補短的氛圍。
因此,參與者必須了解對方的期望并鼓勵對方,從而發現對方的特殊偏好和獨特視角。這里有幾個問題可以用來問問身邊的同事。
不好意思,打斷一下,給我提點意見唄?
您的日程沒有更改嗎?
這個項目已經耗了您多少時間了?
您是一個細膩的人呢還是一個大大咧咧的人?
哪種任務對您來說是小菜一碟?哪些又會花費更多時間?
您能多快回復一封郵件?
1.3.3 果斷拒絕
作為參與者,設計師應具備一種面對額外要求時果斷拒絕的能力。在商量的時候,我選擇和您談并不是說我要同意,其實我的最終目標應是拒絕。有時候拒絕比接受更有價值,這是因為它告訴項目組織者:
盡管我參與了討論,但是我還有一攤子事兒等著做;
我必須放下手頭的要緊事,才能接受新的請求;
當投資方或組織者的要求超出了我們當前的能力范圍時,項目和團隊都將面臨風險。
盡管拒絕多少會讓某人感到失望,但是這么做是為了讓別人看到您的坦率和真誠。一個人果斷拒絕的能力是由如下3個緊密相關的因素決定的。
什么!無職務雇員?
“無職務雇員”,在本書指的就是“設計師一類的人”。職務,是一種在設計過程中用來提煉和確定用戶要求的工具。雖然這個字眼挺誘人,但它存在的目的不是對人進行分類。相反,它們幫助設計團隊確定工作和目標,并理出輕重緩急,制訂出詳細合理的計劃——總而言之就是方便分工。
因為某一職務代表著相關行為的集合,所以它是必然是抽象的。用“職務”來抽象地定義一個人,等于否認其個性。它意味著利用一個人應有的反應和行為方式來給他下結論。這么做無異于給一個人貼上某種標簽,讓人們在認識他之前就對他形成一種不真實的印象——但這只能說明他應該是一個怎么樣的人,卻不能說明他本來是一個怎么樣的人。魯莽地給某人扣上職務的帽子,對他而言是有失尊重的,因為它削弱了他進步發展的能力。
這是本書并不涉及任何分類模型的主要原因。這本書的目的是為設計師提供一套解決困難的工具,是對事不對人的。
謙虛:參與者并不需要證明什么。
尊重:參與者清楚地知道,面對額外的任務,考慮到自己的能力,這種拒絕會得到項目組織者的理解。
包容:參與者知道組織者了解他,而且組織者有一定的判斷能力,他應該知道強迫別人去做更多的工作只會適得其反。
總結
以上是生活随笔為你收集整理的《设计团队协作权威指南》—第1章1.3节甘为螺丝钉的全部內容,希望文章能夠幫你解決所遇到的問題。
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