在企事業(yè)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)中所需要使用的信息，除了數(shù)據(jù)之外，還包括文檔。文檔是各種類別和格式的，它們可能是Word文件，如企業(yè)的規(guī)章制度；可能是AutoCAD文件，如產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙；也可能是視頻、音頻文件，如內(nèi)部培訓(xùn)資料，等等。通常的管理信息系統(tǒng)，多用于管理數(shù)據(jù)，管理文檔的功能沒(méi)有或者很弱。Excel服務(wù)器從旗艦版開(kāi)始，即增添了網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)的功能，可對(duì)文檔等非格式化信息進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，至2020版，更特別增加了文檔管理模塊，提供了完備的文檔管理功能，包括：

文檔的集中統(tǒng)一存儲(chǔ)。

文檔訪問(wèn)權(quán)限控制。

文檔版本控制。

文檔庫(kù)基線管理。

為文檔和表單數(shù)據(jù)建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。

特別地，Excel服務(wù)器2020的CAD版-----CAD服務(wù)器2020，對(duì)于企業(yè)中大量存在的重要資源----以CAD文檔形式存在的產(chǎn)品設(shè)計(jì)資料、施工圖紙等，不僅可以管理這些文檔本身，還可以提取或更新CAD文檔中包含的信息，如尺寸、重量、材質(zhì)、構(gòu)成等，從而實(shí)現(xiàn)了CAD軟件和傳統(tǒng)管理信息系統(tǒng)的集成，令產(chǎn)品設(shè)計(jì)部門(mén)和其他部門(mén)之間的溝通和協(xié)調(diào)更加規(guī)范、高效、自動(dòng)化。

下圖為文檔庫(kù)管理的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖。

系統(tǒng)中有數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器和文檔服務(wù)器。文檔服務(wù)器上需要安裝網(wǎng)絡(luò)硬盤(pán)服務(wù)(詳見(jiàn)“安裝”)；文檔的物理文件本身存儲(chǔ)在文檔庫(kù)服務(wù)器上的文檔庫(kù)中，而文檔的屬性信息存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶對(duì)于文檔庫(kù)的訪問(wèn)權(quán)限信息也存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。用戶在軟件的操作界面上看到的是文檔庫(kù)及其中的文檔的信息(來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù))，當(dāng)用戶要對(duì)其中的文檔進(jìn)行操作時(shí)，該文檔的物理文件會(huì)自動(dòng)從文檔服務(wù)器下載到用戶機(jī)器的本地工作目錄中，操作針對(duì)本地文件進(jìn)行，操作完成后再回傳到文檔服務(wù)器中。

圖26?1

用戶登錄到系統(tǒng)后，點(diǎn)擊“文檔管理”選項(xiàng)卡進(jìn)入文檔管理欄目，則看到文檔管理主窗口。

窗口最上面是工具欄，工具欄之下，左側(cè)是文檔庫(kù)目錄樹(shù)，右側(cè)為文檔列表。

文檔庫(kù)目錄樹(shù)

文檔庫(kù)目錄樹(shù)中，根節(jié)點(diǎn)為“文檔中心”，其下的一級(jí)子節(jié)點(diǎn)是當(dāng)前用戶有權(quán)訪問(wèn)的所有文檔庫(kù)名稱，每個(gè)文檔庫(kù)名稱下，是該文檔庫(kù)的各級(jí)子目錄。

選中文檔庫(kù)名稱或者某個(gè)目錄，在右側(cè)的文檔列表中，會(huì)列出該目錄及其各級(jí)子目錄下的當(dāng)前用戶可見(jiàn)的文檔。

在文檔庫(kù)目錄樹(shù)中，選中某節(jié)點(diǎn)，根據(jù)用戶的權(quán)限不同，針對(duì)此節(jié)點(diǎn)所代表的對(duì)象能夠進(jìn)行的操作也不同；點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，會(huì)出現(xiàn)彈出菜單，其中的菜單項(xiàng)為針對(duì)當(dāng)前選中節(jié)點(diǎn)可進(jìn)行的操作；也可以點(diǎn)擊工具欄上的【操作】，其下拉出來(lái)的子菜單項(xiàng)，為針對(duì)當(dāng)前選中節(jié)點(diǎn)可進(jìn)行的操作。

文檔列表

在文檔庫(kù)目錄樹(shù)上選擇了某個(gè)目錄之后，右側(cè)的文檔列表區(qū)，顯示該目錄及其各級(jí)子目錄下的當(dāng)前用戶有訪問(wèn)權(quán)限的文檔。

文檔列表中顯示的文檔信息包括：

文檔名稱：最初把文檔添加到文檔庫(kù)的時(shí)候，用戶為此文檔賦予的名稱。

文檔路徑：該文檔在文檔庫(kù)中何目錄之下。

文件名：該文檔的物理文件名。

文檔類型：用于標(biāo)識(shí)該文檔是否是一個(gè)

CAD

文檔及其對(duì)應(yīng)的

CAD

軟件類型

；

Excel

服務(wù)器

CAD

版支持和

CAD

軟件的集成，目前所支持的

CAD

軟件有三種

：

AutoCAD

、

Solidworks

和

Pro/

E

，從而，文檔類型有四種

：

Acad

、

Solidworks

、

Pro/

E

及非

CAD

文檔

。

狀態(tài)：文檔庫(kù)中的文檔有四種可能狀態(tài)，空白、本人本機(jī)簽出、簽出及置疑，文檔列表最左側(cè)的圖標(biāo)和本行的狀態(tài)相對(duì)應(yīng)。關(guān)于這四種狀態(tài)的詳細(xì)解釋，請(qǐng)參見(jiàn)“管理文檔”。

當(dāng)前版本：文檔庫(kù)中的文檔受版本控制；剛剛被添加到文檔庫(kù)中的文檔，其版本號(hào)為

1

，以后每次被修改，版本號(hào)自動(dòng)增

1

；此處顯示該文檔的當(dāng)前版本號(hào)。

更新時(shí)間。

本地副本：如果一個(gè)文檔的狀態(tài)是“本人本機(jī)簽出”，則意味著該文檔正被當(dāng)前用戶下載到當(dāng)前操作的電腦上修改，“本地副本”指最新的文件在當(dāng)前電腦上的物理位置。

簽出人：該文檔正被何人修改。

列表中若只想顯示部分文檔信息可通過(guò)文檔管理欄目下的【選項(xiàng)】-【自定義顯示列】菜單來(lái)選擇需要顯示的信息。

圖26?2

用戶在對(duì)文檔庫(kù)中的文檔進(jìn)行打開(kāi)或修改操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)先將文檔庫(kù)中的文件下載到用戶的電腦，然后再打開(kāi)，用戶實(shí)際操作的是本地文件。在開(kāi)始操作文檔之前，用戶需要設(shè)置本地工作目錄，用于存儲(chǔ)從文檔庫(kù)中下載下來(lái)的文件。

在某臺(tái)電腦上，第一次進(jìn)入文檔管理欄目時(shí)，會(huì)自動(dòng)彈出“設(shè)置本地工作目錄”窗口，如下圖所示。

圖26?3

點(diǎn)擊【

...

】，選擇一個(gè)本地目錄，點(diǎn)擊【確定】，完成本地工作目錄的設(shè)置。

如果點(diǎn)擊【取消】，則暫時(shí)不設(shè)置本地工作目錄，待以后需要的時(shí)候再設(shè)置。

如果進(jìn)入文檔管理欄目時(shí)沒(méi)有設(shè)置工作目錄，事后也可以點(diǎn)擊【欄目管理】欄目工具欄上的【選項(xiàng)】-【設(shè)置工作目錄】欄進(jìn)行設(shè)置。

總結(jié)

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