SAP应付模块详解
本文介紹以下內容：
◆應付模塊的基礎知識；
◆主數據（供應商）；
◆發票處理；
◆付款及清賬；
◆預付款；
◆應付票據；
◆其他特別總賬業務；
◆供應商余額查詢；
◆定期處理（月末及年末年初的操作）；
◆應付模塊報表；
◆應付模塊設計的流程清單和方案要點。
由于應付模塊和應收模塊在很多方面存在相似性，因此對于相似度較高的內容，將簡略描述。讀者可以參考第3章“應收模塊”內容。
1 基礎知識
本節介紹應付模塊的基本功能以及該模塊與其他模塊的關聯關系。
1.1 應付模塊的基本功能
應付（AP）模塊是“應付會計模塊”的中文簡稱，它是財務會計（FI）模塊的一個子模塊，是主要處理與供應商相關業務的模塊。
它的基本功能有供應商主數據維護、發票處理、付款處理、雜項業務（預付款、應付票據、其他應付款）處理、供應商余額查詢、定期事務處理等。這些功能中，供應商主數據維護屬于基礎數據維護；發票處理、付款處理、雜項業務處理和供應商余額查詢屬于日常操作；定期事務處理則主要是月末和年末年初的操作。
1.2 應付模塊與其他模塊的集成
與應付模塊集成的模塊主要有總賬模塊和物料管理（MM）模塊。
應付模塊輸入憑證時，使用的科目是在總賬模塊中設定的；憑證過賬后，可以在總賬模塊查詢到，而它對相關科目余額的影響，也體現在總賬模塊中。月末，對供應商的外幣業務進行重估時，重估產生的憑證也直接形成總賬憑證。
應付模塊與物料管理模塊的集成，主要體現在與采購模塊的集成。可以從整個采購業務流程來認識這種集成關系。采購業務流程包括決定采購需求（采購申請）、比較采購貨源、選擇供應商、采購訂單處理、采購訂單跟蹤、收貨/庫存管理、發票校驗，直至最后付款（財務業務），如圖4-1所示。
圖4-1
應付業務是采購模塊業務的延續，它的發票主要來自采購模塊的發票校驗。采購模塊的發票校驗完成后，即可在應付模塊查詢到供應商的未清項和發生額。因此，在應付模塊內部，雖然也有發票處理功能，但那不過是針對少量不通過采購模塊集成的業務所輸入的發票。
除總賬模塊和采購模塊外，凡是牽涉與供應商相關的業務，也都會與應付模塊有關聯。例如，固定資產的采購，既牽涉采購模塊和應付模塊，也牽涉資產模塊。再如，采購發票的入賬，牽涉材料成本的核算，因此，控制模塊也和應付模塊有一定聯系。
2 組織結構
應付模塊與總賬模塊同樣作為FI模塊的子模塊，其組織結構和總賬模塊的組織結構相同，也要使用公司代碼來處理業務。也就是說，一個供應商如果和企業集團中的多個公司代碼有交易發生，一定要區分是在哪個公司代碼下進行；將來查詢供應商余額時，也要明確是在哪個公司代碼下發生的余額。
如果有細分事業部的要求，可能還會用到業務范圍、利潤中心甚至“段”。
除了了解應付模塊自身的組織結構外，還有必要了解其關聯模塊的組織結構。與應付模塊關聯較密切的采購模塊，其組織結構為采購組織。采購組織是采購模塊處理業務的基礎，每一個采購訂單在下達時，都必須明確屬于哪個采購組織。采購組織與FI中的公司代碼可能存在對應關系（多對一，如圖4-2所示），也可能不存在對應關系。例如，集團采購組織，可以為集團下的各個公司代碼提供采購服務，為各個公司代碼創建采購訂單。這一點與銷售端的組織結構是不同的：在銷售端，銷售范圍和公司代碼只能是多對一的，即特定的銷售范圍必定與某一個固定的公司代碼相關聯。
圖4-2
采購組織與公司代碼可以不對應，這一點可以從后臺配置界面看出。如圖4-3所示，采購組織0008、1000、2000、2100、2200、2300都隸屬于特定的公司代碼（SAP界面中錯誤地翻譯為“公司”）；而采購組織1和采購組織2則不與任何公司代碼相對應（“公司代碼不存在”），意味著它們可以為系統中的任何公司代碼下采購訂單。
圖4-3
路徑：IMG>企業結構>分配>物料管理>采購>給公司代碼分配采購組織
事務代碼：OX01
延思伸考
如果采購組織和公司代碼不存在對應關系，如何確保采購組織在創建采購訂單時，將賬務記入到相應的公司代碼中？
在創建采購訂單時，在采購訂單的頭層輸入采購組織后，還需要輸入公司代碼，如圖4-4所示，輸入了采購組織1后，公司代碼仍然留空，有待用戶輸入。如果輸入采購組織1000，公司代碼會根據后臺的配置自動輸入1000。明確了公司代碼，采購訂單后續的“應付賬款”就會記入相應的公司代碼。

圖4-4
路徑：SAP 菜單>后勤>物料管理>采購>采購>采購訂單>創建> ME21N - 已知供應商/供應工廠
事務代碼：ME21N
而在創建銷售訂單時，只需要輸入銷售組織、分銷渠道和產品組即可確定對應的公司代碼，不需要再手工輸入公司代碼。
3 主數據維護：供應商
本節首先了解供應商的基本概念，然后介紹增加、凍結和刪除供應商的具體操作。
3.1 供應商的概念
供應商是應付業務處理的基礎。處理發票和付款時，要明確是針對哪個供應商開出的發票或對哪個供應商的付款。
供應商，有狹義和廣義之分。狹義的供應商是指從企業購買物品（材料、備件、勞保用品、辦公用品等）的對方單位；廣義的供應商是指對企業有債務關系（不管是否因購買物品而形成）的對方單位或個人。在SAP的應付模塊，處理的供應商是指廣義的供應商。因此，它既包括從企業購買物品的常規供應商，也包括企業對其有欠款的各種單位或個人。例如，企業向供電局應繳納的電費、向自來水公司應繳納的水費，如果暫時掛賬，則形成了“其他應付款”。因此，供電局、自來水公司也相當于企業的供應商。
在SAP中維護供應商時，供應商的屬性分為3個視圖，即基本視圖、公司代碼視圖和采購視圖。3個視圖維護的內容如表4-1所示。
表4-1 供應商主數據的3個視圖
這3個視圖中，基本視圖是必須設定的，公司代碼視圖和采購視圖是按需要設定的。很顯然，如果一個供應商是向本企業提供材料的常規供應商，它必須同時設定3個視圖的屬性；而如果一個供應商僅在財務上有“其他應付款”的記賬需求，其業務并不與采購模塊集成（通常稱為“財務專用供應商”），則只需設定基本視圖和公司代碼視圖；如果一個供應商僅需處理詢報價業務，并沒有后續的采購訂單業務，則可以只設定基本視圖和采購視圖（在這種情況下，此類供應商一般不輸入到系統中，相關的詢報價也不輸入系統）。
3.2 供應商的創建
供應商的創建有多個路徑，取決于需要創建哪個視圖。這些路徑和視圖的對應關系如表4-2所示。
表4-2 供應商主數據創建的路徑和事務代碼
例如，對于財務專用供應商，只需要基本視圖和公司代碼視圖信息，因此在事務代碼FK01中設置即可。
4 供應商發票的處理
應付模塊的發票，既有可能來自于MM模塊的集成，也有可能是手工輸入的。前者是采購業務形成的，后者是零星的非主營業務形成的。本節介紹兩種發票操作的方式。
4.1 來自于采購模塊的發票
采購業務的主要流程包括采購訂單、收貨、發票校驗（又稱“收票”，此時形成應付款）。這可以稱為采購業務的“三部曲”。在供應商主數據的采購視圖上，有一個選項“基于收貨的發票校驗”（參見3.3.2小節），如果勾選，則意味著發票校驗是建立在收貨基礎上的，先收貨后做發票校驗。國內企業的采購業務一般都是如此。
供應商主數據的這一屬性，會自動應用到供應商的采購訂單上，如供應商9893的采購視圖中勾選了“基于收貨的發票校驗”復選框，在創建對它的采購訂單時，采購訂單上也就自動勾選了這個選項（GR-Bsd IV，即Goods ReceiptBased Invoice Verification，基于收貨的發票校驗），如圖4-53所示。
圖4-53
事實上，也存在“基于采購訂單的發票”，即不通過收貨而直接開具發票，如對供應商扣款形成的發票（通常稱為“貸項通知單”，credit memo）。再比如針對服務類型的采購訂單開出的發票。在國內的業務實踐中，這兩種情況一般都不用“基于采購訂單的發票”。對供應商扣款，往往直接體現在下次采購的發票金額中（在發票金額中扣減一部分），而不單獨開出一張負發票。服務類的采購，也通常要做一下收貨，以示確認，發票必須按照收貨的數量來開具。
本書主要介紹“基于收貨的發票校驗”。
假設某筆采購訂單采購原材料RM010，通常情況下，采購訂單收貨過賬時，系統產生的會計憑證如下。
Dr：原材料
Dr/Cr：材料成本差異-采購差異
Cr：GR/IR
這里的GR/IR是一個重要的科目，全稱為Goods Receipt/Invoice Receipt（收貨/收票），顧名思義，它是收貨和收票之間平衡、過渡的科目。它相當于國內會計科目中的“材料采購”。
提示
對于該科目，SAP的要求是：①在科目主數據中必須設置為“未清項管理”；②必須設置“僅限以本位幣記的余額”；③必須在MM模塊自動過賬規則中，將WRX事務設置為該科目。
收貨過賬產生的會計憑證，過賬日期為物料憑證上的過賬日期。在金額上，借方原材料金額取決于物料主數據上的價格控制參數——選擇S，表示標準價格；選擇V，表示移動平均價。兩種價格控制對于憑證的金額影響如表4-7所示。
表4-7 價格控制對于收貨憑證金額的影響
注：采購訂單價格是指不含稅價。
收到供應商的發票時，在系統中做發票校驗，形成“發票憑證”，發票憑證過賬后，自動生成對應的會計憑證。憑證如下。
Dr：GR/IR
Dr/Cr：材料成本差異-采購差異 或 原材料
Dr：應交稅金-應交增值稅（進項稅）
Cr：應付賬款（供應商）
過賬日期為發票憑證上的過賬日期。同樣，根據物料主數據上的價格控制，發票產生的會計憑證的借、貸方金額可能不同，如表4-8所示。
表4-8 價格控制對于發票的憑證金額的影響
續表
注：發票價格和采購訂單價格都是指不含稅價。
綜合來說，在物料采用標準價的情況下，物料入庫使用標準成本，采購訂單價格和標準成本之間的差異（稱為PPV，采購價格差異）、發票價格和采購訂單價格之間的差異（稱為IPV，發票價格差異）都直接記入“材料成本差異”→“采購差異”，分別在收貨和收票時入賬。而在采用移動平均價的情況下，物料入庫使用采購訂單價格，如果發票價格和采購訂單價格有差異，庫存數量可以承擔的部分記入原材料價值；庫存數量不能承擔的部分記入“材料成本差異”→“采購差異”（極端情況：如果發票送達時間較晚，該原材料已經全部用完，則差異全部記入材料成本差異）。
采購訂單收貨和收票產生的憑證可以從采購訂單行項目中“采購訂單歷史”選項卡中看到，如圖4-54所示。收貨的憑證是“物料憑證”，收票的憑證是“發票憑證”，二者都是MM模塊中的單據。
5 付款及清賬
在SAP中，處理付款要達到兩個效果：一要實現會計憑證的處理；二要實現清賬，即將付款與應付款對應核銷。可以在付款的同時清賬（俗稱“邊收邊清”），也可以先做付款，事后清賬。本節分別介紹這兩種方式。
5.1 付款同時清賬
企業的付款有現金付款、銀行存款付款、承兌匯票（銀行承兌或商業承兌）付款等多種方式。付款的會計處理一般為貸記相應科目（現金、銀行存款、應付票據等），借記應付賬款。
5.2 付款時不清賬事后清賬
企業在付款時，針對供應商發票的金額，可能并不是一次性百分之百地支付，而是先支付大部分，其后再支付尾款。等到將來，兩筆付款要與一張發票進行核銷。在這種情況下，付款時可以暫時不做清賬處理，只需實現憑證的借、貸記賬就行。待兩筆款項都支付完畢后，再進行專門的清賬（事后清賬）。
要實現付款憑證的借貸記賬，有多種變通的輸入方法，常用的如表4-9所示。
從表4-9中可以看出，不管使用哪種方法，都要使憑證類型為KZ（對供應商付款），而不能是KG（供應商貸項憑單）或SA（總分類賬憑證）；否則會引起憑證編號的混亂。同時，要使供應商行項目的記賬碼為25（供應商的付款），使其符合業務本來面目，而不能是21（供應商的貸項憑證）或40（總賬科目的借方項目）。
表4-9 付款不清賬憑證的輸入方法
使用第1種方法“付款”的操作比較簡單，讀者可以參考應收模塊3.5.2小節“收款時不清賬事后清賬”中的描述練習操作。
本節介紹第2種方法：應付模塊“貸項憑證-一般”的操作。第3種方法和第2種方法類似，不再贅述。
5.3 付款的沖銷與清賬的重置
如果付款輸入錯誤，在沖銷時需要考慮其是否清賬。如果清賬了，就不能直接使用總賬模塊介紹的FB08事務碼沖銷，系統會提示“憑證含有已結算的項目-不可沖銷”字樣，如圖4-119所示。
圖4-119
在這種情況下，必須先重置清賬，然后再沖銷付款，或者在重置清賬的時候選擇“重置并沖銷”。如果沒有清賬，則可以直接用FB08事務碼沖銷。圖4-120完整地顯示了付款憑證沖銷的處理過程。

圖4-120
6 預付款的處理
本節介紹預付款如何輸入。它可以直接輸入，也可以基于預付訂金請求業務輸入。應付模塊的預付訂金請求基本不使用。因此，本節僅介紹直接輸入預付款的處理。
6.1 預付款的輸入
企業為了取得供應商的信任或者按照供應商的要求，在收到貨物發票前，給供應商預先支付一筆款項，這就形成了預付款。預付款產生的憑證如下。
Dr：預付賬款（供應商）
Cr：銀行存款
其中，借方要反映到供應商頭上。但我們知道，在供應商主數據上，統馭科目已經設成了應付賬款（160000），因此這里需要使用特別總賬標識A，使其轉換出另外一個“統馭科目”：預付賬款（180000）。這是在后臺配置中定義的。如圖4-128所示，針對科目類型K（供應商）、特別總賬標識（SGL標識）A（表示“預付款”，即預付訂金）這一條目，單擊“選擇”按鈕，可以看到，當統馭科目是160000的時候，轉換出的特別總賬科目為159000。
6.2 預付款和應付發票的清賬
如果供應商存在預付款，事后發票送達并過賬后，必須將預付款和應付發票進行清賬。清賬仍使用F-44進行清賬，但必須在“特別總賬標志”字段選擇A的前提下。
7 應付票據的處理
企業對供應商的付款，除了使用支票等手段外，還可以使用票據，在會計科目上稱為“應付票據”。這種票據，既有可能是自己開立的銀行承兌匯票或商業承兌匯票，也有可能是來自客戶的承兌匯票（應收票據），經過背書，轉讓給供應商。它一般約定有到期日（如6個月后到期）。票據到期后，企業自己開立的，必須由企業或企業的銀行承兌，從企業的銀行存款中兌付；來自于客戶的，由客戶或者客戶的銀行承兌。
按照應付票據的先后業務，本節分別介紹應付票據的開立與兌付。以應收票據背書轉讓給供應商的業務在3.7.4小節中已經介紹過，此處不再贅述。
7.1 應付票據的開立
企業開立應付票據時，編制的會計憑證如下。
Dr：應付賬款（供應商）
Cr：應付票據（供應商）
借方和貸方都要反映到供應商頭上。借方可以取自供應商主數據上的統馭科目，貸方則必須借助“特別總賬標志”W（承兌匯票）。
如圖4-139所示，供應商統馭科目為160000（應付賬款）時，如果輸入特別總賬標志W的業務，系統會帶出特別總賬科目180000（應付票據）。
路徑：IMG>財務會計（新）>銀行會計核算>業務交易>匯票業務>應付匯票>創建應付匯票>定義應付匯票的備選統馭科目
事務代碼：OBYM
圖4-139
提示
由特別總賬標志轉換出的特別總賬科目也是統馭科目。這在科目主數據設定時必須注意。這種科目稱為“備選統馭科目”。
7.2 應付票據的兌付
企業開出的承兌匯票到期時，必須通過銀行兌付給供應商。此時，企業編制的會計憑證如下。
Dr：應付票據（供應商）
Cr：銀行存款
其中，借方要記到供應商頭上，并通過特別總賬標志W實現“應付票據”科目的記賬。同時，還應對先前開出應付票據時形成的未清項進行清賬。
8 定期處理
應付的業務是承接采購末端的，因此，在每個會計期末，業務上要確保當月收到的采購發票（應付發票）都要做完發票校驗，形成相應的應付款。此外，應付模塊中月末需要操作的是對外幣的供應商未清項進行重估。
每年年初，則需要對供應商的余額進行結轉，將上年末余額結轉到本年初。
8.1 月末操作：外幣評估
月末對供應商外幣余額的重估，和總賬模塊的操作在同一個事務（事務代碼FAGL_FC_VAL）中。此處不再詳述，詳見總賬模塊2.6.3小節。
8.2 年初操作：供應商余額結轉
年初對供應商的余額結轉，和對客戶的余額結轉都在相同的事務（事務代碼F.07）中。此處也不再詳述，詳見應收模塊3.10.2小節。
9 應付模塊報表
SAP應付模塊提供了一些標準報表，放在“信息系統”中，用戶可根據自己需求使用。
路徑：SAP菜單>會計核算>財務會計>應付賬款>信息系統>應付科目會計核算報表
按照數據形成的邏輯順序，標準財務報表可以依次分為幾種類型，即主數據、供應商行項目、供應商余額、付款事務等.
總結
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