在學(xué)校和日常生活中，我通過(guò)手機(jī)上的 App 和網(wǎng)絡(luò)上的服務(wù)來(lái)幫助我提高效率、管理日程。然而，所在公司對(duì)于第三方軟件和服務(wù)的限制越來(lái)越多，能夠使用的軟件也僅限于 Windows 10 系統(tǒng)自帶的基本軟件以及 Office 全家桶。這使得我不得不將目光投向了我「最熟悉的陌生人」—— Outlook。

功能分區(qū)

在設(shè)計(jì)方案之前，必須先要明確我最重要的目的，以及手頭可以使用的資源。

作為一名金融前線人員，我日常工作大部分的時(shí)間都用在以下幾個(gè)方面：

• 郵件管理：怎樣不錯(cuò)過(guò)自己的重要郵件？怎樣分清事件的輕重緩急？
• 信息搜索：如何在需要的時(shí)候迅速地找到相關(guān)的信息？
• 日程管理：怎樣合理安排會(huì)議？

在公司 IT 系統(tǒng)這樣「艱苦」的條件下，工作六年的我也逐漸摸索出了一套僅僅使用 Outlook，且適合自己工作需求的效率方案。

下圖即是我日常工作的界面截圖，能讓我高效地發(fā)揮幾個(gè)功能區(qū)的全部用途。

• 分流：這里是 Outlook 的文件夾列表。我通過(guò)搭配文件夾結(jié)構(gòu)和郵件規(guī)則，將不重要的郵件提前分流；
• 接收/閱讀：這應(yīng)該是最常用的兩塊區(qū)域了。Outlook 有兩種常見(jiàn)的界面布局，閱讀區(qū)在下，或閱讀區(qū)在右。據(jù)我觀察，這兩種布局在我司都有不少擁躉。但我個(gè)人更喜歡上圖的那種閱讀區(qū)在下的布局，因?yàn)樵谶@種布局方式下，點(diǎn)擊郵件列表的各個(gè)表頭就能快速地按照收件人、主題、收到時(shí)間和郵件體積大小排序。而在另一個(gè)界面布局中卻無(wú)法一步實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)；

兩種基本布局模式對(duì)比

• 日程安排：分為日歷和接下來(lái)的日程提示。這一部分就是我每天的「課程表」，可以看到接下來(lái)一段時(shí)間的會(huì)議安排，并通過(guò)顏色分類，一目了然
• 常用信息：此處我通過(guò)設(shè)置沒(méi)有到期日的待辦事項(xiàng)，置頂我經(jīng)常使用的信息（比如會(huì)議接入號(hào)碼、內(nèi)部代號(hào)等），方便我隨時(shí)調(diào)取（尤其是發(fā)送郵件和會(huì)議邀請(qǐng)時(shí)）
• 待辦事項(xiàng)：此處列示近期和中期待辦的事項(xiàng)。在郵件列表中標(biāo)記過(guò)的事項(xiàng)都會(huì)出現(xiàn)在這里，我也可以方便地快速新建一個(gè)事項(xiàng)（比如給張三打電話），并在完成后將其移除

以下我就以幾種常見(jiàn)的任務(wù)場(chǎng)景詳細(xì)介紹一下我的工作流程。

如何管理郵件

作為公司內(nèi)部主要的聯(lián)絡(luò)方式，每天我會(huì)收到兩百封以上的郵件，安排的任務(wù)、分享的最新信息一般都通過(guò) Outlook 這個(gè)窗口送達(dá)。幾年下來(lái)，20G 的郵箱空間早已捉襟見(jiàn)肘。如何不被郵件淹沒(méi)，并從其中快速甄別出需要緊急處理的內(nèi)容，成為了我第一個(gè)考慮的問(wèn)題。

郵件自動(dòng)分類

根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)，我先給每天的郵件進(jìn)行了分類。收到的兩百多封郵件中，約10% 的郵件都是群發(fā)的通知、公告和系統(tǒng)生成的郵件，這類郵件占空間小，但是數(shù)量多；無(wú)須我注意也無(wú)須我采取任何動(dòng)作。我專門在 Outlook 中新建了一些以「zz」開頭的文件夾（使其在文件夾列表中沉底），并設(shè)置規(guī)則將他們直接已讀、歸檔。我一般會(huì)在有空的時(shí)候去看看，當(dāng)作娛樂(lè)活動(dòng)，或者索性等待系統(tǒng)過(guò)了幾個(gè)月后自動(dòng)刪除。

另外，還有約 10% 的郵件是我一定要停下手頭工作立即查看的，比如來(lái)自我老板的郵件。這時(shí)我需要及時(shí)地得到強(qiáng)提醒。我司使用的 Blackberry Work 手機(jī)軟件就有這個(gè)功能。我將我的老板設(shè)為我的 VIP 聯(lián)系人，并設(shè)置通知規(guī)則。這樣，每次有老板發(fā)送的郵件時(shí)，我的手機(jī)就會(huì)用一種不一樣的鈴聲提醒，在通知中也會(huì)加上星號(hào)以示提醒。

剩下的 80% 基本都是和客戶相關(guān)的事務(wù)性郵件，他們是否也需要分類呢？

郵件篩選與整理

剛進(jìn)公司的時(shí)候，有前輩分享經(jīng)驗(yàn)時(shí)特別強(qiáng)調(diào)，應(yīng)該做好文件夾分類，收到一封郵件的時(shí)候就應(yīng)該把它歸類到相應(yīng)的文件夾去。我也曾經(jīng)試過(guò)為每個(gè)客戶或著每個(gè)項(xiàng)目建立一個(gè)文件夾，將收件箱里的郵件逐一歸檔到各個(gè)文件夾。剛進(jìn)公司的我視其為最佳實(shí)踐，但實(shí)驗(yàn)了幾個(gè)月后之后發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題：

• 很多一次性郵件（比如一次性的交易）并不需要?dú)w檔，之后也一般不會(huì)查詢；
• 有些郵件難以歸檔到某一個(gè)特定文件夾，比如同一個(gè)問(wèn)題涉及到三四個(gè)客戶，我是分類給誰(shuí)的文件夾才合適呢？日后如果僅根據(jù)文件夾進(jìn)行檢索，勢(shì)必會(huì)錯(cuò)過(guò)郵件；
• 更重要的是，由于我的職位覆蓋面比較廣，時(shí)不時(shí)需要幫著其他經(jīng)理解決問(wèn)題，這樣一來(lái)，就多了許多「長(zhǎng)尾文件夾」：許多零散的客戶文件夾只有一兩封郵件，而且之后可能也不會(huì)再有郵件了，然而它們卻占據(jù)了寶貴的視窗空間。

事實(shí)證明，并沒(méi)有放諸四海而皆準(zhǔn)的最佳實(shí)踐（Best Pratice），必須基于自己的需求進(jìn)行一定的取舍。于是，幾個(gè)月后，我放棄了「分包到戶」并「清空收件箱」的念想。

當(dāng)然，不進(jìn)行文件夾分類并不意味著不進(jìn)行整理，畢竟每天收發(fā)幾十 MB 的郵件不過(guò)多久就會(huì)收到如下提示：

而且，公司設(shè)置了一定時(shí)間之后自動(dòng)刪除存儲(chǔ)在服務(wù)器上的郵件，如果有重要郵件需要存檔，就必須保存本地。對(duì)于本地存檔的郵件，我有一個(gè)自己的定期整理流程。

在我工作中需要本地保存的郵件，一般是以下幾類：

• 批復(fù)（方案、價(jià)格、流程等）：這類郵件一般占地小（普遍只有幾十 K）但數(shù)量多，而且今后會(huì)被審計(jì)檢查，或被再次使用。因此，我一般在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)把它們保存在項(xiàng)目的本地文件夾，或者團(tuán)隊(duì)的資料庫(kù)中（共享文件夾或 Sharepoint ）；
• 方案終稿、合同蓋章掃描件：這類郵件中，附件是最為重要的。由于內(nèi)容復(fù)雜，且常為掃描件，所以占用體積很大。對(duì)于這類郵件，一般我會(huì)直接把附件保存到本地文件夾。日后檢索起來(lái)會(huì)更為直觀，無(wú)需先點(diǎn)開郵件再查看附件。

而在我工作中，需要清理的，一般是以下幾類：

• 方案、模型的半成品：這是占據(jù)我郵箱空間的「頭號(hào)元兇」。一旦做起標(biāo)書，往往都是一百多頁(yè)的 PPT 文件，單個(gè)文件就有近十個(gè)MB，更何況需要修改三十多版。但在標(biāo)書遞交之后，這些半成品文件也就失去了價(jià)值。這個(gè)時(shí)候，我就會(huì)篩選出這些郵件，將其一并刪去；
• 一次性的交易文件：平時(shí)協(xié)助交易的時(shí)候往往會(huì)收到一些確認(rèn)函掃描件、發(fā)票復(fù)印件、合同掃描件等。這類文件往往僅適用于一次性的交易，雖然單個(gè)文件只有幾個(gè)MB，但積少成多，幾個(gè)月下來(lái)占據(jù)的空間也非常可觀。這類文件沒(méi)有存檔價(jià)值，因此也會(huì)定期手動(dòng)過(guò)濾進(jìn)行清理；
• 定期的周報(bào)、月報(bào)：這些報(bào)告具有極短的時(shí)效性，例如每周的客戶進(jìn)度匯報(bào)，一旦過(guò)了一周，之前的信息就沒(méi)有了參考價(jià)值。然而，這些文件也不能設(shè)置規(guī)則直接刪除，在一段時(shí)間內(nèi)仍需要使用。因此，我選擇定期（比如每個(gè)季度）根據(jù)標(biāo)題進(jìn)行篩選，然后刪除。

通過(guò)這些定期的篩選和整理，郵箱才能保持健康。而這些步驟，則是通過(guò)運(yùn)用搜索框中的三個(gè)簡(jiǎn)單的語(yǔ)法實(shí)現(xiàn)的。

郵件搜索語(yǔ)法

平時(shí)如果我要找一封郵件，一般收到的指令都是「找一下張三發(fā)的，和甲公司有關(guān)的郵件」或者是「我昨天發(fā)給李四的一封郵件」，所以我在 Outlook 搜索框的提醒下，慢慢學(xué)會(huì)了以下幾個(gè)搜索語(yǔ)法：

• to:() / from:()
• subject:()
• cc:()

針對(duì)我的業(yè)務(wù)情況，使用這三個(gè)搜索語(yǔ)法可以比文件夾分類更快地找到需要的郵件。這三個(gè)語(yǔ)法可以疊加使用，比如 from:(Zhang, San) subject:(甲公司) ，就可以篩選出上文需要的郵件了；又或者，通過(guò) from:(sspai) 就可以迅速篩選出所有發(fā)件人地址中帶有 sspai 的郵件。

此外，篩選去大范圍的郵件后，可以再點(diǎn)擊各個(gè)欄位標(biāo)簽進(jìn)行排序，進(jìn)行第二次篩選。

如何管理日程

給郵件「立 flag」

在處理上述 80% 的事務(wù)性郵件時(shí)，我會(huì)按照「先進(jìn)先出」的規(guī)則去閱讀，然后決定是不是需要「立 flag」，也就是把這封郵件加入到我右下角的待辦事項(xiàng)里面。這是每天在Outlook 中僅次于郵件列表的常用功能。這個(gè) To-do List，不僅僅是我的待辦事項(xiàng)列表，更是我的常用信息收納盒。

盡管 Outlook 給我提供了很多截止日期的選項(xiàng)，但我一般性只會(huì)把任務(wù)分為兩類，以免過(guò)于復(fù)雜的分類反而降低了可操作性：

• 截止日期今天：一般指的是我需要盡快完成的任務(wù)（一般為當(dāng)天），但也有可能沒(méi)有截止日期（比如愛(ài)不起來(lái)的 ASAP）。一旦今天沒(méi)有完成，它會(huì)「明日復(fù)明日」地繼續(xù)出現(xiàn)在列表中，但是會(huì)高亮顯示引起我的注意；
• 特定截止日期：一般指的是不是那么緊急，但是有中遠(yuǎn)期截止日期的，比如一個(gè)月內(nèi)。設(shè)置成這樣之后，我在每天查看這個(gè)窗格的時(shí)候能知道自己有這件事情需要完成，但因?yàn)樗帕性诖案褡畹撞?#xff0c;在工作的過(guò)程中也一般不會(huì)出現(xiàn)在視野中，擠占其他優(yōu)先級(jí)更高的事項(xiàng)

除了這兩類真的「待辦」的事項(xiàng)，我會(huì)把我的常用信息（比如會(huì)議接入信息、Zoom 號(hào)碼、常用同事員工號(hào)等）寫在一個(gè)或多個(gè)任務(wù)里，并設(shè)置為沒(méi)有截止日期的任務(wù)。這樣一來(lái)，它就會(huì)在任務(wù)窗格置頂顯示。相比之前需要回到桌面打開相應(yīng)的文本文件，在一個(gè)程序中找到需要的資料顯然要方便得多。當(dāng)然，置頂?shù)臈l目也需要嚴(yán)格控制數(shù)量，不然真正的待辦事項(xiàng)就無(wú)法出現(xiàn)在屏幕之中了。

提高工作效率的另一方面在于：提高日程安排效率。這一方面，我的要求是：精簡(jiǎn)、直觀、簡(jiǎn)潔。

「公私合營(yíng)」

由于我司對(duì)于郵箱的限制，郵箱軟件亦無(wú)法與手機(jī)的日歷打通，因此，我做出了一個(gè)艱難的選擇：將個(gè)人的一些安排也放在公司的日歷當(dāng)中。比如和朋友約了飯局，或者預(yù)約了看病等，我都將它記錄在了公司的 Outlook 中。這樣一來(lái)，不僅自己能夠從一個(gè)程序中直觀地看到自己所有的安排，而且其他同事在約我開會(huì)的時(shí)候，也能夠知道我這段時(shí)間已經(jīng)有安排了，減少了會(huì)議沖突的概率。但這樣安排的壞處就在于，自己的私人生活和工作緊密地捆綁在了一起，就算是私人的活動(dòng)也需要打開公司郵箱。

在手機(jī)上的負(fù)一屏，郵箱可提供了小程序可以現(xiàn)實(shí)接下來(lái)的日程安排，一目了然。

顏色分類

其次，我利用 Outlook 自帶的顏色分類功能，給自己的日歷設(shè)計(jì)了一套 Colour code：比如，內(nèi)部會(huì)議是默認(rèn)的淡藍(lán)色，與客人的會(huì)議是深紫色，私人事件是橙色。自己在查看日歷的時(shí)候也會(huì)一目了然，對(duì)接下來(lái)的安排有個(gè)直觀的概念。這也從根本上避免了自己忘了這是一個(gè)和客戶的會(huì)議，而貿(mào)貿(mào)然沒(méi)有任何準(zhǔn)備就撥入電話的情況發(fā)生。

巧用前綴

第三個(gè)方法是我從日本同事那邊借鑒而來(lái)的。以前有過(guò)幾次，把會(huì)議安排得密密麻麻后突然發(fā)現(xiàn)，雖然會(huì)議和會(huì)議之間并沒(méi)有沖突，但其實(shí)下一個(gè)會(huì)需要橫跨二十公里前往客戶的辦公室。情急之下，只能請(qǐng)上一個(gè)會(huì)的組織者臨時(shí)改期，造成不小的麻煩。

后來(lái)我發(fā)現(xiàn)，日本同事發(fā)送的會(huì)議邀請(qǐng)中，在郵件主題的開頭都會(huì)帶上（來(lái)）、（訪）或者是 (Call)。「來(lái)」即是客戶過(guò)來(lái)，而「訪」就是我們前去訪問(wèn)。如果安排了車輛的話，也會(huì)在日歷上預(yù)留好交通的時(shí)間。這樣可以徹底避免之前我遇到的尷尬發(fā)生。于是我迅速地學(xué)習(xí)了這種方法，并運(yùn)用到了我的日歷當(dāng)中。

用郵件進(jìn)行日程管理對(duì)比各種 Todo App 固然非常樸素，但它和我的日常工作流程結(jié)合緊密，避免了在多個(gè)應(yīng)用之間「反復(fù)橫跳」的情況，也克服了公司 IT 限制的難題。

如果你在工作中也遇到了同樣的困難，不妨試試用這些方法讓日程管理更輕松~

總結(jié)

以上是生活随笔為你收集整理的outlook 搜索框_日程管理，用 Outlook 也行的全部?jī)?nèi)容，希望文章能夠幫你解決所遇到的問(wèn)題。

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