在企業的實際管理和運營過程中，采用手工處理工作任務經常會遇到這些問題：工作效率低下，為了簽發一份合同而在各個部門奔波，并且經常因為負責人不在而造成工作的延誤；工作流相關資料不能有效和統一的管理；工作流的審批意見不能完整地保存并歸檔；工作流牽涉到的相關數據更新必須人工二次錄入，甚而引發更多的待處理任務……

一．工作流程管理的一些說明

在企業的實際管理和運營過程中，采用手工處理工作任務經常會遇到這些問題：工作效率低下，為了簽發一份合同而在各個部門奔波，并且經常因為負責人不在而造成工作的延誤；工作流相關資料不能有效和統一的管理；工作流的審批意見不能完整地保存并歸檔；工作流牽涉到的相關數據更新必須人工二次錄入，甚而引發更多的待處理任務……

而對工作流程的電子化管理可以大大提升企業運營的效率。工作流程是對一整套規則與過程的描述，以便管理在協同工作進程中的信息流通與業務活動。它的目標在于根據企業實際規范和業務操作來定義電子化的工作流，以智能的方式處理過程，保證工作中的某項任務完成后，按預定的規則實時地把工作傳送給處理過程中的下一步，保留工作流轉進程中的操作痕跡，更重要的是，保證相關數據的自動更新。

一個好的工作流程管理軟件可以從以下幾個關鍵因素來評判：

　　·流轉路徑的智能化
　　·跟蹤與監控信息
　　·與其他應用相結合
　　·高度的靈活性采用計算機化的工作流程解決方案是可以幫助人們把作業環境規范化，減少失誤與重復勞動，縮短辦理周期，提供過程優化的依據，從而達到提高效率和科學管理的目的。

二、工作流程管理總體特點

基于泛微協同商務系統的工作流程管理模塊（e-Workflow），為企業搭建一個高效、靈活的工作流程平臺，用戶可以自行定義所需要的各種流程應用。

它的特點包括：

1）信息的集成性

泛微協同商務是基于“協同”思想體系設計的系統，打破存在于企業的信息孤島，在各種信息之間建立千絲萬縷的聯系，并且提供快捷和友好的方式供用戶查詢。因而所有存儲的信息，無論其來源（例如來自CRM的客戶數據，或者來自HRM的人力數據），只要與工作流程相關聯，都會自動作為工作流程信息的組成部分并隨之流轉。并且，通過簡單的方式，用戶可以查詢這些關聯信息的具體細節。例如，對于合同流轉，除了合同本身，還可以讓用戶方便地查詢到相關的客戶、以及相關合同執行人員、客戶服務人員等的情況。通過一個信息點而帶出一整張企業的“信息網”，用戶可以迅速地獲得所需信息，而無需在不同的應用系統和數據庫之間切換。

2）應用的集成性

有效的工作流管理，不僅僅是對手工業務處理的電子化，更重要的是將其與相關的企業應用集成起來。泛微的工作流管理平臺，將業務流程的運作與CRM、HRM等企業應用無縫集成在一起，帶動相關的電子化進程，并對數據進行自動的錄入和更新。例如HRM啟動的報銷流程，任務的電子化運作將自動對相關的人員帳戶、預算進行更新，并成為人事資料的組成部分。

3）流程的規范化

在實際工作中，由于各種原因容易造成業務處理的不規范性。而泛微的工作流程管理平臺可避免外來因素的干擾，使業務處理符合企業管理及運作的規則。對一個流程的定義，涉及到流轉的步驟、執行人（操作人）、約束條件等的定義，工作流程的預定義性保證它的流轉在各個方面完全滿足企業規范，電子化的管理平臺使工作的進程更具有可控性。

4）流程的智能化

手工處理一些相對復雜的業務，需要人員自行判斷其運作的步驟和進程的方向。步驟和約束條件的繁多給實際操作和判斷帶來不便，有時還會造成業務處理的失誤。泛微的工作流程管理平臺，可以根據預先設定的判斷條件，自動判斷流程的流動方向，并且還可以設定其自動觸發其他相關工作流。

5）流程的靈活性

強大的靈活性可以讓用戶方便地針對企業組織結構、人事結構和業務模式的變化對相應工作流程作出迅速的調整，而無需繁瑣的二次開發。

6）流程的可分析性

提供多種指標對流程自身進行分析，以便用戶在總體上掌握工作流程的類別、性質、完成情況、處理質量等；也可以對流程攜帶的信息進行分析，這樣的分析可以基于系統預定義的報表，也可以由用戶自己來制訂報表，對自己最感興趣的信息進行統計和分析。

7）完善的工作流程管理模型

強大的可定義性涵蓋了企業所有的工作類型和協作方式。包括：

　　§多類別信息表的定制，滿足工作流攜帶信息多樣化的需要。
　　§多種流轉方式的定義，多條件和多路由的定義，支持企業簡單到復雜的業務模式
　　§多類型操作者的定義，可定義單一操作人，也可定義一組滿足某些條件的操作人。
　　§多種操作方式的定義，可定義批準、批示、轉發、拒絕等多種操作方式。

8）流程的高效和協同性

自動提醒功能可以在工作流到達時及時知會相關人員；延誤處理的流程會對相關人員發出警示；所有的流程信息都具有可追溯性，用戶可以方便地查看其他人員的處理痕跡；領導可以全程監控任務的執行情況；可以對工作流的某一節點（即流轉的某一階段）設定多個并行的操作人，以使操作者可以替代缺席的同級別人員對工作流做出處理；支持遠程和分布式辦公，便于出差在外的人員或移動辦公人員的操作；這些都大大加快了工作流的處理效率。

基于協同商務的工作流程管理，把工作流概念延展到企業外部，通過與企業信息門戶的結合，由工作流程把相關的信息從門戶帶入和帶出，實現企業內部各部門、各人員，以及企業外部的客戶、合作伙伴之間的高效溝通和協作。

三、系統的應用特性

1）個人工作界面

系統提供友好的界面以使用戶可以快速獲得需要處理的任務以及自己遞交的任務的信息，包括：

·待辦事宜。只要用戶被設置為工作流的參與者（無論是否有工作流執行權限），都可以在這個工作欄中找到需要自己處理或查看的工作流。

·我的請求。自己向別人遞交的工作流，可以查看流轉和被處理的情況。

·彈出窗口提示。對工作流的各個狀態，由彈出窗口進行提示，例如有新的工作流到達。

·指示燈。對與用戶相關的不同狀態的工作流進行相應的提示，例如紅色指示燈閃爍表示有延期未處理的工作流。

·排序。把工作流按緩急程度、發送時間等進行排序，方便用戶合理安排自己的處理順序和工作時間。

2）工作流操作

系統提供多種工作流操作：

·提交。系統會根據設置判定提交工作流的接收者。

·批準。系統會根據設置判定批準工作流的接收者。

·退回。系統會根據設置判定退回工作流的接收者。

·轉發。可以臨時加一些工作流參與者，這些參與者不在工作流最初的定義中，而是針對某些具體的任務增添的。他們可以加注意見，但不會對工作流的流轉產生影響。

·保存。工作流信息暫時保存，但不會進入流轉的過程。

·查看。系統配置有圖形化的工作流程查看工具，可查看的信息包括工作流流轉情況、執行情況、批示意見、各操作者及其他相關信息（包括相關的文檔、項目、財務等）的情況。

3）工作流定義

系統設置多種應用及特殊的功能，配合不同應用環境的需求：

·操作者。可以是單獨的操作人、多個操作人組成的單個操作組、多個操作組。

·操作者條件。以部門、角色、安全級別、職位等條件定義，或者是具體的人員，或以表單相關字段即時所選的信息定義。

·流轉判斷條件。可以設定多種判斷條件對工作流的流轉方向進行智能控制。

·信息表設置。可以對信息表在每個節點（即工作流流轉的每個階段）的顯示和編輯屬性，使得各操作者看到的信息表會根據實際情況有所不同。

4）工作流應用

系統對工作流程強大的定義功能，可使其滿足企業運作的各種形式：

·單一流轉。單一的流轉方向，從上一節點流往下一節點。

·分支流轉。從多個可能的出口中按條件判斷工作流的下一流轉方向。

·串行操作。即上一操作者操作后，工作流即流轉到下一節點。

·并行操作。即同一節點有多個操作者，只有這些操作者都操作后工作流才會流轉到下一節點。

·串并行操作。串行和并行混合定義。

企業的各種可被定義的工作流包括：請假、合同會簽、出差、報銷、資產調撥、票務申請、借款、招聘、項目審批、會議安排、討論、通知等。

四、主要功能綜述

泛微工作流程管理模塊（e-Workflow）的主要功能包括：

1）定義任意形式的工作流程
e-Workflow強大的自定義功能可以滿足企業對復雜工作流程的定義。在此基礎上所有的請求都將根據定義的規則流轉。

2）基于人員組織和角色設計的工作流

e-Workflow與e-HRM結合，對于人員在組織結構中的地位和角色將是工作流設計的基礎。在此基礎上定義的相互工作匯報關系將保證電子化的工作流程流轉與企業實際操作相一致。

3）信息表定義

e-Workflow可對組成工作流信息的基本元素進行定義，信息表單將組成工作流的基本要素。e-Workflow提供多樣化電子表單的定義功能。

4）動態定義群組

對工作流程的每個節點，可動態定義操作群組，并設置操作群組的條件。

5）多節點定義

工作流程從“創建”到“歸檔”，中間需要經歷一個或多個步驟。e-Workflow可定義無限的節點，滿足企業復雜和多步驟工作流程流轉的需求。

6）多路由定義
　
e-Workflow支持多重復雜的路由定義。在每個節點上都會對工作流程的相關表單信息進行條件判斷，自動選擇路由和目標節點。

7）智能路由判斷

可以預先設置固定的判斷條件選擇路由，也可以設置根據流轉過程中的信息變量值而確定路由方向，可定義多重和復雜的判斷條件。

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總結

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