項目管理

這是微軟資深項目經理人StephenMaguire的項目管理經驗。希望對大家有用！ 首先明確一些文中的概念： 項目經理：是項目的負責人，負責擬定進度，監(jiān)督工作確實按進度實行，確保所有工作都方向正確，不出紕漏，協(xié)調團隊關系，并向高級主管報告項目狀況。 設計師：我們這里說的設計師包括程序設計師和網頁設計師，網站開發(fā)的主力人員。 技術經理：由團隊中資深設計師擔任，負責項目的內部整合，確定開發(fā)規(guī)范，確保技術文件更新。 產品經理：非團隊人員，負責與行銷人員或客戶協(xié)調，監(jiān)督網站的開發(fā)符合客戶和公司的期望。 第一章.有效團隊的基礎。（共4節(jié)） 1.專心改善產品 公司付工資給設計師，要他們在合理的時間開發(fā)出品質精良的網站，但是設計師們的時間卻經常被其它事情占用了。 典型的情況是設計師要花大量的時間準備會議，參加會議，讀寫開會記錄和進度報告，還有回復email等等，這些事情都不能改善網站的工作，雖然其中一些是設計師自己主動做的，但更大一部分是項目經理下的命令。 雖然項目經理的本意是好的，但是卻違背了項目經理的基本守則： 項目經理的任務是努力消除設計師工作上的一切障礙，讓設計師權利專注在真正重要的工作上---網站開發(fā)。 這不是震驚世界的發(fā)現(xiàn)，只是簡單的道理，但是有多少項目經理確實做到呢？ 請不要從字面上理解我的話，并不是說設計師只許制作網頁，開發(fā)程序，事實上，思考如何設計，測試和培訓等等，雖然不是直接投入在改善網站上，但對網站的質量卻有重大深遠的影響。 2.排除干擾 如果你希望團隊在期限之內完成網站，就必須盡可能排除一切不必要的工作。在你分派工作給組員前，請問問自己，這件工作真的有必要讓大家做嗎？身為項目經理，必須時刻問自己一個問題： “我努力的目的究竟是什么？” 這樣工作就不容易偏離方向。記住，要以整個項目的眼光來看事情，你就不會陷入個別細節(jié)中了。 比如開項目進度會議。目的是為了了解項目進行的情況，以避免項目進度失控，但是如果每一個項目都如期完成，也沒有人要加班，那還有必要報告進度嗎？ 還有常見的就是讓組員寫報告，交代自己做了什么，解釋為什么延遲了，這往往會令很多設計師頭疼和反感。一天8小時工作時間，很可能4個小時花在了寫報告上。而正常的開發(fā)工作卻不得不加班做。 請不要誤解我的意思，我并不是說不需要進度報告，只是提醒項目經理們，不要過分注重“項目流程”，而忽略了真正的產品----你的網站。我的一點心得是：用一個新的辦法了解進度，容易寫，而且不花時間。 1).每當有設計師完成一個功能（子項目），就發(fā)一個內部email給大家； 2).每當項目進度可能落后，就和我私下交流，討論解決的辦法。 3.明確目標 就象你準備考一個學位或者買房子，都要籌劃一番，然后行動，再達到目的，做一個網站項目同樣需要制定明確的目標。注意“要完成一個網站”只是一個模糊的目標，它還不夠具體和明確。 實際操作中，可能很多網站在目標不明確的情況下也完成了，但問題是，在這之前，有多少時間被浪費了？雖然你運氣好，完成了項目，可是比起有明確的目標，有目的有控制的規(guī)劃，實施來說，哪一個更穩(wěn)當，風險更小呢？ 什么樣的目標是明確的目標呢？其實并不一定是博大精深的，只要足夠詳細，能夠保證項目向正確的方向進行就可以。通常只要項目組長花幾小時，或者幾天時間就可以制定一個詳細的項目目標。例如本站： 目標1：建立一個以網站項目管理為主題的網站。 評價：目標已經明確主題，但還是不夠詳細。 目標2：為網站項目管理愛好者提供一個交流的平臺。 評價：目標定位了服務對象和主要功能。但是并沒有體現(xiàn)我們建立網站的深層目的。 目標3：為網站項目管理愛好者提供一個學習交流，并能夠共同制定詳細規(guī)范的平臺。 評價：明確的目標，指出了服務對象，最主要的功能和網站本身的目的。 在目標確定后，我們就堅持這個大方向，凡是有利于目標實現(xiàn)的最先完成，比如：論壇，規(guī)范文章。與目標無關或關系不大的，可以不做或者推遲做，比如人才交流，漂亮的界面等。 設定目標就是把“你要完成的事”用清晰的語言描述出來，讓團隊每一個成員都有明確的概念。只要把目標稍微理得清楚些，整個項目的方向就會有驚人的改變。記住這一點吧：理清詳細的項目目標，可以避免在不必要的工作上浪費時間。 也許設定目標會花你一兩天時間，但相對報酬是非常值得的！ 4.設計的優(yōu)先考慮 好比買菜，有人買罐頭的因為最便宜，有人買冷凍的因為最方便，有人買新鮮的因為最健康，因為在他們的心目中，強調的優(yōu)先考慮不同，網站開發(fā)也是一樣的道理：同一個程序，不同的設計師寫的代碼必定不同，有認為代碼越簡練越好，有認為容易使用最重要，還有的則喜歡追求執(zhí)行速度。 項目的目標和網站開發(fā)的優(yōu)先考慮并不相同，但兩者有重疊和影響的部分，因此我們要建立以下基本觀念：項目目標引導項目的方向，而設計的考慮順序影響設計的過程。 每個項目的具體情況不同，考慮的優(yōu)先順序也回不同，一般來說，程序設計考慮的優(yōu)先級表1.尺寸大小(size) 2.速度 3.安全性 4.可測試性 5.容易維護 6.簡潔 7.再用性 8.可移植性 除了優(yōu)先考慮順序外，你還應該建立各項考慮點的質量規(guī)范，例如你認為尺寸是優(yōu)先考慮，那么多大才算合格呢？如果事先能夠決定最合適的優(yōu)先考慮順序，并建立質量規(guī)范，團隊就不會浪費時間，網站的整體風格就會比較一致。 第一章小結 回顧本章討論的內容，我們可以得出網站開發(fā)的良好基礎是： 確定您要達成什么樣的目標以及如何去做，讓每一位組員都明白目標，并專注地朝這個目標努力，設定設計的優(yōu)先考慮順序，以及相對的質量規(guī)范。 第二章有效的作業(yè)方式 ? 1.什么時候修改錯誤 如果我問你，網站開發(fā)過程中，正確的除錯時機是什么？你會怎么回答？ A.等到所有功能開發(fā)完畢后再一起測試修改； B.一發(fā)現(xiàn)錯誤就立刻除掉它； C.無所謂，反正花的時間是一樣的。 正確的選擇是B:一發(fā)現(xiàn)錯誤立刻除掉！ 對項目來說，最糟糕的情況莫過于被bug整得團團專，來不及完成項目目標。如果只管開發(fā)，把bug留到最后，會高估項目的完成率，看起來馬上要完成的項目，卻驚異的發(fā)現(xiàn)還需要3個月的時間除錯。微軟的經驗是： (1).bug越晚清除，時間花得越多； (2).在開發(fā)過程中立刻除蟲，可以讓您早些學到經驗，然后不會犯同樣的錯誤； (3).如果能夠保證沒有任何錯誤，您就能比較準確的估出項目的完成時間。 所以，設計師應該把找錯誤當成一件重要的事情，不要為任何理由而耽誤。 2.email的時間陷阱 email是個很棒的工具，但是水能載舟，亦能覆舟，如果email被不當使用，也會影響生產力。 我常發(fā)現(xiàn)很多設計師喜歡讓email打斷他們的工作，不是指他們發(fā)了太多的email，而是只要有新的email進來，他們就停下手邊的工作，看看有什么新聞，有什么新鮮事，并開始回復email。有些設計師5分鐘就收一次信，這樣一天下來，可能什么事也做不成，因為設計工作是需要一整段時間去思考和沉在其中才能完成的。 為了解決這個問題，我告戒新設計師門，恢復email要分批做，早上一上班，中午休息時間，或者是下班前看一下都可以，但不要有事沒事都不停的看email。 3.好方法讓大家分享 工作的策略是非常重要的，因為它是許多經驗和思維濃縮而成的，將這些策略或者方法集合起來，能夠讓個人的生產力和工作質量提升到更高的境界。 身為主管，你應該鼓勵組員提出改進工作效率的建議。引導組員思考的方法也很重要。比如，下面兩個問題： a.為什么進度總是一再落后？ b.有什么辦法可以避免將來再發(fā)生進度落后？ 第一個問題可能的答案是：互相依賴的工作太多，工具太難用，老板是個白癡等等；第二個答案可能是：減少互賴性的工作，購買更好的工具，與老板加強溝通。 兩個問題的方向不同，第一個是探究原因，導引出抱怨；第二個是未來改進的方法，導引出解決辦法。 問題越精確，問題越有力，對項目目標的實現(xiàn)就越有益，讓我們再看三個問法： a.如何保持每次都如期完成項目？ b.如何在不加班的前提下，如期完成項目？ c.如何在不加班，也不增加人手的前提下，如期完成任務？ 第三個問法，就迫使大家來點真正有創(chuàng)意的思考和認真檢討工作本身值得改進的地方了。一次比一次更精確的問題，可以刺激思考過程，激發(fā)更有創(chuàng)意的答案。 4.無意義的懲罰 懲罰是一種心理上的負強化作用，懲罰是對員工的責罵，訓斥與威脅，就象鞭打馬匹使它服從主人的命令。發(fā)現(xiàn)有一位組員進度落后了，不得了！叫過來罵一頓，這就等于是給了他一貼重劑量的藥物，逼使他以后不敢再對進度掉以輕心。 這種管理手段是該受譴責的，我絕對不鼓勵任何人這么做。想一想我們前面提到的立刻除錯策略，如果設計師發(fā)現(xiàn)錯誤，他花費好幾天時間解決這個問題，當然不是他喜歡的結果，但主管卻因此讓他受到威脅，設計師以后還會仔細查錯嗎？我們希望任何事都是很自然，沒有必要加重組員的苦惱，絕不是強調誰是老板誰是奴才，誰必須服從誰。 如果主管們的用意是希望組員因此而工作更努力的話，就大錯特錯了。這種責罵只會激起組員心中的憤怒，羞惱和沮喪。實際上，往往這些項目的問題都出在管理方面，目標不明確或者野心太大，設計師只是倒霉的遇上了差勁的主管，其實他們的能力不比其他項目的設計師差。因此放棄責罵吧，責罵只會讓項目更糟，絕對沒有任何改善的效果。 第二章小節(jié) 這一章的內容，我們主要明確以下觀點：我們要采取策略性的作業(yè)方式，并不斷的找出一些簡單而有效的方式改善目前的工作，小小的改變可能產生驚人的效果。 第三章：保持進度 我們都希望項目按照事先規(guī)劃好的進程來進行，但事實總是無法盡如人意，有時候會有點超前，大部分情況是落后，。即使最順利的項目，也無法完全按照計劃執(zhí)行，但是，如果你放任計劃隨意進行，有一天你猛然發(fā)現(xiàn)項目脫軌太遠，無法把方向扭過來，剩下的時間也不夠，那么項目就完蛋了。項目就象一枚瞄準月球的火箭，只要有一點點不夠精確，到時候就無法命中目標，差之毫厘，失之千里，實在不可不慎重。聰明的主管懂得這個道理，他們會經常注意項目的精度，隨時修正方向，保持項目不偏離計劃進行。本章將介紹一些很有效的策略，幫助項目保持進度。 ? 1.向前看 我一直相信，項目之所以脫軌，主要原因在于人們沒有認真思考如何使項目保持進度，順利進行。如果沒有未雨綢繆，只是坐等問題發(fā)生，到那時候就太遲了。一個月前沒有花30分鐘思考這個問題，現(xiàn)在就可能要浪費幾小時或幾天的時間去修正。這就是所謂的“被動工作”。 解決這種被動工作的方法，就是化被動為主動，事先發(fā)掘潛在的問題，并設法避免。有很多方法和技巧可以訓練自己“向前看”，但總結起來不過是一句簡單的要決： 定期暫停手邊的工作，然后往前思考，隨時做必要的修正，以避免未來的大障礙。 我已經有十年以上的習慣，每天花10到15分鐘思考下列問題，并且列出答案： 有什么事情是我今天能做，而且可以幫助項目在未來幾個月內順利進行的？ 這是一個十分簡單的問題，但是如果主管定期用它檢討，思考，必定能想到許多保護項目不受以外打擊的妙方。 2.明確定義需求的范圍 有一個故事：我出差住旅館，有時候會去餐廳吃早餐，偶爾會有客人跑進來，看到大家都在吃早餐，就問服務生：“你們的早餐時間幾點結束呀？”我看到這位餓慌的客人急著向后轉，喃喃自語：“我真想吃午餐。”然后在服務生沒來得及向他解釋現(xiàn)在已經可以點午餐之前，匆匆離去。這位客人明明想吃午餐，卻問早餐結束的時間，他該問的是“現(xiàn)在供應午餐嗎？” 通過這個故事，我想說的是：人們在開口要求的東西未必是他真正想要的，處理他的要求之前，請務必確定他究竟想要做什么。 在網站項目開發(fā)中，經常會遇到客戶或者領導層提出一些希奇古怪的需求。一次，首席設計師驚慌失措的跑來找我，告訴我麻煩來了，客戶對新設計的界面不滿意，要求按照某個著名網站一摸一樣的設計。如果真的那樣做，需要重新花一個星期才能做出來，可是目前離期限的時間已經很短了。聽了他的陳述后，我必須承認如果真得那樣做，我們的進度就完蛋了，同時我也很好奇，為什么客戶會有這樣的要求，所以在我答復他們做還是不做之前，請客戶經理去了解一下這個需求的原因。不一會兒，客戶經理笑嘻嘻地回來了。 “他們只是看中了那個網站的動態(tài)下拉菜單，覺得那樣比較吸引人” 呵呵，我知道他在笑什么了，這樣的動態(tài)菜單我們其實早就有現(xiàn)成的模板了，只要將它替換現(xiàn)有的設計就可以了。而我們的設計師不清楚客戶的喜好而已。 大部分客戶在提出需求時都不解釋原因，這種情況太普遍了，甚至你的管理層也會發(fā)生這種情況。如果你從他們的請求中無法看出他們的目的，你可以反問他們，在還沒有弄清楚究竟想要做什么之前，不要貿然答應，寧可拒絕他們的要求也不要浪費這種時間。 3.就是說不 當遇到客戶或上級的無理需求，項目經理往往會忍氣吞聲的同意他們的要求。迫于某些壓力，主管們寧可寧事息人，也不愿意為了整個產品或自己的團隊堅持最佳的選擇。 有時候，對方的請求也可能是非常合理的，你也想同意，但是因為你的日程排滿了，實在愛莫能助，您也只好對他們說“不”。然而，在我的經驗中，很多主管為了避免沖突，仍然會同意這樣的請求，只是不知道該如何如期完成這些過多的工作，只是想到時候再說吧，船到橋頭自然直，事實上事情很少這么容易---船上若是載了太多的貨，就是船身直了也過不了橋啊。 這些主管不了解，勉強接下自己不可能完成的任務，實在是一長痛代替短痛的做法，到時候無法如期完成，倒霉的是整個團隊因此必須加班工作。所以，最好的辦法還是老老實實拿您的日程表，與客戶或上級說明自己心有余而力不足的情況，設法安排一個折中的日程或工作內容。想想這要比現(xiàn)在無條件答應請求而最后食言的結果要好的多。 我并不是鼓勵您對任何計劃外需求都一口回絕，我只是強調：絕對不要答應別人自己做不到的事情，這樣對雙方都有害無益。 說“不”也許令人不快，但這才是勇敢的面對問題的態(tài)度。說完“不”之后，就是設法解決問題的開始；明知道不可行而答應，就是問題發(fā)生的開始。 4.你無法讓每個人都滿意 身為主管，您一定回面臨各種各樣的要求，為了工作的效能，您得學會在適當?shù)臅r機，適當?shù)恼f“不”。無論您說得多么委婉，對方都不會喜歡被拒絕，他們可能會認為你錯了，然而，您必須了解自己無法讓每個人都滿意的事實，您要做的是協(xié)調，而不是完成每一件事，那是做不完的。 當您碰到互相沖突的需求時該怎么辦？有沒有比較有效的辦法？這就是我們在前面強調項目目標的用意了。例如您的目標是完成網站的主要功能，附加的裝飾性的功能需求就應該婉拒。當然您一定會受到抱怨，您不妨耐心向客戶解釋，問題總得交代清楚。 每個人都不愿意被別人討厭，這是人類的本性。但是身為項目主管，你必須明白這個道理：如果您希望每個人都滿意，最后您會焦頭爛額，什么事都做不成。 記住：不要為了討好別人而傷害工作進程，您永遠要根據自己的目標，做適當?shù)臎Q策。 同樣，對待上級的建議您也應該考慮后再決策，不要盲從。應該以項目目標為最優(yōu)先的考慮。我不是主張反抗權威，而是強調：上級也是人，一樣可能犯錯，他們的建議不一定是最好的，如果你想做一名出色的主管，您必須非常認真的衡量所有的建議，不論是誰提出的，您都得確定其符合項目目標才能采納。 如果上級要求您做一件事，而您認為不妥，那您應該在著手進行之前向上級說明您的想法，也許上級回同意你的想法而放棄他的建議，也許，上級會贊許你的想法，但仍請你考慮他的意見，不論結果如何，起碼經過溝通對彼此都有幫助。 記住：是你在為項目負責，不要讓任何人的建議阻礙項目的進行，包括上級的建議。 5.很酷，但并不重要 網站項目的開發(fā)，不能只是為了有趣，有挑戰(zhàn)性，或者夠個性，夠令人眩目。 有些時候，設計師會建議增加一些花哨的或者不應該開發(fā)的功能，他們的出發(fā)點是好的，渴望做出最好的產品，滿足客戶的需求。只是他們并不那么清楚怎么做才是對產品最有利的，這種不應該加入產品的功能特色有兩類：一是不符合產品的未來發(fā)咱方向，僅僅因為這項功能別人都有；二是客戶的特殊要求。有時候，功能齊全并不一定是最好的，（每個網站都開發(fā)聊天室，論壇，投票，郵件列表，留言本，計數(shù)器，但是并不一定都有用。）有自己獨特的風格更重要，在產品中加進了太多的枝枝節(jié)節(jié)的東西，可能使產品過度膨脹，也花費了設計師們太多時間和精力，未必是值得的。 遇到這種情況的話，您該怎么辦呢？您應該探究這個需求背后的動機。好好想一想，對產品而言，加入這些功能有沒有策略上的價值，能不能真正改善產品？如果僅僅是很酷，沒有其他更具說服力的理由的話，那么請不要在這上面浪費時間。 第三章小結： 到目前為止，相必您已經很清楚什么樣的工作才是應該全力投入的：與目標一致的策略性工作。但是這還不足以讓您保持進度，你還得盡量撇開不合理需求，克制大家追求“酷”的欲望，盡量減少對產品沒有改善效果的工作。如果你無法學會說“不”，或者無法了解別人真正的需要是什么，你就會發(fā)現(xiàn)自己深陷泥沼，凈做不該做的事情。 想確保項目按計劃進行，其關鍵就在于項目經理完全明白該做什么，并且不讓該做的事受到不當?shù)母蓴_。 ? 轉自中國項目管理網站

總結

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