scrum回顾_3步开好回顾会 | IDCF FDCC认证学员作品
了解敏捷的人應該對回顧會不陌生,回顧會是在SCRUM框架五個活動中的最后一個活動,但是在敏捷的實際應用中,回顧會并不只是會在應用SCRUM的團隊中使用,在其他敏捷實踐中也會引入回顧會作為反饋環節。
那么什么是回顧會呢?在SCRUM中,回顧會是來回顧當前迭代中的流程、工具、實踐、溝通、環境、資源等方方面面,檢視各個過程并提出改進項的活動。這個會議重點在于聚焦問題并持續改進。這個是一個最容易被忽略的會議,尤其是在開發壓力比較大時,回顧會往往會是第一個被裁剪的過程。
一、為什么需要進行回顧?
孔子曰:吾日三省吾身。只有不斷反思/回顧才能找到自己需要改進的地方并持續改進,在軟件開發中也同樣如此。敏捷體系是開源體系,沒有終點;即沒有最敏捷只有更敏捷。那么如何讓我們的敏捷團隊更加敏捷呢,回顧會是一個必不可少非常重要的會議。每個迭代中運行著相同的過程,這同時也意味著可能重復著同樣的錯誤。可以說沒有回顧就沒有持續改進。如果你的團隊在應用敏捷,在應用SCRUM框架,那么回顧會是持續改進的必要過程和活動。
二、回顧會應用怎么開?
這個問題對敏捷教練提出了比較高的要求,在回顧會上,尤其是在剛開始實踐敏捷的團隊回顧會上,團隊往往不知道回顧會要做些什么。常見的誤區就是會把回顧會理解為總結會或者反思會。此時,敏捷教練要給予正確的引導。
回顧會的流程比較簡單,通常有以下幾個議程:
2.1 會前準備
回顧會之前一定要收集足夠的數據,包括迭代中故事完成度,燃盡圖,速率圖,每個故事耗時情況等,收集數據后需要向團隊進行展示。其次,確定好要邀請的人員以及回顧形式和議程。回顧會的準備是非常重要的,準備是否會很大程度上決定能否開一個有效的回顧會。
2.2 會議主要議程
1)向團隊展示度量數據,通過數據進行初步分析,鼓勵團隊參與討論,是否有顯而易見的重大問題,是否有特殊情況導致本迭代的數據問題。如果有重大問題,在回顧時作為重點進行回顧。
2)讓團隊成員各自總結需要繼續保持的和需要改進的項,這里有很多方法,包括三欄式(Well, Less Well, Puzzle)、海星圖(Start, Stop, Do Less, Do More, Keep)以及SSCC(Start, Stop, Continue, Change)等。
3)將大家的反饋進行分組,并針對需要改進的問題進行分析,這時也可以采用一些根因分析的工具,包括魚骨圖等,最后收斂出需要做的改進點。
4)針對改進點制定行動計劃(Action)及負責人(Owner),并就行動計劃在團隊內達成一致。
2.3 結束會議
回顧會的結束,可以添加一些儀式感,比如由幾個人說一下這個迭代中需要感謝的人,為他提供幫助的人,簡單的表示感謝;然后由SM做一個簡單的總結,對會上討論達成一致的改進項、負責人和行動計劃進行重申,最后需要對大家表示感謝后結束會議。
三、如何開好回顧會?
怎樣使回顧會開得最有效果?可以將迭代中的問題全面暴露出來就是有效果的;可以將上個迭代重復發生的問題減少甚至避免就是有效果的;團隊成員都認為每個迭代我們都在持續改進中,并且樂于每個迭代進行回顧改進就是有效果的。最后,只有回顧后貫徹執行持續改進才是最有效的。那么如何使回顧會有效果呢?
3.1 營造輕松的氛圍
- 會議場地:大部分的回顧會都會選擇在會議室進行。在工作單位中會議室確實是大家集體討論事宜比較合適的場所,但是容易給大家一種緊張嚴肅的感覺,不利于團隊成員暢所欲言。一般比較建議的咖啡間等等。
- 會議時間:一般回顧會會定在迭代最后一周的周五,迭代評審會之后。這個時間點一般迭代都已經完成,大家只剩下一些收尾的工作,會比較容易營造大家放松的氣氛,團隊不用去考慮仍未開發完的功能、未修復的bug等,團隊更容易參與到回顧中。
- 參會人員:回顧會需要大家暢所欲言,針對相關問題進行解決方案和行動計劃制定的活動,是團隊內部自我改進的活動。由于領導層通常掌握著團隊成員的績效獎金等切身利益,如果有領導層的參與會容易大家感覺到緊張,以至于會報喜不報憂,沒有辦法持續改進。這時一般建議如果不是有非常嚴重且必須要領導解決的問題之外,不會建議領導層參會。對于產品經理是否應該參加回顧會的問題,產品經理是團隊的一員,原則應該要參加回顧會,但是如果產品經理的在場會導致團隊緊張或者不敢提出問題,那產品經理還是不建議參加會議的。
- 暖場:為了讓大家放松下來,一般需要SM開場比如一個笑話,一個簡單小游戲開場,讓大家放松下來適應輕松的氛圍;
- 開場:敏捷教練可以通過一些小技巧讓大家快速思考起來,比如讓團隊成員用一句話、一個詞或者一個水果來形容對當前迭代的感受,用簡單的話來形容容易激發大腦的思考。一句話,一個詞語而不是一段話,這時就會激發大家去動腦,從眾多詞語中選擇一個最適合形容當前迭代的,這樣做的主要目的就是讓大家的思路先轉起來。
3.2 提升團隊成員的參與度
SCRUM非常重視個人,是以人為本的。在回顧會上,使得大家都參與討論是非常重要的。下面有幾個方法可以幫助團隊增加參與度。
- 大家匿名寫出需要改進的和需要繼續保持的,這樣可以保護大家避免因為寫出不好的地方讓大家感到尷尬。
- 每次會議的議程和展開方式可進行調整。如果每次回顧會的內容和方式都是相同的,大家會變得越來越形式化,覺得回顧會沒有意義。每次調整暖場方式或者大家的參與方式,這樣可以在保持新鮮感的同時提升大家的關注度。
- 鼓勵發言,在感謝和感悟環節,鼓勵大家表達自己的感悟以及對團隊成員(某位成員)的感謝。這時需要鼓勵大家發言,無論發言如何都要給以尊重和認可。如果沒有人發言,前期建議可以通過抽簽或者有趣的方式找到人來發言,慢慢增加大家參與度。
3.3 貫徹執行改進項
為了保證改進項能夠順利落實,需要選擇對大家目前影響最大的,即優先級最高的,同時需要綜合考慮改進項的成本和開銷后選擇。需要做的改進項建議一定要寫入下個迭代的backlog中,方便跟進的同時也能使得改進項負責人認真對待。
四、回顧會重要注意點
- 加強重視度,不要讓回顧會變成很少人員參加的可有可無的會議。有些團隊的誤區就在于每次回顧的重點都是相同的,這就使得團隊認為每次回顧會的內容是相同的,可裁剪的。這時需要SM去引導團隊聚焦當前迭代是否已貫徹執行上一迭代改進項,是否有新的需要改進的問題,以便持續改進。
- 避免天馬行空的談論不切實際、不可能完成或者不相關的話題。由于回顧會是比較輕松讓大家暢所欲言的活動,這時很容易天馬行空漫無目的的談論,要及時將大家的討論拉回到正確的思路上來。
- 避免對重大問題視而不見,回顧會上要敢于提出大家都認為是有問題,但是沒有人敢于提出的問題。
- 避免團隊成員陷入郁悶自責,這一點跟營造輕松的氛圍和會議參與人員非常相關。此外要相信所有成員在現有條件下已經做出了最大的努力。
- 避免陷入相互指責,相互吐槽的境地。要通過回顧當前迭代的問題來改善后續迭代的情況。如果團隊有追責文化,很容易出現這種情況,這時需要循序漸進的改變大家的思維定式,同時減少追責,增加鼓勵和獎勵機制。
- 回顧會上的改進項一定要貫徹執行,沒有執行就等于沒有改進,沒有改進回顧會就失去了意義。
- 避免為了過程而過程,要每期制定回顧重點,避免形式主義。如果僅僅為了會議而進行會議,那比不開會議還要糟糕。
寫在最后
回顧會不建議裁剪,只有持續回顧才能持續改進。在工作過程中,需要我們時不時的停下來回顧下,我們是否做了最好的方案,是否有更好的方案?如果對現狀非常不滿且急需改變,停下來回顧思考下,也許是個不錯的開始。
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總結
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